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Bonjour,
Je viens d’être embauchée en tant que consultante en QHSE et ma première mission concerne la mise en place d’une démarche qualité dans un organisme de formation en vue d’une certification ISO 9001 v 2015.
J’ai un mois pour réaliser ce beau challenge, sachant que cette école n’a jamais été certifiée.
Auriez-vous des conseils à me donner afin que je puisse m’organiser au mieux et surtout respecter les délais, peut être un rétro planning que je pourrais adapter ou des informations concernant la mise en place d’un SMQ dans une école?
D’avance merci.
Bien cordialement,
Coralie.
Bonjour,
20 jours pour mettre en place une démarche qualité est tout bonnement impossible et infaisable. La partie documentaire peut largement se faire dans cette plage mais ce qui prend le plus de temps, c’est la mise en application par les collaborateurs et leur bonne appropriation de l’outil.
Il faut donc te poser la question suivante: “comment cette démarche va-t-elle se poursuivre après ton départ?”
J’ai durant mes études aussi dû mettre en place une démarche 5S dans un laps de temps ridicule pour mener à bien le projet avant mon départ. J’ai donc fourni à la Direction, un cahier des charges détaillant chacune des étapes de la démarche accompagné de tableaux de bord afin de vérifier si l’étape était réaliser correctement avant de passer à la suivante.
Il faut donc que te fournisse un guide en récapitulant les étapes importantes dans l’élaboration d’une démarche qualité ISO9001:
– politique qualité
– objectifs et indicateurs
– analyse du contexte
– prise en compte des partie intéressées
– plan d’actions
Ces 5 premiers points permettent déjà d’alimenter un système qualité basique qui est à la portée de tous si les informations essentielles ont été fournies pour le faire vivre.
En espérant que cette piste puisse te servir…
Cordialement
Bonjour Alex,
Tout d’abord merci pour ta réponse.
Je suis engagée par une société de services pour cette mission. J’espère qu’ils auront des outils à me fournir pour avancer plus vite.
Je vais suivre ton idée en faisant un planning de ce qu’on peut faire le temps de ma présence et un guide qui reprendra ce qu’il faudra continuer à entreprendre pour faire vivre et améliorer le système.
Merci encore.
Cordialement,
Coralie.
Bonjour Coralie630,
20 jours pour mettre en place la norme v 2015, alors qu’ils ont jamais été certifié?
C’est tout bonnement impossible, je ne sais pas ce qu’ils ont fumé mais ça doit être de la bonne.
Après voici les grandes étapes de mise en place d’une norme:
- créer un groupe projet avec l’accord et la participation de la direction
- identification de la normes et de ses exigences
- faire un constat de l’entreprise avant la mise en place de nouveautés
- comparatif avec les exigences normatives et identification des écarts
- planifications des taches, ressources, besoins, pilotes, …
- réalisation des taches
- surveillance, suivi et amélioration
Vous pouvez selon moi arrivé jusqu’à la planification.
Bonne chance
cordialement
Savlynn
Hello !
Même avis que toi Savlynn. Je n’osais pas le dire (pour moi “bâtir et mettre en branle” un SM prend plutôt un an) en pensant que j’avais mal compris la “mission”en question. Je suis d’autant plus dubitatif quand je vois que l’opération “20 jours” est cautionnée par ta société de service (bien connue)… c’est incroyable ! Ou alors Coralie a mal retranscrit la mission qu’on lui confie. Ou encore c’est 20 jours d’intervention de Coralie dans l’organisme de formation, étalés sur plusieurs semaines et avec du travail de la part de l’organisme de formation entre temps…?
En 20 jours moi je verrais bien un audit de l’existant Q dans cet organisme de formation sur la base des exigences ISO 9001 (une entreprise sans SMQ formel a néanmoins toujours un management “natif” de la Qualité) afin d’argumenter et de fonder la proposition d’un structure et d’une feuille de route pour une équipe projet à créer par la direction… et c’est cette équipe projet qui aura à “bâtir et mettre en branle” le futur SMQ avec la direction, en suivant la démarche générale que tu as rappelée Savlyn (c’est mon approche aussi, en insistant juste sur l’idée de co-construction de proche en proche “avec” les fonctions concernées dans l’entreprise).
A+
Bonjour Henri et Savlynn,
Merci pour vos conseils.
J’ai bien 20 jours (sur un mois) pour les préparer à la certification…
Je suis en phase de découverte des services pour pouvoir faire un auto-diagnostic et voir ce qui a été fait et ce qu’il reste à faire… Je ferai un planning en fonction. Je vais également m’occuper de tout ce qui est “livrable”sur la forme je pense.
Ils ont déjà des procédures par service. Si on peut appeler ça comme ça… Non sous forme de logigramme mais de tableau où on retrouve le “quand, quoi et le comment” mais pas le qui (seul le nom du service est mentionné).
De plus l’entreprise est en plein turn-over: 15 CDD arrivent à leur fin et ne seront pas renouvelés dans l’immédiat. Ils souhaitent tout de même recruter du personnel de façon plus pérenne.
La personne en charge de la qualité, en plus de ses fonctions, ne semble absolument pas concerné par ce domaine et ne s’impliquera certainement pas. Par contre la Direction est motivée et dispo.
Je vais faire de mon mieux dans les temps impartis.
Si vous avez des outils ou modèles qui pourraient me faire gagner du temps, je suis preneuse
Je crois qu’après cette mission, je n’aurais plus aucune appréhension face à la norme ISO 9001!
Bonjour Coralie630,
au moins la direction se sent concerné c’est déjà çà.
Le reste me fait un peu peur, notamment les CDD qui ne garantit pas la pérennité de l’entreprise. Ces CDD sont ils à des postes clés? Cela ne risque t’il pas de compromettre le bon fonctionnement de l’entreprise?
Concernant le responsable qualité , cela me laisse assez perplexe, c’est normalement aussi son travail. Qu’en est il des autres employés? Est-ce bien perçu? Qu’en pense la direction?
Les procédures ne sont visiblement pas assez détaillées et en plus sous forme de tableau (quelle horreur). Est ce que chacun sait précisément ce qu’il doit faire? Vu que le “qui” a été omis, c’est peut être flou.
Y a t’il une cartographie et des fiches processus?
Quel est l’effectif/activité de l’entreprise?
Est t elle concernée par tous les points de la norme?
Comme outils vous avez:
SWOT / AMDEC pour identifier les risques et opportunités
PESTEL pour les enjeux/objectifs
Cordialement
Savlynn
(suite)
On est tous un jour ou l’autre confronté à une demande “inacceptable” qu’on traite comme on peut… Tu vas produire qqchose selon le contrat passé par l’organisme de formation auprès de ta société de services et ce sera une expérience utile pour toi. A moins que, comme j’en faisais l’hypothèse, j’aie mal compris la description de ta mission ? Tu n’as pas éclairci ce point.
Par contre pour l’entreprise en question (avec les qq éléments signalés) ce sera un coup d’épée dans l’eau et peut-être même pire ensuite. Ce que tu vas produire en urgence dans les conditions décrites ne vivra pas*, bien que cela n’empêche pas l’entreprise de voir son “SMQ” certifié (il le sera probablement car la certification est un produit comme un autre, on l’achète et on est livré). Par contre le pire pourra être dans un an de “tout recommencer” avec un personnel qui sera alors encore moins concerné cette seconde fois…
* toi tu n’es pas stagiaire, mais j’ai vu plein de SM (plutôt seulement documentaires…) pondu par un stagiaire de passage pour obtenir une “certif d’apparat affichée dans le bureau du boss, le hall d’entrée et les salles de réunion de l’entreprise et qui ont ensuite pris la poussière jusque à l’audit de suivi… et là on reprend un stagiaire pour recommencer à faire semblant.
Bon travail Coralie.
PS :
– Curiosité quel est l’effectif approximatif du personnel de l’organisme de formation dans lequel tu interviens ?
– Que des documents ne disent pas nominativement “qui” fait telles tâches mais en reste à l’identification d’un service ou d’une fonction n’est catastrophique, à moins que les services en question comptent par exemple une centaine de salariés chacun…
Bonjour Savlynn,
L’entreprise est une école. Donc de la formation, des élèves (700) et des profs (30). Côté admin, la plupart sont des élèves de l’école, en alternance dans l’école… d’où les CDD et turn-over.
Certains CDD sont à des postes clés oui. En attendant ceux sont les autres salariés qui prennent le relais et tout à l’air de bien tourner. En tout cas la Direction à émis le souhait de recruter des CDI et de pérenniser les postes clés.
Les services sont disponibles et à l’écoute: bon point. Et heureusement. C’est mon 2ème jour et le RQ est absent! Je n’en avais pas été informée… Je pense me positionner en RQ le temps de ma mission pour avancer et ne pas perdre de temps à attendre….. Car honnêtement, mis à part le fait d’avoir demandé des procédures et de les mettre dans un classeur, je ne sais pas ce qu’il fait pour la Qualité. Il pensait qu’une certification était une prestation payante. En gros il pensait donner un chèque à BV pour avoir le logo. Voilà dans quoi je me suis engagée. J’en ai pas dormi de la nuit.
Je pense faire reprendre les procédures (une fois que j’aurais accès au réseau, en espérant quelles soient dessus), elles ont été mises dans un classeur mais n’ont pas l’air d’avoir été communiquées…
Il n’y a rien d’autres que ces “procédures”. Je suis en train de travailler sur une carto que je présenterai à la Direction. Puis je ferai de même pour les cartes d’identité des processus.
Merci pour les outils. Côté formalisation des enjeux et des risques et opportunités, je peux mettre le pestel et le swot tels quels avec une explication? cela suffit-il?
Merci Henri pour ta réponse,
J’interviens sur 20 jours ouvrés soit tout le mois de mai et début juin. J’ai été engagée pour mettre en place le SMQ en vue d’une certification prévue dans 3 mois.
Tu as raison on est toujours confronté à ce genre de demande “inacceptable” au moins une fois dans sa vie. Cette mission me permet de décrocher un CDI pour une boite de consultants. J’avoue que j’aurais préféré tomber sur ce genre de mission que plus tard… mais bon.
Je vais faire ce que je peux pour satisfaire à la demande de mon employeur. Je livrerai un planning à respecter pour suivre le SMQ et j’irais prier pour espérer ne pas avoir tout fait pour rien…
Mais le contexte de cette certification est bien regrettable!
(suite)
Humeur* perso : on connaît des entreprises qui “consomment” des stagiaires ou des alternants (c’est déjà bien mieux) pour assurer une part de leur fonctionnement normal, mais un organisme de formation qui prend ses propres élèves en alternance** pour une bonne part de son personnel normal alors là… c’est carrément de l’inceste !
* contre cette situation entre l’organisme de formation et la société de service qui lui vend ton intervention, pas contre toi Coralie.
** je me demande même si c’est légal…
(suite)
je vois, je comprends mieux le contexte. Tous ce qui est prestation de service est plus simple théoriquement a certifier mais de là à donner que 20 jours …
J’ai l’impression vu ce que vous dites que vous êtes tombé sur un champion du monde, à savoir le RQ.
Ce que vous envisagez me parait tout à fait correct.
Pour ce qui est de la cartographie et des fiches processus, l’idéal c’est de le faire avec les responsables des différents services.
Concernant les outils, avec 2/3 phrases explicatives; l’auditeur m’a validé les exigences correspondantes donc pour vous aussi cela devrait passé.
Je rejoins également votre avis Henri concernant les embauches de leur propres élèves et en effet moi aussi je me demande si c’est bien légal même si ce n’est pas tout à fait le sujet
Cordialement
Savlynn
(suite)
Autre humeur / “contexte de cette certification bien regrettable” : pour moi (qui ne suis pas favorable à la notion de certification des systèmes de management) c’est une conséquence directe de la confusion induite et savamment entretenue par les vendeurs de certifs pour des raisons commerciales entre la notion de “système de management” et leur “certif”… Tout est fait pour faire croire qu’être certifié ISO 9001 (ou ISO 14001 ou un jour ISO 45001) c’est la preuve qu’on est “performant” en Q, S et/ou E (alors tout simplement qu’il n’y pas la moindre exigence de performance dans ces normes !).
Cette structure de formation tombe bêtement dans le panneau : elle est très motivée par la “certif ISO 9001” pour ajouter un logo ISO 9001 à sa page face de bouc au plus tôt, sans avoir aucune réflexion ou projet en terme de progres pour ses performances en s’appropriant vraiment un modèle de management de la qualité…
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