ISO 9001 version 2015 : profitez-en pour booster vos revues de direction !

La revue de direction est une des exigences inhérente à tout système de management et notamment des systèmes qualité, elle est incontournable. Mais comment faire pour profiter de cet instant privilégié entre direction et pilotes de processus pour en faire un moment d’excellence de la vie de l’entreprise ?

Cet article nous permettra d’identifier les évolutions entre l’ISO 9001 : 2008 et l’ISO 9001 : 2015 sur la thématique.

Rendre votre revue de direction efficace

3 grandes étapes à suivre pour que votre revue de direction soit efficace :

La préparation

Comme toujours, la préparation est une étape primordiale à ne pas négliger, une revue de direction bien préparée est une revue qui permettra d’atteindre les objectifs visés.

Encore faut-il revenir sur les objectifs de cette revue de direction.

Les objectifs de la revue de direction

* En rouge, les nouveautés de la version 9001 : 2015

Moment privilégié dans l’année où se retrouvent autour de la table les principaux pilotes et la direction de l’entreprise, la revue de direction permet :

• De faire le point sur la performance de l’entreprise (sa capacité à atteindre les objectifs qu’elle se fixe) ;
• De faire le point sur les actions décidées précédemment (l’idée étant d’être constructif et de rendre des comptes sur ce que l’on s’est dit auparavant) ;
• De prendre en compte les modifications survenues dans l’écosystème de l’entreprise (enjeux externes et internes : vie de l’entreprise, évolutions du marché, des concurrents, de la réglementation, etc…) ;
• De faire le point sur l’avancée du traitement des non-conformités survenues, des résultats des audits menés et des actions entreprises (notamment pour maitriser les risques et opportunités identifiés précédemment) au cours de l’année ;
• De faire le point sur les performances des prestataires externes (sur la base d’une mesure objective réalisée tout au long de l’année). La plupart des entreprises le faisait jusqu’alors mais cette exigence apparait en tant que telle en 2015 ;
• De faire le point sur l’adéquation et le cas échéant, le besoin en ressources (humaines, matérielles, logicielles, etc…) ;
• De faire le point, pourquoi s’en priver, sur les opportunités d’amélioration.

Alors pour arriver à atteindre ces objectifs, il faudra :

1. Préparer et mettre à jour les données d’entrées de la revue de direction : Tableau de bord, indicateurs, résultats des audits… Attention, le responsable qualité (et/ou représentant de la direction ne doit pas assumer à lui seul cette charge ! Chaque pilote de processus doit préparer cette synthèse sur son périmètre. Le responsable qualité peut proposer une trame, un support mais ne doit en aucune manière réaliser cette analyse tout seul) ;
2. Préparer votre support, la trame de la revue de direction doit être complétée avec les différents éléments à jour ;
3. Présenter vos données chiffrées sous forme de graphique (idéalement) ;
4. Commencer à commenter les résultats dans votre support, la suite de l’analyse se fera durant la revue de direction, entre direction et pilotes ;
5. Inviter les participants : Direction, Responsable de processus et toute autre personne dont vous jugerez la présence nécessaire. Joindre à l’invitation : l’ordre du jour de la réunion, lieu, durée ; ainsi que les points qui vont être abordés, vous pouvez également leur fournir les éléments de préparation.
6. Préparer la logistique : horaire, durée, salle de réunion, tableau, vidéoprojecteur…, vous vous assurerez du bon fonctionnement du matériel avant la réunion, bien sûr.

L’animation de la revue

1. Commencer la réunion à l’heure et respecter le timing fixé (un b.a.-ba !) ;
2. Présenter l’ordre du jour de la réunion, ainsi que les objectifs attendus ;
3. Animer la réunion, en vous appuyant sur votre support. Chaque pilote présente ces chiffres et résultats qui sont ensuite commentés par l’assemblée ;
4. Faire participer les pilotes de processus ! C’est le moment ou jamais pour les impliquer et les responsabiliser face aux objectifs de cette revue (et d’un système de management d’une manière générale)
5. Prenez des notes tout au long de la réunion et enregistrer les décisions prises (le responsable qualité sera souvent le secrétaire de la séance).

Conclusion de la revue

Une fois que vous aurez fini la réunion, faites un résumé des décisions prises et des responsabilités de chacun (plan d’action). Il n’est pas envisageable de se quitter sans un « qui ? quoi ? quand ? » validé !

Ensuite, vous n’aurez plus qu’à mettre au propre votre compte rendu et le diffuser aux participants.

En définitive, la revue de direction doit rester une occasion privilégiée de :

• Valider les choix en matière de politique, de stratégie et surtout d’objectifs
• Tenir compte des évolutions constatées
• Réaffirmer l’engagement de la Direction et son niveau d’implication dans la démarche de progrès

Les écueils à éviter

• Préparer la revue de Direction… lors de la Revue de Direction => la clé de l’échec !
• Ne s’axer que sur une seule thématique au détriment des autres => la non représentativité…
• Le responsable Qualité n’est pas le seul acteur de la RDD => le fardeau porté par l’homme clé !
• Ne pas hésiter à remettre en cause des indicateurs jugés non pertinents => la prise de recul sur la pertinence du système établi…
• Ne pas oublier de statuer sur l’efficacité du SMQ => passer à côté de l’un des principaux objectifs de cette revue.