Les clés d’une
réunion efficace
Fini la « réunionite ». Transformez vos échanges en véritables leviers de management, de communication et de décision.
Passer de la « réunionite » à la réunion utile
Si les réunions sont bien souvent vécues comme des fardeaux professionnels, des impératifs pour lesquels on est prêt à inventer toutes les bonnes raisons pour ne pas y participer, elles n’en restent pas moins des outils incontournables de management, de communication.
Les réunions doivent leur « mauvaise réputation » à des écueils fréquemment rencontrés :
Bref, avec ce lourd passif, on comprend mieux pourquoi les réunions sont si mal perçues. Par ailleurs, les réunions restent un moyen efficient de parvenir à diffuser un message ou encore pour trouver des réponses à des problématiques.
Il convient donc d’éviter ces écueils pour parvenir à tenir des réunions qui en sont, des réunions constructives qui permettent de soutenir le progrès en s’appuyant sur la richesse humaine, sur le partage de la connaissance.
Cela commence par considérer la réunion comme un outil régi par des codes, des règles et des méthodes.
Les étapes nécessaires à la conduite de réunions efficaces
2.1 La préparation
Quelle soit qualité, stratégique, de direction, commerciale, de production, une réunion efficace est une réunion bien préparée par l’animateur mais aussi par les participants, parce que se préparer c’est se donner les moyens d’atteindre ses objectifs.
L’utilisation de la méthode « TOP » permet de se donner les moyens de conduire des réunions au top !
Toutes ces informations doivent ensuite être retranscrites dans un ordre du jour présentant :
On ne s’interdit pas non plus de fournir aux participants des éléments de préparation qui seront évoqués lors de la réunion (synthèses, analyse, graphiques, conclusions des précédentes réunions, …
Vient enfin la préparation des éléments logistiques (souvent négligés) tels que le tableau blanc, rétroprojecteur, matériel audiovisuel, les feutres, etc… On s’assurera aussi du bon fonctionnement des équipements parce qu’il n’y a rien de plus agaçant que de patienter 15 minutes à attendre que l’animateur trouve un feutre qui marche…
2.2 L’animation de réunion
Voici quelques recommandations utiles, permettant de favoriser la tenue de réunions performantes :
- Commencer à l’heure prévue et s’imposer de ne pas accepter les retardataires, ils éviteront ainsi d’être en retard les prochaines fois (vous me direz s’il s’agit du big boss, ce n’est pas évident, mais heureusement, il n’y a qu’un patron dans l’entreprise…),
- Afficher le thème, l’objectif, le plan et la durée durant toute la réunion. Chacun pourra ainsi se repérer pendant la réunion.
- Préciser en introduction les méthodes de travail, l’organisation de la réunion,
- Faciliter les interactions entre les personnes et favoriser la participation, équilibrer les temps de parole,
- Recentrer les discussions en cas de débordement, être le « time keeper », le gardien du temps. Certains utilisent le principe de la boule de papier ; seul celui qui dispose de la boule prend la parole, celui qui souhaite intervenir le fait savoir et réclame la boule. Cela peut paraître une peu scolaire mais animer une réunion relève parfois du défi tant les collaborateurs sont indisciplinés, ne s’écoutent pas les uns les autres, se coupent la parole.
- Reformuler et pratiquer des synthèses intermédiaires, pour parvenir plus rapidement à la conclusion de la réunion, c’est-à-dire au moment où l’on s’assure que les objectifs de la réunion ont été atteints.
2.3 La conclusion de la réunion
Principe n°1 : une bonne réunion est une réunion qui s’achève à l’heure ! Une fois le chrono écoulé, il est temps de conclure :
Deux règles d’or à l’issue des réunions :
Pour les participants : imposer de la rigueur quant au respect des engagements pris par les participants. Il n’y a rien de moins constructif et de plus démotivant que se retrouver de réunion en réunion pour observer que rien n’a bougé…
Pour l’animateur : se remettre en question après chaque réunion animée, réaliser un auto-bilan des points forts de la réunion et des points moins maîtrisés. Cela demande de l’ouverture d’esprit et un peu de temps, mais c’est la seule façon d’améliorer les prochaines réunions.
Favoriser un climat propice à l’échange
3.1 Définir les rôles de chacun
C’est par la participation de chaque membre du groupe que les objectifs peuvent être atteints. Le travail de groupe permet en outre de motiver, d’impliquer et de responsabiliser les équipes.
Lors d’une réunion les barrières hiérarchiques doivent être gommées, chacun doit pouvoir librement s’exprimer et proposer des idées. Il est cependant nécessaire de définir les responsabilités (qui ne découlent pas forcément de l’organigramme) associées à la réunion :
L’animateur doit être choisi en fonction de ses compétences sur le sujet abordé, de sa capacité d’écoute, d’implication et de leadership. En outre, l’animateur doit être disponible, observateur, objectif, chaleureux et disposer de qualités de négociateur, de facilitateur.
Les participants doivent disposer des compétences suffisantes par rapport au sujet abordé, être responsable des éventuelles décisions qui seront prises, être intéressés au sujet.
3.2 Encadrer le groupe dans sa réflexion
Il convient de fournir aux participants les clés leur permettant de contribuer au succès de la réunion. Pour cela il faut :
Prenez soin de ne pas oublier de valoriser le travail du groupe, ses succès, ses efforts, ses difficultés et de célébrer l’atteinte des objectifs.
3.3 Identifier le chef de file et « utiliser » son aura
Le chef de file (leader, en anglais) se distingue par sa faculté d’obtenir aisément le respect et la confiance des autres. Il a de l’influence. Il faut donc faire en sorte que cette influence aille dans le sens de l’animateur et des objectifs de la réunion. A défaut, c’est le blocage assuré. De même que si plusieurs leaders se manifestent durant la réunion, il est important de veiller à ce qu’ils ne rentrent pas en conflit. En cas de blocage, il faut toujours privilégier les solutions constructives.
L’animateur doit rester le « maître de la cérémonie ». La réussite d’une réunion repose en grande partie sur son animation. Il faut donc intégrer ce fait dans le choix des candidats à l’animation des réunions.
En conclusion, la réunion peut être un outil performant de communication, d’implication et/ou de prise de décision sous réserve qu’elle soit tenue dans des conditions maîtrisées en respectant des règles définies de préparation, d’animation et de suivi.
Les réunions internes sont un outil incontournable pour piloter votre organisation. Mais une réunion sans compte-rendu ne permet pas d’assurer le suivi des décisions prises et ainsi de motiver chaque participant.
Nous vous livrons ici un modèle basique (à adapter) de compte-rendu qui permet de suivre dans le temps les décisions et actions prises lors des réunions.