Conduisez vos démarches de management en mode projet

En réponse à de nombreuses demandes des Qualiblogueurs, voici un article synthétique reprenant les différentes étapes d’une démarche de management (qu’elle soit qualité, sécurité et/ou environnement). Comme toujours, le bon sens prédomine…

La conduite d’une démarche de management doit être considérée comme un projet. Comme tout projet, elle requiert l’implication de tous les acteurs de l’entreprise et une planification rigoureuse des différentes étapes à entreprendre. La mise en œuvre de la démarche peut se décomposer en 5 grandes étapes :

1. L’initialisation
2. La préparation
3. La planification
4. Le pilotage et la réalisation
5. La clôture ou achèvement

Étape 1 : L’initialisation

Il s’agit de passer de l’idée (produit de l’imaginaire) au projet (plan d’actions concret). La première étape consiste à identifier le représentant de la direction (dans le cas de la démarche qualité) ou les référents sécurité, environnement, dans le cas des démarches sécurité et environnement. La direction, preuve de son leadership, pourra également prendre cette mission chef de projet. Dans tous les cas, il est important de clairement définir les responsabilités et autorités de ce chef de projet.

Pour initier le projet, il faudra, en outre, disposer d’une vision claire et concrète des tenants et aboutissants de la démarche, un aperçu de vos forces et faiblesses, un plan d’actions. La réalisation d’un diagnostic sur la base des exigences normatives ou des 8 principes de management permet d’établir ces postulats. Dans le cas d’une démarche qualité, cet article à l’issue duquel vous trouverez un livre blanc reprenant les 10 étapes de la démarche qualité pourra vous aider à identifier les principales étapes à mettre en œuvre pour répondre aux exigences normatives.

Étape 2 : La préparation

1. Évaluer la faisabilité

Les démarches de management nécessitent certains prérequis, l’entreprise doit être prête et consciente des enjeux de ces démarches. Il faut alors se poser les bonnes questions :

• Quels sont nos objectifs ? Pourquoi cette démarche ?
• Quels sont les bénéfices attendus ?
• Sommes-nous capables d’aller jusqu’au bout, d’atteindre nos objectifs avec nos ressources actuelles ?
• Faut-il faire appel à des ressources extérieures ? Si oui, avons-nous les moyens de nos ambitions ?

2. Composer l’équipe projet

Une équipe projet doit être nommée. Cela consiste à identifier les acteurs de démarche de management et définir les rôles, missions et responsabilités de chacun : représentant de la direction, pilote de processus, relais qualité, service qualité, correspondant sécurité, responsable environnement, etc…

3. Établir le calendrier

Il ne s’agit pas de définir précisément toutes les étapes du projet mais de réaliser un macro-planning présentant les grandes phases du projet (Cf. figure 1, illustrant les grandes étapes de la mise en œuvre d’une démarche qualité, qui, moyennant quelques ajustements, peut également s’appliquer aux SMSST et SME). Les étapes de contrôle (les jalons) doivent également être définies.

4. Définir le budget prévisionnel

A partir du planning établi, il devient possible d’évaluer les ressources nécessaires et d’en déduire une enveloppe budgétaire. Il ne faut pas uniquement prendre en compte les coûts externes, le temps passé doit également être traduit en coût pour l’entreprise.

Étape 3 : La planification

A partir du macro-planning établi, il faut identifier et lister toutes les tâches constitutives des grandes étapes, même les plus anodines (préparation des salles de réunions, envois de courriers, de mails, appels téléphoniques, etc…).

Lors de cette planification, il convient d’estimer au plus juste les durées et charge de travail nécessaire à chaque étape. Pour minimiser les temps de chaque tâche, vous devez identifier et prévoir les compétences, méthodes et outils les plus appropriés. Vous aurez peut-être besoin d’une expertise externe pour identifier ces ressources.

Cette étape doit enfin permettre d’identifier les interactions et interdépendances entre chaque tâche. Cela vous permettra de définir le séquençage du projet et d’affiner votre planning.

Étape 4 : Le pilotage et la réalisation du projet

1. Lancement du projet

Pour lancer le projet, prévoyez une réunion d’enclenchement et/ou une sensibilisation de l’équipe projet.

Lors de cette réunion d’enclenchement / de sensibilisation, vous pouvez évoquer les sujets suivants :

• Présentation des acteurs
• Présentation du contexte
• Cadrage de la mission
• Validation des objectifs et des méthodes
• Rappel des principes de management (les démarches de management = bon sens !)
• Rappels fondamentaux sur le pilotage des processus, des risques, etc…
• Etc…

2. Suivi du projet

Le projet doit être ponctué d’étapes de suivi d’avancement permettant de vérifier la suffisance des ressources, le respect du budget et des délais. Des actions de correction et correctives devront être entreprises en cas de dérive. Ces étapes sont aussi l’occasion de communiquer sur l’avancement du projet et d’obtenir les premiers retours des acteurs du système.

Etape 5 : La clôture du projet

Si l’on considère que l’objectif du projet est la certification ou la « certifiabilité » (c’est-à-dire la capacité du système de management à être certifié, même sans aller jusqu’à l’audit de certification), la clôture interviendra à l’obtention de la certification ou des conclusions d’un audit statuant sur la conformité et l’efficacité du système établi.

Dans l’idéal, une séance REX (retour d’expérience, Cf. l’article sur la méthode REX) pourra ponctuer la démarche en réunissant les équipes :

1. pour les féliciter ;
2. pour revenir sur les points clés de la démarche ;
3. pour en tenir des conclusions pour les prochaines démarches

Ecueils à éviter

Tout au long de la démarche, vous devrez éviter à tout prix ces écueils qui pourraient conduire le projet à l’échec :

• Dépassement des délais ;
• Mauvaise gestion des réunions ;
• Des éléments / étapes de communications oubliés ;
• Des éléments du projet transmis à une mauvaise personne ou mal communiqués ;
• Une mauvaise coordination entre des acteurs du projet ;
• Une mauvaise ambiance entre les acteurs du projet ;
• Absence d’accompagnement des acteurs face aux difficultés ;
• Absence de remotivation dans les phases « creuses » du projet ;
• Etc…

N’hésitez pas à faire part de vos retours sur la mise en place de vos démarches de management en commentant cet article ou dans le forum.