Procédures vidéo, et manuel qualité vidéo : mythe inaccessible ou réalité inéluctable ? (ARTICLE Résumé)

A l’heure de l’utilisation massive de la vidéo, certains auditeurs ou consultants conseillent encore les entreprises en leur recommandant d’utiliser des procédures textes, et même pire, papier !

Mais la réalité des mœurs nous emmène dans une autre direction, celle de l’usage de la vidéo à chaque instant, en tous endroits.

Alors peut-on imaginer un manuel qualité et plus largement, des procédures qualité et instructions de travail vidéo, sans pour autant risquer sa certification ?

Moderniser « l’information documentée » alors que le temps disponible à la lecture diminue

Voici quelques chiffres argumentés et documentés dans l’article originel :

• Une personne sur 10 dans votre entreprise a du mal à lire
• Un cadre passe plus de 5 heures par jour, la moitié de sa journée, à traiter ses e-mails. Lire une procédure passera certainement en dessous de sa pile
• YouTube est le premier réseau social chez les jeunes. Que pensent-ils de Word ?

Combien de temps nos systèmes qualité, nos informations documentées au sens de la norme ISO 9001v2015, basés sur des procédures texte, vont-ils tenir ?

A mon sens, passer à la vidéo n’est plus une option. Mais comment le faire concrètement ?

Comment passer à la vidéo pour le système qualité ?

La norme ISO le permet avec la note 1 de l’alinéa 3.8.6 (1) : les informations documentées peuvent se présenter sous n’importe quel format et sur tous supports et peuvent provenir de toute source.

Les concepts clés, là encore, sont développés dans l’article originel :

• Un système qualité basé sur des chaînes Youtube partagées. Mais Youtube ne permettait ni le contrôle, ni la protection des contenus. Des sites comme Viméo sont plus adaptés. L’intégration de vidéos partagés entre plusieurs entreprises sur des thèmes génériques est même théoriquement autorisée par la définition de la norme.
• Un ensemble de vidéos architecturées autour de l’employé. C’est l’ère de la gestion des contenus et de la distribution ciblée. La personne a ainsi accès à un ensemble de vidéo que le concerne, lui, dans son poste. Tout le reste est évacué. Une vidéo peut au choix décrire : :
  • Un processus entier
  • Une étape de processus
  • Un rôle
  • Une entité organisationnelle
  • Un livrable entre deux étapes,
  • Une instruction sur comment fait une étape…
• De cette manière, c’est tout le système qualité qui s’organise à la manière d’un micro learning : des enchainements de capsules vidéos sur des thèmes particuliers (un processus, un produit, un poste de travail). Une des conséquences directes est la nécessaire fusion entre les LMS et les GED.

La pyramide vidéo d’un système qualité

L’article originel présente un lien entre niveau logique du système qualité, et les types de vidéos disponibles. Voici le texte originel :

• Pour présenter l’entreprise, et la politique qualité, j’utiliserai la vidéo institutionnelle
• Pour présenter chaque processus, j’utiliserai deux types :
  • La vidéo sur fond vert pour expliquer le processus dans les grandes lignes, son pourquoi, et sa valeur ajoutée pour l’entreprise
  • La vidéo motion design, plutôt le format « videoscribe », ou un format « Prezi » pour expliquer les grandes étapes et les grandes responsabilités
• Pour présenter les entités organisationnelles, pareil, un mix de fond vert et de motion design
• Pour présenter des consignes EHS, Qualité ou autres, je créerais des personnages à la manière des Youtubeurs, et j’utiliserai le format Youtubeur studio, et Youtubeur en extérieur pour passer les messages.
• Pour présenter les instructions de travail, j’utiliserai les vidéos « tuto in situ » pour des manipulations manuelles, et les vidéos d’écran pour les logiciels et les formulaires.

Gardez en-tête qu’un système qualité basé sur la vidéo ne sera jamais 100% vidéo. Des infographies, des RACI ou d’autres éléments peuvent venir compléter le tableau.

Autres éléments présentés dans l’article

• S’équiper en matériel vidéo revient à payer le prix d’un véhicule de direction (750€ par mois) pour être capable de faire tous les types de vidéos nécessaires
• Un outil fusionnant GED et LMS n’existe pas encore, mais Quark est proche.
• Les compétences sont disponibles sur le marché, et peuvent être intégrées à la société.
• 3 freins que vous rencontrez, et comment les surmonter :
  • La peur de la réaction de l’auditeur. L’article originel donne 4 arguments pour la surmonter : l’esprit de la norme, le bon sens, la discrimination envers les mal-lettrés ou mal-voyants, et le texte de la norme.
  • La peur de la technique: la recommandation est claire ici. Démarrez petit, et apprenez progressivement.
  • La peur du coût : luttez contre votre côté perfectionniste, et privilégiez des vidéos courtes, avec des technologies sans montage.

En conclusion, système et manuel qualité vidéo, mythe inaccessible ou réalité inéluctable ?

A mon sens, plus réalité inéluctable que mythe inaccessible.

A un certain moment, vous n’aurez même plus le choix.

Des sociétés avec de jeunes fondateurs vont montrer la voie et se montrer plus performantes que la vôtre. Leur fondateur, ou leur responsable qualité seront tellement imprégnés de l’usage vidéo qu’ils ne sauront pas faire autrement. Ils ne verront d’ailleurs aucun intérêt à faire autrement. Et ce jour-là, que voulez-vous faire ? Les regarder passer devant ? Ou continuer de jouer dans votre cour ?

Au-delà cet aspect-là, comment allez-vous séduire les jeunes générations, et leur faire appliquer vos règles ?

Je crois que vous n’avez pas le choix, vous êtes au pied du mur.

Alors une bonne manière d’appréhender le sujet du manuel qualité vidéo, c’est de le considérer au même niveau qu’une réglementation ou une norme. Sauf qu’elle est interne, vous vous l’imposez à vous-même.

Si vous le considérez ainsi, vous allez mettre toute l’intelligence qu’il faut pour absorber cette nouvelle contrainte à moindre coût. Et d’ici quelques années, cette norme sera totalement intégrée à coût nul, voire avec une génération de gains.

Alors qu’attendez-vous pour passer à l’action ?