Depuis près de 20 ans, l’avènement du numérique a changé la donne de l’économie mondiale. Quel que soit leur secteur d’activités, les entreprises n’ont plus d’autre choix que d’engager leur transformation digitale. Les usages digitaux se sont désormais généralisés. L’immédiateté, la mobilité, l’omnicanalité et l’autonomie sont devenues des mesures étalons dans un contexte marqué par une concurrence toujours plus féroce, des exigences réglementaires et normatives de plus en plus lourdes en matière de digitalisation de la donnée stratégique.

Dans un environnement économique devenu VUCA (Volatile, Uncertain, Complex and Ambiguous), les entreprises doivent être capables de livrer à tout moment, quelle que soit la demande, une information fiable, traçable et transparente. La fonction QSE prend toute son importance pour opérer cette transformation.

Les acteurs QSE, un rôle central

Au fil des ans, la fonction QSE a pris une place prédominante dans les entreprises sous l’effet de l’accroissement du nombre des obligations réglementaires et normatives, amenant les acteurs QSE à prendre part à l’ensemble des sujets stratégiques de l’entreprise : gestion de la performance, gestion des risques, gestion du changement, innovation managériale, intelligence collective, performance durable, confiance client… En s’impliquant dans ces champs, ils ont affiné leur connaissance de l’entreprise, tout en développant des qualités rares et recherchées : l’animation du collectif, l’amélioration collaborative, la maîtrise du pilotage par la donnée, le Just In Time informationnel…

Créatrice de confiance, la fonction QSE constitue un véritable atout pour l’entreprise, au moment d’engager son processus de transformation digitale. Elle doit avoir un rôle majeur dans l’expression des besoins et la définition de l’architecture du système d’informations à mettre en place.

Digitalisation, les entreprises en retard

Le 5 décembre 2019, lors de la 4^e édition du Forum Qualité et Performance Occitanie, organisé à Toulouse, le cabinet ITEROP a eu l’occasion de sonder une partie des participants. Résultat ? Seulement 6 % d’entre eux disaient disposer d’un SMQ digitalisé. Constat assez paradoxal : si la quasi-totalité des sondés (97%) reconnaissait que la digitalisation était un enjeu important, seuls 51 % envisageaient de se doter d’un outil de pilotage global (1).

Malgré des bénéfices largement admis, les entreprises peinent en effet à franchir le pas. L’investissement demandé constituant souvent un frein. Mais alors, comment s’y prendre ? Quelle solution choisir pour digitaliser leur Système de Management QSE ? La réponse impose de procéder par étape, de manière méthodique. D’abord en analysant les besoins et objectifs de l’entreprise. Puis en identifiant les facteurs clés qui peuvent varier en fonction des spécificités de chaque entreprise : compatibilité et interopérabilité avec l’infrastructure informatique en place, coûts connexes et parfois masqués (développements complémentaires, achat de matériel, etc.), investissement humain à mobiliser…

Microsoft SharePoint, un outil à considérer

En tant qu’expert qualité ayant accompagné plusieurs centaines d’entreprises dans leurs démarches de management depuis 2003 et après avoir fait le tour de toutes les solutions du marché, j’ai fait le choix de m’appuyer sur une solution fiable, évolutive et mondialement éprouvée qu’il convient d’envisager sérieusement que l’on soit une TPE / PME, une ETI ou un grand groupe. Il s’agit de la solution Microsoft SharePoint.

Elle équipe près de 75% des intranets déployés dans le monde, faisant d’elle une solution presque autant utilisée que Windows, toutes versions confondues. Cet outil s’intègre de fait aux environnements informatiques les plus répandus en entreprise et s’interface parfaitement avec les bases de données des entreprises ainsi que la suite Office, notamment la suite Office 365, solution de plus en plus déployée et riche d’une multitude d’applications telles que Power Apps, Power Automate, Dynamics 365, etc… Pour cela, SharePoint constitue un bon choix dès lors qu’une entreprise désire recourir à une solution largement utilisée et pérenne.

Longtemps perçu comme un outil réservé aux grands groupes, notamment pour ses coûts de mise en œuvre, SharePoint est aujourd’hui devenu beaucoup plus accessible, Microsoft proposant depuis plusieurs années, dans l’offre Office 365, SharePoint Online, permettant aux petites entreprises et PME de bénéficier de cette plateforme à moindre coût. Un autre avantage faisant de SharePoint une solution à envisager.

SharePoint, les bonnes pratiques

J’entends parfois des retours négatifs sur SharePoint, mais cela s’explique en grande partie par un déploiement mal maîtrisé, dû bien souvent à une absence d’expertise en interne ou une méconnaissance des bonnes pratiques que nécessitent cette plateforme. Un projet SharePoint nécessite de définir clairement les attentes des utilisateurs et de mettre en place une vraie gouvernance. Dans bon nombre de projets qui ont échoués, les équipes QSE avaient été mises à l’écart. Elles héritaient ainsi d’un outil pour lequel elles n’avaient pas participé à l’élaboration.

Si SharePoint permet de gérer de base la diffusion et le cycle de vie des documents, ainsi que la gestion des formulaires et des workflows, son paramétrage demande de sérieuses compétences pour en tirer le meilleur et éviter les écueils. Un nombre grandissant d’entreprises font, de ce fait, appel à des consultants et/ou des intégrateurs pour se faire accompagner dans la maîtrise d’œuvre et la mise en œuvre des projets SharePoint.

Des solutions clé en main

Plus simple encore, plutôt que de partir d’une feuille blanche pour digitaliser son SMQSE sur la plateforme SharePoint, une alternative attrayante consiste à recourir à des solutions telles que Qualishare. En disposant d’une multitude de fonctionnalités pré-paramétrées, elles font gagner à l’entreprise un temps précieux dans la mise en œuvre de son SMQSE digital. Ces solutions, la plupart du temps livrées clé en main, présentent le gros avantage d’être 100 % adaptables au besoin de l’entreprise (gestion multisite, gestion de workflows complexes, adaptation sans limite des formulaires de saisie, paramétrages des statistiques, etc…).

Enfin, dernier atout de SharePoint, et non des moindres : s’il facilite la digitalisation des processus QSE, de la même manière, il permet également de digitaliser tous les autres processus de l’entreprise, sans exception. Grâce à lui, l’entreprise peut donc disposer d’une plateforme Corporate et collaborative globale, plaçant ainsi l’outil et la fonction QSE au centre de sa transformation digitale.

(1) https://www.iterop.com/digitalisation-de-la-demarche-qualite-ou-en-sont-les-entreprises/