Passer de la réunionite à la réunion efficace

Si les réunions sont bien souvent vécues comme des fardeaux professionnels, des impératifs pour lesquels on est prêt à inventer toutes les bonnes raisons pour ne pas y participer, elles n’en restent pas moins des outils incontournables de management, de communication.

Les réunions doivent leur « mauvaise réputation » à des écueils fréquemment rencontrés :

• Des ordres du jour inexistants ou non respectés,
• Des réunions qui n’en sont pas, pour lesquelles aucun objectif n’est défini,
• Des manques flagrants de préparation de l’animateur comme des participants,
• Des temps de paroles pas respectés ou pas équilibrés,
• Des fréquences trop soutenues à tel point que l’on se demande parfois si l’on est payé à participer à des réunions ou à produire…
• Des durées qui frisent l’insupportable, pouvant atteindre 9 heures avec une pause plateau-repas de 30 minutes (et oui, ça existe !),
• Et pour finir le clou des réunions, celles pendant lesquelles on assiste à des règlements de compte inter services où la règle du jeu consiste non pas à construire ensemble mais à démolir les autres…

Bref, avec ce lourd passif, on comprend mieux pourquoi les réunions sont si mal perçues. Par ailleurs, les réunions restent un moyen efficient de parvenir à diffuser un message ou encore pour trouver des réponses à des problématiques.

Il convient donc d’éviter ces écueils pour parvenir à tenir des réunions qui en sont, des réunions constructives qui permettent de soutenir le progrès en s’appuyant sur la richesse humaine, sur le partage de la connaissance.

Cela commence par considérer la réunion comme un outil régi par des codes, des règles et des méthodes.

Quelle soit qualité, stratégique, de direction, commerciale, de production, une réunion efficace est une réunion bien préparée par l’animateur mais aussi par les participants, parce que se préparer c’est se donner les moyens d’atteindre ses objectifs.

Le succès d’une réunion repose sur sa préparation, la qualité de son animation (qui réside dans l’aptitude de l’animateur à encadrer le déroulement de la réunion et à développer un climat propice à l’échange et à la construction, la pertinence de sa restitution (compte-rendu, plan d’actions concrets, …)