Plan de prévention ? Oui et après ?

Introduction

La rédaction d’un plan de prévention est obligatoire dans les situations suivantes :

• Pour toute opération d’une durée annuelle supérieure à 400 heures de travail,
• Pour toute opération comportant au moins un des travaux dangereux définis dans la liste des travaux pour lesquels il est établi par écrit un plan de prévention (Article 4512-7 du Code du Travail).

Le plan de prévention doit être établi d’un commun accord entre le chef de l’entreprise utilisatrice (la vôtre) et le chef de l’entreprise extérieure. Or le plan de prévention n’a pas que des aspects administratifs.  Le document seul ne vous permettra pas seul d’assurer les conditions de sécurité de votre activité. La réussite d’une activité sous-traitée reposera sur 3 critères déterminants :

1. L’impact sur l’organisation de l’entreprise donneuse d’ordre
2. La mise en place d’une relation équitable
3. L’explication de ce qui est sous-entendu

Quels sont les impacts sur l’organisation de votre entreprise ?

Faire intervenir des intervenants extérieurs dans votre entreprise va introduire différentes problématiques. Pour limiter les impacts de cette situation il faut garder en tête que l’enjeu principal est de savoir adapter l’organisation du donneur d’ordre à la sous-traitance. Tout en intégrant que les compétences de l’intervenant sont différentes de celui qui explique comment intervenir, vous devez prévoir 5 étapes chronologiques pour parvenir à cet objectif principal :

1. Définition précise de l’activité à sous-traiter et les risques associés
2. Rédaction des contrats en précisant les niveaux de compétence et d’habilitation attendus pour réaliser l’activité
3. Choix les sous-traitants ;
4. Mise en place les conditions d’accueil du personnel sous-traitant, intégrant la dimension de prévention des risques ;
5. Mise en place un suivi des sous-traitants tout au long de l’activité

Il faut donc prévoir la gestion de ce changement interne et mettre en place les ressources nécessaires.

Comment parvenir à mettre en place une relation équitable ?

Pourquoi la relation est déséquilibrée à la base ?

Le déséquilibre est principalement dû au fait que c’est l’entreprise donneuse d’ordre qui impose les règles de fonctionnement du site et de systèmes de management comme le MASE. La taille de l’entreprise donneuses d’ordre, qui est souvent plus importante et plus structurée, renforce cet effet sur les sous-traitants. On constate d’autres facteurs dans cette relation de sous-traitance déséquilibrée.

Ces relations semblent souvent fondées sur un rapport de dépendance du sous-traitant vis-à-vis du donneur d’ordre. Du côté du site, certains acteurs peuvent considérer que les travailleurs en sous-traitance ne pourront jamais faire aussi bien que le personnel organique. De la même manière les conditions matérielles au niveau de l’accueil, conduisent parfois les acteurs de la sous-traitance à se trouver en position d’infériorité et non de partenaire.

Parfois les relations contractuelles peuvent mettre en exergue une forme de dépendance du sous-traitant par rapport au donneur d’ordre (relation client/fournisseur), confortant ainsi la vision mutuelle des acteurs.

La rédaction du contrat doit être transparente sur la réalité de l’ensemble des activités sous-traitées, les volumes horaires de main d’œuvre nécessaires, et les coûts correspondants. À défaut, le sous-traitant se verra contraint de gérer seul les compromis entre le respect des délais et un volume horaire mal évalué.

Une implication trop prononcée du donneur d’ordre peut être un facteur de déséquilibre de la relation entre donneur d’ordre et sous-traitant. Il faut donc développer un principe de vision mutuelle entre sous-traitant et donneur d’ordre et permettre un droit d’intervention dans les deux sens.

Lorsqu’un dialogue social de qualité n’a pas été établi, ce dernier constitue un autre facteur de déséquilibre dans les relations entre les entreprises d’un point de vue de la sécurité.  Alors que le dialogue correctement construit permet notamment l’expression des représentants des salariés tant du donneur d’ordre que du sous-traitant.

Actions à mettre en place

Afin de réussir à diminuer au maximum l’impact sur votre organisation, vous pouvez engager ces différentes actions dans votre organisation :

1. Organiser des points de rencontres réguliers : visites de chantier régulières, réunion de travail sur les situations dangereuses, partage de bonnes pratiques. Vous parviendrez ainsi à mettre en place puis à entretenir les bases d’une relation équitable entre sous-traitant et donneur d’ordre.
2. Réaliser un accueil et une coordination sécurité spécifique : Celui-ci mettra en place les conditions d’accueil du personnel sous-traitant intégrant la dimension sécurité. Vous devez mettre en place l’organisation nécessaire pour informer et former aux risques spécifiques les travailleurs des entreprises sous-traitantes. Pour cela postez des correspondant de chantier qui feront l’interface entre le personnel du donneur d’ordre et celui des entreprises sous-traitantes.
3. Mettre en place un suivi. Sans parler des classiques aspects contractuels, il est intéressant de créer mutuellement une méthodologie pour suivre les entreprises sous-traitantes. Le processus de co-création vous permettra d’expliquer quels seront vos attendus en termes de performance sécurité et l’entreprise intervenante pourra elle décrire les contraintes qu’elle rencontre. Egalement, les deux entreprises se mettront d’accord sur la modalité de suivi (audit conjoint régulier, temporaire, visite croisée…) qui convient. Pour ce faire, l’entreprise utilisatrice mobilisera du personnel ayant les compétences pour évaluer le travail de l’entreprise sous-traitante, le suivre, le contrôler et surtout être force de proposition d’actions correctrices.
4. Mettre en place des indicateurs de suivi des performances en prévention des risques des entreprises sous-traitantes, en particulier pour les métiers ou postes à risque. L’écueil classique est bien sûr de vouloir gonfler les indicateurs. Pour éviter de se retrouver avec ce type d’ « indicateur pastèques* », la mise en place d’un suivi du nombre d’actions engagées par l’entreprise sous-traitante pour faire évoluer la sécurité, et pas seulement les indicateurs de résultat, de type taux de fréquence d’accident. Cette liste d’actions engagées, peut par exemple, inclure la périodicité des quarts d’heure sécurité, les remontées d’anomalies aux anomalies, la suggestion ou la mise en place d’innovations techniques ou organisationnelles pour améliorer la sécurité, le nombre d’analyses de presque-accidents et des audits de terrain.

Comment expliquer ce qui est sous-entendu ?

Pour éviter des situations d’incompréhension entre donneur d’ordre et intervenant, définir précisément l’activité à sous-traiter semble évident. Et pourtant le risque que vous ne décriviez pas tout ce qui est sous-entendu reste fort. Afin de vous en affranchir, rédigez consciencieusement votre cahier des charges en décrivant l’activité sous-traitée de manière précise et documentée. Pour cela, votre cahier des charges doit clairement identifier les responsabilités en fonction des tâches répertoriées à accomplir.

Ensuite concentrez-vous sur le sous-entendu. Une sous-traitance induit des changements sur le relationnel informel des acteurs. C’est pour cela qu’une formalisation est nécessaire. (Changement de poste, changement de rythme et de temps de travail, modifications des accès…)  Cette méthodologie prendra en compte les impacts de la sous-traitance pour les acteurs du site. Pendant la réalisation de ce travail. Point de vigilance supplémentaire est à apporter sur les nombreuses activités, souvent liées à la connaissance entre personnes ou aux habitudes du donneur d’ordre, qui ne sont pas réellement identifiées dans le cadre de l’organisation du travail au sein de l’entreprise donneuse d’ordre.

Évitez-vous toutes turbulences et prenez bien en compte les activités types : tâches, relations, circuits de transmission d’information, circuit de validation. Ces petits détails risquent de compliquer la réalisation opérationnelle du travail.

Par ailleurs, il faut que vos salariés comprennent puis acceptent pourquoi certaines activités sont sous-traitées et non pas internaliser. Cette acceptation passe par la transmission des pratiques de travail et l’anticipation de la réalisation des tâches. Le donneur d’ordre doit, le cas échéant, prévoir une assistance technique et financière en soutient de l’application du contrat.

Dans ce cadre, les modes opératoires ou les descriptions détaillées du travail, rédigées d’une manière simple et compréhensible (exemple : logigramme) représentent un support de transmission de savoir. Cependant, ces documents sont à nuancer si jamais ils ne sont pas toujours appliqués dans leur entièreté sans oublier d’expliciter le pourquoi. Ces procédures établies grâce au savoir-faire du donneur d’ordre, doivent intégrer les risques métiers qui seront pris en compte par le sous-traitant. Prenez le temps d’expliquer en détails les spécificités de l’environnement de travail, les règles internes et l’organisation du chantier qui seront à respecter par le personnel sous-traitant.

Il est important que le donneur d’ordre fournisse ses analyses de risque concernant l’activité en question comme par exemple les éléments ayant servi à l’élaboration du document unique. Le sous-traitant destinataire de ces éléments pourra donc profiter de cette expérience passée.

Dernier conseil avant d’envisager la possibilité d’externaliser une activité – Avez-vous réalisé l’analyse exhaustive des risques professionnels ?

Si la réponse est non, vous n’êtes probablement pas complètement organisé pour sous-traiter cette activité.

*Indicateur pastèques : Vert à l’extérieur mais quand on gratte un peu ils sont rouge vif.