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Savlynn, Delphine, nous sommes bien d’accord… C’est gênant pour les étudiants concernés de voir éventuellement des enseignants (ou des consultants) dont les apports ne sont pas pertinents et, pour les futurs professionnels qu’ils seront, de voir ces étudiants incapables d’analyse critique, ou peut-être même incapables d’analyse tout court… Mais bon à l’occasion c’est aussi l’intérêt pratique d’un forum de permettre à des praticiens d’entreprise de mettre un peu les pieds dans le plat. A+
PS du PS pour comparer les évolutions d’exigences documentaires ISO 9001, sans même mener une analyse de la norme par toi-même Rhama, avec ces deux liens pris parmi plein d’autres sur le net :
Procédures documentées 2008 (celles de ton prof Rhama) : http://www.ameliorationcontinue.fr/la-documention-obligatoire-iso-9001/
Informations documentées 2015 (tout à fait mon analyse…) : https://www.certification-qse.com/informations-documentees-iso-9001/
Et cette synthèse sur la documentation 2008/2015 https://www.pauwelsconsulting.com/fr/publications/iso90012015/ :
« INFORATIONS DOCUMENTÉES
ISO 9001:2015 n’exige plus de procédures documentées ou manuel de qualité obligatoires. Cela mérite d’être souligné. Désormais, on parle d’« informations documentées » dans quasiment tous les chapitres d’ISO 9001:2015.
La définition stipule qu’il s’agit d’« informations que l’organisation est censée contrôler et maintenir ». Les informations peuvent prendre n’importe quelle forme et peuvent être issues de différentes sources et de différents médias. Diverses formes de document justificatif ou de documentation sont donc possibles.
On ne parle plus non plus d’« enregistrements », mais de la « conservation d’informations documentées ».
Rhama, à ta place je ne ferais pas trop confiance aux cours de ton prof « expert dans le domaine, auditeur IRCA et ayant son cabinet de qualité… » et lors d’échanges avec des collègues plus anciens je ne ramènerais pas trop ma fraise avant d’avoir fini ma formation initiale et surtout d’avoir un minimum d’expérience professionnelle concrétisée sur le terrain.
PS : Lamiaa, dans ce même fil de discussion (son message du 8 novembre 2016), avait déjà fait ce genre de pointage et montré comme moi que les « documents » explicitement exigés par ISO 9001 étaient principalement de type enregistrements…
D’autres avis pour éclairer Rhama et son prof ?
(suite)
Rhama sauf le respect que je te dois, ce dont nous discutons ce n’est pas de ton statut étudiant ou du CV de ton prof (ni du mien bien qu’ayant mis en place plusieurs SM, fait des audits de SM et ayant donné des cours en fac)… mais de la norme ISO 9001… L’as-tu seulement analysée personnellement ou te contentes-tu d’un cours plus ou moins à jour sur elle ?
Comment peux-tu persister à affirmer que dans sa version actuelle cette norme exige « 5 procédures » alors même que ce terme n’est plus utilisé par cette norme ? Elle exige maintenant des « informations documentées » (notion générique qui ne suggère d’ailleurs pas que des « procédures »).
Je crains que les « 5 procédures » que ton prof enseigne peut-être encore (maitrise des documents, des enregistrements, audit interne, maitrise du produit non conforme et actions correctives) datent de la version 2008 de l’ISO 9001 (qui en réalité en exigeait au moins 6)…:
> Voir ci-dessous mon identification et l’amorce de tes « 5 procédures » dans l’ISO 9001 de 2008…
> Je te mets au défi de faire de faire pareil avec tes prétendues « 5 procédures » dans l’ISO 9001 de 2015 !
A+
Aciennes exigences ISO 9001 de « procédures documentées » (2008) :
4.2.3 Maîtrise des documents (2ème alinéa) : … Une procédure documentée doit être établie afin de …
4.2.4 Maîtrise des enregistrements (2ème alinéa) : … L’organisme doit établir une procédure documentée pour …8.2.2 Audit interne (2ème alinéa) : … Une procédure documentée doit être établie pour …8.3 Maîtrise du produit non conforme (dans le 1er alinéa) : … Une procédure documentée doit être établie pour …
8.5.2 Actions correctives (2ème alinéa) : … Une procédure documentée doit être établie afin de …8.5.3 Actions préventives ‘2ème alinéa) : … Une procédure documentée doit être établie afin de …
Exigences ISO 9001 actuelles « d’informations documentées » (2015) :
4.3 Détermination du domaine d’application du système de management de la qualité : documenter ce domaine d’application.
5.2.2 Communication de la politique qualité : documenter la politique.
6.2. Objectifs qualité et planification des actions pour les atteindre : 6.2.1 L’organisme doit tenir à jour des informations documentées sur les objectifs qualité.
7.1.5 Ressources pour la surveillance et la mesure : 7.1.5.1 conserver les informations documentées appropriées démontrant l’adéquation des ressources pour la surveillance et la mesure.7.2 Compétences : conserver des informations documentées appropriées comme preuves desdites compétences.
8.1 Planification et maîtrise opérationnelles : conservant des informations documentées suffisantes pour avoir l’assurance que les processus ont été réalisés comme prévu et démontrer la conformité des produits et services aux exigences applicables.8.2.3 Revue des exigences relatives aux produits et services : 8.2.3.2 conserver des informations documentées sur les résultats de la revue et sur toute nouvelle exigence relative aux produits et services.8.3.2 Planification de la conception et du développement : prendre en compte les informations documentées nécessaires pour démontrer que les exigences relatives à la conception et au développement ont été satisfaites.
8.3.4 à 8.3.6 Maîtrise de la conception et du développement / Éléments de sortie de la conception et du développement / Modifications de la conception et du développement : conserver des informations documentées sur ces différents aspects de la conception et du développent.
8.4 Maîtrise des processus, produits et services fournis par des prestataires externes : 8.4.1 conserver les informations documentées concernant ces activités et toutes les actions nécessaires résultant des évaluations.8.5.1 Maîtrise de la production et de la prestation de service : disponibilité des informations documentées définissant les caractéristiques des produits devant être fabriqués, des services devant être fournis ou des activités devant être réalisées…8.5.6 Maîtrise des modifications : conserver les informations documentées décrivant les résultats de la revue des modifications…8.6 Libération des produits et services : conserver les informations documentées concernant la libération des produits et services.8.7 Maîtrise des éléments de sortie non conformes : 8.7.2 conserver les informations documentées…9.1 Surveillance, mesure, analyse et évaluation : 9.1.1 conserver des informations documentées pertinentes comme preuves des résultats.9.2. Audit interne : 9.2.2 conserver des informations documentées comme preuves de la mise en œuvre du programme d’audit et des résultats d’audit.10.2 Non-conformité et action corrective : 10.2.2 conserver des informations documentées comme preuves de la nature des non-conformités et de toute action menée ultérieurement et des résultats de toute action corrective.
NB : à la lecture des exigences des « informations documentées » ci-dessus on voit que l’ISO actuelle vise bien plus des enregistrements que des procédures… mais tout en se rappelant qu’elle laisse la soin à l’entreprise de déterminer elle-même toutes autres « informations documentées » qu’elle jugera nécessaires au fonctionnement de son SMQ… et là Rhama tu peux bien envisager toutes les « procédures » que tu veux, mais il ne faut pas dire qu’elles sont imposées par la norme !(suite)
A propos du RQ : tu peux parfaitement monter un SMQ conforme sans qu’il mobilise ce RQ car ISO 9001 n’a aucune exigence de l’ordre d’un RQ. Le RQ de cet organisme de formation t’en saura gré…
(suite)
Autre humeur / « contexte de cette certification bien regrettable » : pour moi (qui ne suis pas favorable à la notion de certification des systèmes de management) c’est une conséquence directe de la confusion induite et savamment entretenue par les vendeurs de certifs pour des raisons commerciales entre la notion de « système de management » et leur « certif »… Tout est fait pour faire croire qu’être certifié ISO 9001 (ou ISO 14001 ou un jour ISO 45001) c’est la preuve qu’on est « performant » en Q, S et/ou E (alors tout simplement qu’il n’y pas la moindre exigence de performance dans ces normes !).
Cette structure de formation tombe bêtement dans le panneau : elle est très motivée par la « certif ISO 9001 » pour ajouter un logo ISO 9001 à sa page face de bouc au plus tôt, sans avoir aucune réflexion ou projet en terme de progres pour ses performances en s’appropriant vraiment un modèle de management de la qualité…
(suite)
Humeur* perso : on connaît des entreprises qui « consomment » des stagiaires ou des alternants (c’est déjà bien mieux) pour assurer une part de leur fonctionnement normal, mais un organisme de formation qui prend ses propres élèves en alternance** pour une bonne part de son personnel normal alors là… c’est carrément de l’inceste !
* contre cette situation entre l’organisme de formation et la société de service qui lui vend ton intervention, pas contre toi Coralie.
** je me demande même si c’est légal…
(suite)
On est tous un jour ou l’autre confronté à une demande « inacceptable » qu’on traite comme on peut… Tu vas produire qqchose selon le contrat passé par l’organisme de formation auprès de ta société de services et ce sera une expérience utile pour toi. A moins que, comme j’en faisais l’hypothèse, j’aie mal compris la description de ta mission ? Tu n’as pas éclairci ce point.
Par contre pour l’entreprise en question (avec les qq éléments signalés) ce sera un coup d’épée dans l’eau et peut-être même pire ensuite. Ce que tu vas produire en urgence dans les conditions décrites ne vivra pas*, bien que cela n’empêche pas l’entreprise de voir son « SMQ » certifié (il le sera probablement car la certification est un produit comme un autre, on l’achète et on est livré). Par contre le pire pourra être dans un an de « tout recommencer » avec un personnel qui sera alors encore moins concerné cette seconde fois…
* toi tu n’es pas stagiaire, mais j’ai vu plein de SM (plutôt seulement documentaires…) pondu par un stagiaire de passage pour obtenir une « certif d’apparat affichée dans le bureau du boss, le hall d’entrée et les salles de réunion de l’entreprise et qui ont ensuite pris la poussière jusque à l’audit de suivi… et là on reprend un stagiaire pour recommencer à faire semblant.
Bon travail Coralie.
PS :
– Curiosité quel est l’effectif approximatif du personnel de l’organisme de formation dans lequel tu interviens ?
– Que des documents ne disent pas nominativement « qui » fait telles tâches mais en reste à l’identification d’un service ou d’une fonction n’est catastrophique, à moins que les services en question comptent par exemple une centaine de salariés chacun…
Hello !
Rahma, nous n’avons pas la même lecture de la norme ISO 9001. Il est inexact de dire qu’elle n’exige que « 5 procédures »…:
1- Cette norme n’emploie pas le terme de « procédure » (l’entreprise nomme ces différents types d’informations documentées comme elle veut, ce qui est une bonne chose.
2- Elle évoque explicitement une bonne douzaine de types « d’informations documentées » (cf 4.3 ; 5.2.2 ; 6.2.1 ; 7.1.5.1 ; 7.2 ; 8.1 ; 8.2.3 ; 8.3.2 ; 8.3.4 à 8.3.6 ; 8.4.1 ; 8.5.1 ; 8.5.6 ; 8.7.2 ; 8.6 ; 9.1.1 ; 9.2.2 ; 10.2.2 ) dont certaines peuvent probablement être combinées.
3- Elle induit implicitement (cf 7.5.1) de nombreuses autres « informations documentées » que l’organisme jugera nécessaires à l’efficacité de son SMQ, notamment celles « nécessaires au fonctionnement de ses processus » (cf 4.4.2), ce qui est une véritable boite de Pandore…!
Tout compte fait l’ISO 9001 exige beaucoup de « documents », ce qui n’est pas anormal.
A+
(suite)
JDR tu rentres dans la problématique d’un SMI plus ou moins avoué… effectivement c’est plus compliqué. Néanmoins qq réflexions :
– « LE » formulaire nouvel arrivant est un accessoire de « détail » et de ton choix, qui n’est peut-être pas des plus pertinents (?) mais qui de toute façon ne constitue pas l’essentiel du processus de gestion des compétences du personnel à documenter en Q S ou E (identification, acquisition, validation, révision, recyclage… des compétences du personnel selon les exigences d’un SMQ, SMS, ou SME, voire donc d’un SMI). Ce n’est pas lui qu’on va référencer, on va inclure son fichier dans un « vrai » document du SM traitant de la gestion des compétences du personnel (qui ne concernera pas que le Sce RH d’ailleurs).
– (par exemple) La formation pratique à la sécurité au poste de travail et, en complément, d’autres compétences S&ST (habilitations électriques, autorisations de conduite, secouristes, représentants du personnel au CHSCT…) sont directement de l’ordre du SMS&ST ou de la dimension « S&ST » d’un SMI, mais n’est pas « Q » ou « RH » (d’ailleurs il n’existe pas de « SMRH », la fonction RH est contributive du volet « formation-compétences du personnel » pour les aspects Q, S, et/ou E et elle n’est pas la seule).
– Si la norme ISO 45001 sort un jour (?) la meilleure cohérence formelle des chapitres des 3 principales normes ISO de SM Q-S-E devrait aider à concilier une documentation « SMI ». Alors (suggestion de principe) à coté d’éventuels documents « sectoriels » dont les fichiers commenceraient par QUAL, S&ST et ENVT, on peut par exemple envisager d’avoir des documents « intégrés » transverses dont les fichiers commenceraient par QSE…
Illustration : dans la documentation d’un SMI et selon mon principe de référencement des documents, pour une politique intégrée (beurk !) ou le processus de gestion des compétences QSE du personnel on pourrait avoir les références « 5.2 QSE Politique 2016-09-15″ et « 7.2 QSE Gestion des compétences du personnel 2015-02-10« .
A contrario un document sectoriel comme par exemple un document visant le processus « CHSCT » qui relève du probable chapitre 5.4 Participation/coopération et consultation de la future ISO 45001 (il n’y a pas d’exigence de ce genre dans ISO 9001 ou ISO 14001 qui n’ont donc pas de chapitre 5.4) pourrait avoir le référence « 5.4 S&ST Fonctionnement du CHSCT 2014-10-05« .
Ces noms de fichiers informatique sont directement compréhensibles, sont finalement assez courts et se classent automatiquement dans un ordre logique (cf structure des exigences de SM) facilitant leur recherche dans une liste informatique…
5.2 QSE Politique 2016-09-15
5.4 S&ST Fonctionnement du CHSCT 2014-10-05
7.2 QSE Gestion compétences du personnel 2015-02-10
Qu’en penses-tu ? D’autres avis ?
A+
Hello !
Pour plus de sûreté il vaut mieux prendre des infos sur les CACES à leur source (dont la « FAQ ») :
A+
Hello !
Sur la forme d’un tel planning :
Tu trouveras plein de choses grâce à google… (exemple : http://www.gestiondeprojet.net/articles/planification_projet.html ).
Sur son contenu :
Bn euh… là ça dépend des résultats de ton diagnostic, de l’organisation de l’entreprise, des ressources (quantité et compétences) accordées au projet de transition du SMQ et du délai global à tenir, etc… il n’y a que toi qui puisse voir à voir…
A+
Hello !
Bin euh… Rabiatou ta demande est bien trop courte et bien trop générale pour qu’on comprenne ton besoin réel et son contexte…
Pour ce qui est de décrire, schématiser, présenter ou « rédiger un processus » tu trouveras plein de chose sur internet. Et pour ce qui est « du déploiement de la fibre optique » (comme si c’était un processus universel et totalement déterminé) je ne vois pas… Tu ne peux éventuellement envisager que celui motivant la demande qui t’est faite par ton entreprise et nous ne le connaissons pas…
A+
Hello !
Même avis que toi Savlynn. Je n’osais pas le dire (pour moi « bâtir et mettre en branle » un SM prend plutôt un an) en pensant que j’avais mal compris la « mission »en question. Je suis d’autant plus dubitatif quand je vois que l’opération « 20 jours » est cautionnée par ta société de service (bien connue)… c’est incroyable ! Ou alors Coralie a mal retranscrit la mission qu’on lui confie. Ou encore c’est 20 jours d’intervention de Coralie dans l’organisme de formation, étalés sur plusieurs semaines et avec du travail de la part de l’organisme de formation entre temps…?
En 20 jours moi je verrais bien un audit de l’existant Q dans cet organisme de formation sur la base des exigences ISO 9001 (une entreprise sans SMQ formel a néanmoins toujours un management « natif » de la Qualité) afin d’argumenter et de fonder la proposition d’un structure et d’une feuille de route pour une équipe projet à créer par la direction… et c’est cette équipe projet qui aura à « bâtir et mettre en branle » le futur SMQ avec la direction, en suivant la démarche générale que tu as rappelée Savlyn (c’est mon approche aussi, en insistant juste sur l’idée de co-construction de proche en proche « avec » les fonctions concernées dans l’entreprise).
A+
Hello !
Pour identifier un document d’un SM il n’y a pas besoin de 36 infos. Son titre sa date*, son auteur**, son « numéro de référence »*** et sa version* suffisent. Pour sa référence (carrément son nom de fichier) son domaine (S&ST par exemple), le chapitre de rattachement*** dans la norme SM de référence, un titre court « naturel » (son objet) et sa version* suffisent.
* La seule date pertinente pour un document à mon avis c’est sa date d’application, chez moi elle constitue la « l’indice de version » su document ce qui fait coup double et a bien plus de sens qu’une lettre par exemple.
** Les autres noms (genre vérificateur ou approbateur) n’ont aucun intérêt : la définition et la pratique rigoureuse d’un processus de revue des documents du SM dès leur naissance suffit à produire et gérer des documents bien nés (qq soit le nom des personnes qui ponctuellement y ont contribué).
*** Numéro de référence décliné du numéro de chapitre de la norme de SM de référence, ça aide à organiser la base documentaire et à chercher un document.
Complément : chez moi les supports d’enregistrement sont carrément « inclus » dans le fichiers des documents SM qui les imposent. Quand on veux un tel support on va « naturellement » dans son document maître (sa « procédure »). Ceci a deux avantages :
– Limitation références documentaires. Les « formulaires » d’enregistrement ont de fait les mêmes références que leurs documents maîtres puisque ils en sont une partie. Si un formulaire doit évoluer c’est son document maître qui évolue en réalité : un nouvel indice-de-version-date-d’application du document maître inclue le nouveau fichier-support d’enregistrement).
– Cohérence systématique et étroite des enregistrements avec leurs processus, avec leurs « procedures » (le formulaire n’est pas un processus en soi). Ca donne de la ressource et du sens. On voit trop d’enregistrement remplis pour eux-mêmes… comme si remplir le papier était la finalité…
Exemple de principe en S&ST (mon domaine de base) avec le processus de coordination sécurité des interventions d’entreprises extérieures chez une entreprise utilisatrice nécessitant notamment l’établissement de « plans de Prévention » (enregistrements). C’est une processus est une exigence réglementaires) :
Le fichier du document-maître (documentant le processus, la procédure) pourrait être référencé « SST 3.10.5.2 Coordination sécurité des EE 2016-06-15 » et inclure le fichier-formulaire « Plan de Prévention ». Le formulaire est titré « Plan de Prévention » et porte en pied de page le référence-titre de son document-maître… Une telle structure de références organise automatiquement la liste alpha-numérique des fichiers de la documentation numérique d’un SM.
Pour Cette base documentaire numérique est LA seule faisant foi : les éventuels tirages papiers sont des commodités « douteuses » (d’ailleurs chacun de ses documents comporte une mention du genre « seule la version informatique de ce document dans la base est à jour et authentique). Du coup il n’y a même pas à gérer une base papier de référence… et il n’y donc pas à prévoir à quelle date on pourra détruire de vieux documents papiers encombrants (sauf en ce qui concerne les enregistrements remplis, à moins qu’on les scanne systématiquement pour les conserver en numérique). Par contre on peut conserver à vie les vieux fichiers informatiques, mais sans les laisser accessibles dans la base documentaire active…
A+
PS : j’ai oublié de dire que chaque page de garde d’un document du SM comporte un petit tableau rappelant succinctement date d’application, la raison et l’auteur de chacune de ses versions passées.
