Les clés d’une réunion efficace

1. Passer de la « réunionite » à la réunion utile

Si les réunions sont bien souvent vécues comme des fardeaux professionnels, des impératifs pour lesquels on est prêt à inventer toutes les bonnes raisons pour ne pas y participer, elles n’en restent pas moins des outils incontournables de management, de communication.

Les réunions doivent leur « mauvaise réputation » à des écueils fréquemment rencontrés :

• Des ordres du jour inexistants ou non respectés,
• Des réunions qui n’en sont pas, pour lesquelles aucun objectif n’est défini,
• Des manques flagrants de préparation de l’animateur comme des participants,
• Des temps de paroles pas respectés ou pas équilibrés,
• Des fréquences trop soutenues à tel point que l’on se demande parfois si l’on est payé à participer à des réunions ou à produire…
• Des durées qui frisent l’insupportable, pouvant atteindre 9 heures avec une pause plateau-repas de 30 minutes (et oui, ça existe !),
• Et pour finir le clou des réunions, celles pendant lesquelles on assiste à des règlements de compte inter services où la règle du jeu consiste non pas à construire ensemble mais à démolir les autres…

Bref, avec ce lourd passif, on comprend mieux pourquoi les réunions sont si mal perçues. Par ailleurs, les réunions restent un moyen efficient de parvenir à diffuser un message ou encore pour trouver des réponses à des problématiques.

Il convient donc d’éviter ces écueils pour parvenir à tenir des réunions qui en sont, des réunions constructives qui permettent de soutenir le progrès en s’appuyant sur la richesse humaine, sur le partage de la connaissance.

Cela commence par considérer la réunion comme un outil régi par des codes, des règles et des méthodes.

2. Les étapes nécessaires à la conduite de réunions efficaces

2.1 La préparation

Quelle soit qualité, stratégique, de direction, commerciale, de production, une réunion efficace est une réunion bien préparée par l’animateur mais aussi par les participants, parce que se préparer c’est se donner les moyens d’atteindre ses objectifs.

• T : définir clairement le THEME de la réunion, c’est-à-dire « de quoi allons-nous parler ? »
• O : définir l’OBJECTIF à atteindre à l’issue de la réunion, c’est-à-dire « devons-nous trouver des solutions, présenter uniquement les problématiques, présenter des résultats, … ? »
• P : définir avec précision le PLAN, l’ordre du jour, les points à aborder pour atteindre l’objectif.

Toutes ces informations doivent ensuite être retranscrites dans un ordre du jour présentant :

• Le TOP,
• La liste de participants (il est possible et même recommandé, d’y faire figurer le rôle de chacun, la raison de sa présence, qui ne tient pas forcément compte que de sa fonction mais aussi de la valeur ajoutée qu’il pourra apporter dans la réunion),
• Les aspects matériels tels que le lieu, l’heure de la réunion, la durée, etc…

On ne s’interdit pas non plus de fournir aux participants des éléments de préparation qui seront évoqués lors de la réunion (synthèses, analyse, graphiques, conclusions des précédentes réunions, …

Vient enfin la préparation des éléments logistiques (souvent négligés) tels que le tableau blanc, rétroprojecteur, matériel audiovisuel, les feutres, etc… On s’assurera aussi du bon fonctionnement des équipements parce qu’il n’y a rien de plus agaçant que de patienter 15 minutes à attendre que l’animateur trouve un feutre qui marche…

2.2 L’animation de réunion

Voici quelques recommandations utiles, permettant de favoriser la tenue de réunions performantes :

1. Commencer à l’heure prévue et s’imposer de ne pas accepter les retardataires, ils éviteront ainsi d’être en retard les prochaines fois (vous me direz s’il s’agit du big boss, ce n’est pas évident, mais heureusement, il n’y a qu’un patron dans l’entreprise…),
2. Afficher le thème, l’objectif, le plan et la durée durant toute la réunion. Chacun pourra ainsi se repérer pendant la réunion.
3. Préciser en introduction les méthodes de travail, l’organisation de la réunion,
4. Faciliter les interactions entre les personnes et favoriser la participation, équilibrer les temps de parole,
5. Recentrer les discussions en cas de débordement, être le « time keeper », le gardien du temps. Certains utilisent le principe de la boule de papier ; seul celui qui dispose de la boule prend la parole, celui qui souhaite intervenir le fait savoir et réclame la boule. Cela peut paraître une peu scolaire mais animer une réunion relève parfois du défi tant les collaborateurs sont indisciplinés, ne s’écoutent pas les uns les autres, se coupent la parole.
6. Reformuler et pratiquer des synthèses intermédiaires, pour parvenir plus rapidement à la conclusion de la réunion, c’est-à-dire au moment où l’on s’assure que les objectifs de la réunion ont été atteints.

2.3 La conclusion de la réunion

• A la fin de la réunion : en résumant les points clés et en précisant la suite à donner en terme de responsabilité et d’action (qui doit faire quoi pour quand ? auquel on peut ajouter, comment le vérifiera-t-on ?)
• Après la réunion : en diffusant le compte rendu de la réunion : rappel du/des sujet(s) et objectif(s), des participants, des décisions prises, des échéances et des points à aborder à la prochaine réunion. Ce point sous-entend qu’un secrétaire doit être nommé pour chaque réunion.

Deux règles d’or à l’issue des réunions :

• Pour l’animateur : se remettre en question après chaque réunion animée, réaliser un auto-bilan des points forts de la réunion et des points moins maîtrisés. Cela demande de l’ouverture d’esprit et un peu de temps, mais c’est la seule façon d’améliorer les prochaines réunions.
• Pour les participants : imposer de la rigueur quant au respect des engagements pris par les participants. Il n’y a rien de moins constructif et de plus démotivant que se retrouver de réunion en réunion pour observer que rien n’a bougé…

3. Favoriser un climat propice à l’échange

3.1 Définir les rôles de chacun

C’est par la participation de chaque membre du groupe que les objectifs peuvent être atteints. Le travail de groupe permet en outre de motiver, d’impliquer et de responsabiliser les équipes.

Lors d’une réunion les barrières hiérarchiques doivent être gommées, chacun doit pouvoir librement s’exprimer et proposer des idées. Il est cependant nécessaire de définir les responsabilités (qui ne découlent pas forcément de l’organigramme) associées à la réunion :

3.2 Encadrer le groupe dans sa réflexion

Il convient de fournir aux participants les clés leur permettant de contribuer au succès de la réunion. Pour cela il faut :

• Préciser les règles du jeu, expliquer les enjeux, les problématiques,
• Fournir et expliquer les méthodes et outils de résolution de problèmes utilisés (QQOQCCP, Diagramme Cause-effet, approche 5M, …),
• Aider à la formalisation des plans d’actions concrets quand une décision est prise (qui, quoi, quand, comment),
• Aider les participants à développer chaque idée (remue-méninges) en s’interdisant de censurer certaines idées.

Prenez soin de ne pas oublier de valoriser le travail du groupe, ses succès, ses efforts, ses difficultés et de célébrer l’atteinte des objectifs.

3.3 Identifier le chef de file et « utiliser » son aura

Le chef de file (leader, en anglais) se distingue par sa faculté d’obtenir aisément le respect et la confiance des autres. Il a de l’influence. Il faut donc faire en sorte que cette influence aille dans le sens de l’animateur et des objectifs de la réunion. A défaut, c’est le blocage assuré. De même que si plusieurs leaders se manifestent durant la réunion, il est important de veiller à ce qu’ils ne rentrent pas en conflit. En cas de blocage, il faut toujours privilégier les solutions constructives.

L’animateur doit rester le « maître de la cérémonie ». La réussite d’une réunion repose en grande partie sur son animation. Il faut donc intégrer ce fait dans le choix des candidats à l’animation des réunions.

En conclusion, la réunion peut être un outil performant de communication, d’implication et/ou de prise de décision sous réserve qu’elle soit tenue dans des conditions maîtrisées en respectant des règles définies de préparation, d’animation et de suivi.