DÉPLOYER LA DÉMARCHE QUALITÉ (RNQ / QUALIOPI) AVEC PRAGMATISME

Qualiopi est la nouvelle certification des organismes de formation. Obligatoire au 1er janvier 2022 pour tout organisme de formation souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés, elle est crainte par de nombreux indépendants et responsables qualité qui ne savent pas toujours comment l’aborder. 

Qualiblog revient avec vous sur cette certification. Comment l’appréhender sereinement ? Comment la mettre en œuvre au sein de votre structure ? Tout internaliser ou se faire accompagner ? Tour d’horizon du sujet autour d’une approche pragmatique et opérationnelle. 

Quel mode opératoire ? 

La première question qui se pose est celle de l’approche à adopter.

Une approche méthodique par critère 

À première vue, certains indicateurs semblent se ressembler les uns les autres, ou au moins se compléter. L’indicateur 4 est par exemple relatif à l’analyse du besoin du bénéficiaire. Il pourrait facilement être associé à l’indicateur 10 qui impose une prestation adaptée aux situations et aux profils des bénéficiaires. En effet, comment proposer une prestation adaptée, si l’on a pas préalablement analysé le besoin du bénéficiaire ? Aussi, une première approche du RNQ tendrait à faire valider, ensemble, les indicateurs qui se ressemblent et tendent à avoir des exigences communes.

Toutefois, cette démarche qui semble pleine de bon sens se heurte en fait à la cohérence des critères et au déroulé du Référentiel National Qualité. Alors que nombreux sont les responsables à avoir une vision granulaire du RNQ, nous vous recommandons d’en adopter une lecture par critère. Si l’indicateur 4 et l’indicateur 10 semblent effectivement proposer une certaine convergence, il n’en est rien. Car si l’indicateur 4 concerne bien l’analyse du besoin, celle-ci sera lue au prisme du critère 2, c’est-à-dire de la bonne adaptation de la prestation. Là où l’indicateur 10 sera lu au prisme du critère 3, à savoir le suivi, l’accueil et l’évaluation du public. Il est donc recommandé de travailler le Référentiel critère par critère, sans tenter d’association fallacieuse.

Fixez vous des délais

Une fois ce modus operandi établi, sachez vous dresser une roadmap. Fixez vous des objectifs dans le temps et essayez de vous y tenir ! Naturellement, l’ampleur et la maturité de l’organisme joueront sur le temps de préparation que vous devrez accorder, mais voilà le calendrier que nous pourrions vous proposer d’ici à la fin de l’année. 

Nous vous recommandons de consacrer 4 mois à la mise en conformité et au travail des indicateurs. Puis un mois de relecture et trois mois de passage de l’audit, au cas où vous auriez des difficultés à trouver une date et à repasser certains indicateurs.

Rappelons que votre audit peut mener à des non-conformités. Celles-ci nécessitent de retravailler vos indicateurs. Jusqu’à 4 non-conformités mineures, il est possible de vous délivrer la certification Qualiopi, mais vous avez six mois pour vous mettre en conformité. En ce qui concerne les non-conformités majeures, vous avez trois mois pour transmettre les éléments de preuve conformes à votre auditeur.

Si vous avez déjà avancé dans votre préparation de Qualiopi, n’oubliez pas de programmer une date d’audit avec un certificateur. Pour rappel, au 15 mars 2021, on comptait 8.304 certifiés Qualiopi, soit moins d’un dixième des organismes de formation en France ! On peut donc craindre un goulot d’étranglement d’ici à la fin de l’année. Plus vous vous y prendrez tôt et plus vous vous assurez une date rapide d’audit initial ! Vous n’avez pas encore commencé à travailler ? Des solutions se présentent à vous ! 

Mieux vaut être seul ou (bien) accompagné ? 

Face à l’urgence de certification, et aux nombre croissant de préparationnaires démunis dans leurs démarches, de nombreuses solutions ont émergé pour accompagner les organismes concourant au développement des compétences vers Qualiopi. Que choisir ? 

Faire cavalier seul

Vous pouvez choisir de faire cavalier seul et de préparer Qualiopi en interne. Les organismes de formation sont de moins en moins nombreux à choisir cette option, mais elle reste possible. Après tout, vous connaissez mieux que personne vos process internes, et donc le moyen de les améliorer ! 

Pourquoi cette option n’est-elle pas à privilégier ? Car elle impose la mobilisation d’importantes ressources. 

• En termes de temps d’abord. N’étant pas toujours au clair quant aux exigences qualité, certains indépendants peuvent faire face à un coût d’acquisition du RNQ très long pour un résultat optimisable. 
• Des ressources financières induites également. Le temps que vous passez à travailler sur Qualiopi, vous ne le passez pas à faire ce que vous savez faire : former. Et cela peut induire des réductions importantes de chiffres d’affaires. 

Faire appel à un indépendant

La première solution consiste à se faire accompagner par un indépendant. À distance, ou sur place, celui-ci passe en revue vos process qualité et vous aide à les adapter aux exigences du Référentiel National Qualité. Naturellement, la qualité de la prestation dépend de la nature de l’accompagnement et surtout du sérieux de votre accompagnant. Avant de vous engager, soyez donc sûr de la teneur de ce qui est proposé. Veillez également à relire le CV de votre prestataire et à passer en revue chacune de ses expériences préalables.

Opter pour des solutions comme celle proposée par Digi-Certif

Une autre solution consiste à passer par des solutions clés en main d’accompagnement à Qualiopi comme celle proposée par Digi-Certif. Digi-Certif vous met à disposition une plateforme digitale, où vous trouverez les bases de votre certification. Pour chacun des 32 indicateurs du Référentiel National Qualité, vous trouvez : 

• un document explicatif, vous détaillant la teneur de l’indicateur, et l’attendu de votre auditeur ; 
• un élément de preuve exemple, vous présentant la manière dont un autre organisme de formation a validé son indicateur. 
• un document “template” : si vous ne disposez pas du document demandé par l’auditeur, vous n’avez qu’à utiliser ce document template. Il vous suffit d’y insérer le logo de votre organisme et de l’adapter à vos process interne pour valider votre indicateur. 

L’accompagnement à distance Qualiopi de Digi-Certif ne vous affranchira pas de tout travail. Il vous faudra retravailler les documents pour les adapter aux spécificités de votre organisme. Toutefois, vous gagnez plusieurs mois de préparation, et vous assurez de bénéficier de documents conformes, préalablement travaillés par des auditeurs certifiés. 

Vous êtes un lecteur régulier de Qualiblog, et vous souhaitez bénéficier de l’accompagnement Digi-Certif à moindres frais ? Envoyez un mail à l’adresse suivante contact@digi-certif.com, en mentionnant “Qualiblog X Digi-Certif” en objet de votre mail. Vous serez rappelé par des experts qualité de Digi-Certif et bénéficierez de 10% de réduction sur votre accompagnement.

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Quelle que soit la manière dont vous comptez travailler, gardez en tête que Qualiopi nécessitera un important investissement en termes de temps. Alors que DataDock se basait sur un modèle déclaratif, Qualiopi exige de répondre à un audit. Il est donc nécessairement beaucoup plus rigoureux dans ses exigences.

Au plus tôt vous engagerez vos démarches de certification, au mieux vous serez préparé le jour de l’audit initial. En plus de vous assurez un passage de la certification dans les temps, vous en profiterez pour améliorer vos process internes et développer votre organisme. Alors n’attendez pas beaucoup plus, et mettez vous en route vers Qualiopi !