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Hello Charlaine !
Tu ne pourras en effet que “contribuer” à la mise en place d’un SMQ car une telle création prend sensiblement plus de quelques mois. Néanmoins tu trouveras en fin de message la démarche générale que je propose régulièrement pour la mise en place d’un SM. Elle est de l’ordre d’une “conduite de projet”.
Et regard de cette démarche et s’il y a une certaine proximité entre la raffinerie et la savonnerie (géographique, direction, partage ou transfert de personnel…?) dans les deux mois restant tu pourrais peut-être faire un “état des lieux de l’expérience de “management Qualité” (REX) dans la savonnerie pour nourrir le projet d’élaboration d’un SMQ dans une raffinerie d’huile” (je le dis avec mes mots sans savoir quelle latitude de travail tu as). Ce serait une expérience très intéressante pour toi.
Autres remarques :
– Je n’ai pas bien compris si la raffinerie était indépendante de la savonnerie ou pas, autrement dit si le SMQ envisagé ne concerne que la raffinerie ou l’ensemble de l’entreprise… Bref quel est le périmètre envisagé ? En fait existe-t-il un SMQ dans la partie la plus ancienne ? Pourquoi n’est-il pas étendu à la nouvelle unité le cas échéant ?
– Tu as déposé ton message dans une rubrique Qualité mais tu évoques aussi des aspects S&ST et Envt… or ces trois domaines de management sont des domaines différents. Quel SM est-il envisagé ? (quel modèle normatif ?)
– Franchement si à propos de management S&ST la seule idée qui te vient à l’esprit c’est celle des EPI… il y a un problème
A+
Pour mettre en place un Système de Management (quelque soit le domaine de management X et la norme de SM visés) voici quelles sont à mon avis les grandes lignes à suivre (validées par certaines expériences personnelles) :0- Voir d’emblée l’intégration du modèle normatif de SMX dans l’entreprise comme un “projet” de l’entreprise à mener par la direction en mode “conduite de projet” (c-à-d une petite équipe projet, un budget, un planning d’actions, de la comm, etc… à la maille de l’entreprise). Ce qui nécessite une décision et un suivi de la part de la direction…d’autant qu’elle aura aussi des tâches à réaliser en cours de projet.
1- Commencer par une découverte-compréhension-appropriation des exigences du modèle normatif de SMX par l’équipe projet en se faisant un atelier de lecture au minimum, voire une formation sur la norme et le SM (et/ou à l’occasion du point suivant).
2- Faire de toute façon un état des lieux initial des pratiques actuelles de l’entreprise dans le domaine X sous la forme d’un véritable “audit” en utilisant la norme de SMX comme “référentiel d’audit”… (disons qu’on fait un audit du SMX “natif” de l’entreprise, car l’entreprise manage déjà le domaine X d’une manière ou d’une autre, même si c’est d’une manière empirique.
3- Ce audit permet d’identifier ce que l’entreprise fait déjà de correct “sans le savoir” (à entériner par le projet), ce qu’elle fait mais pas correctement (à ajuster par le projet) et ce qu’elle ne fait pas encore mais devra faire pour être en accord avec la norme de SMX (à créer par le projet)…
4- Cet audit nourrira l’élaboration de sa feuille de route (identification et planification des tâches nécessaires à la structuration et la mise en oeuvre du SM = planning des tâches avec responsables et jalons), surtout si l’entreprise a les moyens de faire réaliser cet audit par un consultant compétent en SMX en prévoyant au CdC qu’il le mène accompagné de la petite équipe projet (ce sera une sorte de formation minimum ou complémentaire évoquée plus haut).
5- Planifier et réaliser les tâches ainsi identifiées pour construire le SMX en associant au passage les acteurs des principales fonctions concernées par les processus X ainsi consolidés ou créés, et lancer peu à peu le SMX avec leur participation initiale et maintenue ensuite.
NB : créer et lancer un SMX prend raisonnablement de l’ordre d’une année.
etc…Hello !
QSERisk je n’identifie pas de “dénomination classique” plus légitime qu’une autre, mais en tout cas ISO 9001 a abandonné le terme de “fournisseur” pour celui de “prestataire externe” (que ce soit pour des services ou des produits) et n’utilise pas celui de “sous-traitant”.
Toutefois il suffit de relire sa note A1 pour confirmer que ce référentiel n’impose pas l’utilisation de son vocabulaire. Dans un SMQ bâti sur ce modèle on peut donc par exemple utiliser des termes comme “fournisseur”, “partenaire”, “sous-traitant”, “distributeur”, “entreprise extérieure”, “contractant”, “marchand”, etc… ou même “prestataire” tout court plutôt que “prestataire externe*”
* que serait un prestataire interne ?
A+
Hello !
Bin… euh… c’est vrai que ça donne une cartographie un peu curieuse, un peu “incestueuse” si j’ose dire. En fait Sgu ça dépend du périmètre de “l’organisation” dont tu veux cartographier les processus* (or ta cartographie ne l’indique pas)… Et d’ailleurs pour quoi faire cette cartographie ? Y-a-t-il un projet de SMQ ? A quelle maille ?
* les activités opérationnelles du Service central étant grosso-modo les activités supports de l’Etablissement public considéré (ces deux notions ayant leur importance, en l’occurence par rapport à celle de clients, si on envisage les exigences de l’ISO 9001 par exemple).
Manifestement tu ne veux considérer que ton “Service central”.
Alors pour éviter le doublon de tes processus je te propose de mieux identifier leurs bénéficiaires respectifs tout simplement en faisant comme tu l’as déjà fait une fois pour le processus “PILOTAGE ET COORDINATION DU RESEAU DE LABORATOIRES” :
Le titre titre général de la cartographie devient “CARTOGRAPHIE DES PROCESSUS DU SERVICE CENTRAL“, le titre du principal groupe de processus devient “MISE À DISPOSITION ET GESTION DES RESSOURCES DU RESEAU DE LABORATOIRES“, les titres des processus supports “Pilotage du Service central“, “Management de la qualité et amélioration continue du Service central“, Ressources humaines du Service central“, “Achats du Service central” et “Moyens généraux du Service central“. Qu’en penses-tu ?Si les labos établissent leur cartographie, ils mentionneraient alors des processus “supports” externalisés (ceux fournis par le Sce central).Mais finalement (la nuit portant conseil) il y a une alternative plus simple et suffisante, c’est de supprimer les trois “pauvres” processus (supports) du bas !
En ajustant néanmoins le titre du groupe de processus comme ci-dessus en “MISE À DISPOSITION ET GESTION DES RESSOURCES DU RESEAU DE LABORATOIRES“. Accessoirement en toute logique en entrée-sortie de ta cartographie il ne faudrait pas simplement évoquer les exigences des “clients” et autres parties intéressées mais qqchose comme celles des laboratoires ou des clients des laboratoires… ou alors ajouter un 3ème processus central du genre “PRODUCTIONS DU RESEAU DE LABORATOIRES” (et le titre général de la cartographie doit alors viser l’Etablissement) que tu ne détailleras pas puisque ce n’est pas ta cible. Mais les labos pourront s’inscrire dans cette cartographie générale en détaillant leur propres processus. Qu’en dis-tu ?
Je crois que ces propositions répondent à ton attente en clarifiant l’identification et l’articulation des processus cartographiés. Néanmoins personnellement je décrirais les processus de l’ensemble de l’Etablissement public (Sce central + Labos) même si ensuite je ne m’intéresse qu’aux processus du seul Sce central.
A+
PS : un dessin (c’est tout l’intérêt d’une telle “cartographie” !) valant mieux qu’un long discours, pour faire une maquette de ces propositions il faudrait que ta PJ ne soit pas un fichier PDF mais un PPT ou DOC.
NB : comme mentionné par Thaumasia le vocabulaire “processus” génère aussi des débats, néanmoins Kaboka en l’occurence c’est toi-même qui a évoqué une divergence de vocabulaire dans ton entreprise et non une richesse
(suite encore)
Thaumasia je fais comme la Drôme en ce qui concerne ton évocation de débats inutiles à propos de certains vocabulaires, j’adhère ! Ces histoires sont trop souvent des chicaneries de “qualité qualiticienne” perdant de vue les besoins pratiques de l’entreprise.
A+
(suite)
Kaboka a déclaré
“En tant qu’apprenti qualiticien je n’ai pas le droit de faire la confusion entre procédures, instructions ou mode opératoire“.D’une certaine manière c’est faux… si tu penses à l’ISO 9001. Car elle n’utilise pas ces termes et ne les définit donc pas ! (ses anciennes versions comportaient des termes comme « document », « procédures documentées », « manuel qualité », « plan qualité », « enregistrement », etc… mais la version actuelle de la norme et de ses cousines ISO se contentent d’évoquer des « informations documentées ». Et les entreprises nomment leurs différents types documents comme bon leur semble le cas échéant.
Du coup les appellations de documents à pratiquer sont seulement celles déterminées par ton entreprise pour la documentation de son SMQ (ex : dans une de mes vies antérieures pour les opérateurs on parlait de “spécifications” de fabrication ou de contrôle). Donc pour être exact tu devrais dire plutôt : En tant que membre de l’entreprise Machin je n’ai pas le droit de faire la confusion entre ses documents “wwwwwwww”, “xxxxxxxxxx”, “yyyyyyyyy” ou “zzzzzzzzs”.
A+
(compléments)
Hello !
Kaboka, il faut tester ton document auprès des opérateurs concernés puisqu’il leur est destiné…
Sur un plan pratique tu n’as pas dit de quelle manière concrète il leur sera disponible sur les postes de travail (présentoir mural sous feuillets plastiques ?) mais tu as intérêt à en réduire le nombre de pages, par exemple en lui donnant une structure de tableau à deux colonnes avec les photos d’un coté et les instructions de l’autre (au lieu de tout empiler sur une seule colonne plus longue).
Numéroter les opérations serait intéressant également (ça permet d’identifier sans erreur possible telle opération dont on discute le contenu par exemple dans un échange téléphonique ou par mail).
Pourquoi le doublon indice + date ? A tout prendre la date a plus de sens et suffit (c’est ce que je pratique de mon coté). Tu peux encore gagner de la place en injectant la référence du document dans sont pied-de-page avec la numérotation des pages.
Quelque soit le nombre de personnes impliquées dans un système de management (autrement dit quelque soit la taille de l’entreprise) il peut être utile de distinguer différents types de documents. Mais si le terme de “procédure” pose vraiment problème tu peux tout bonnement mentionner “Document Qualité” ou même ne rien mentionner du tout ! Et te contenter de glisser le mot “Qualité” dans la référence du document PR-003… (ces lettres PR ont-elles un sens ?)
Voir cette maquette bien plus simple (PJ). Qu’en dis-tu ?
Astuce de bureautique : si tu nommes ton fichier de cette manière* “Qualité PR003 – Montage Poële Aubrac – 2018/05/23” tu pourras directement “insérer” le “nom du fichier” et la “numérotation des pages” dans son “pied-de-page” Excel ou Word. Ainsi quand tu créeras une nouvelle version du document (nouvelle date et nouveau fichier) la mise à jour de sa référence est facilitée.
* au fond c’est sa véritable référence car elle est totalement “sensée” !
PS : injecter des mesures de prévention S&ST (voire Envt) est pertinent, mais avant de se jeter sur les EPI (la “pire” des préventions) par réflexe reptilien il faudrait commencer par analyser les risques en question pour être en mesure d’envisager des mesures de prévention “supérieures”.
A+
Hello !
Je ne sais pas quel sens spécial tu donnes au terme “procédure” mais si tu dis toi-même que “tu décris le montage de chaque élément” des appareils de chauffage alors il n’y a rien d’étonnant qu’autour de toi pour certains ce soit des instructions de montage ou des modes opératoires… Mais qu’importe ? Pourvu que ces documents satisfassent un besoin de manière pertinente !
Créer de tels documents avec des photos est une bonne chose (certaines entreprises commencent à utiliser des vidéos), mais désolé je n’ai pas de “modèle” particulier à te proposer.
A+
Hello !
Je n’ai aucun logiciel/app à te proposer du coté des contrats (commerciaux) mais en tout cas la question ne se pose pas en ce qui concerne les documents SMI (il n’y a a aucun enjeu juridique en la matière, et la documentation du SMI n’a pas d’exigence de “signature”).
A+
Guirati, tu as pu néanmoins lire ainsi plusieurs politiques illustrant la prise en compte de l’exigence 5.2.1 de l’ISO 9001, ce qui devrait t’aider. Mais effectivement chaque politique est propre à la direction qui l’a formulée (elle lui est “personnelle”). A ta direction d’exprimer la sienne. A+
Hello !
A part l’exigence 5.2.1 ce document n’est guère défini par l’ISO. Pour avoir de nombreux exemples ou conseils recherche des politiques qualité sur internet, par exemple en cherchant “politique qualité de l’entreprise xxxxxxx” de grandes entreprises que tu connais, ou même en cherchant simplement “politique qualité”.
A+
Hello !
Quelle approche précisément trouves-tu assez maladroite Thaumasia ? Et pour quelles raisons ?
A+
(suite)
“Aucun référentiel n’y oblige” (je devine Thaumasia que tu évoques l’idée d’une “lettre d’engagement”).
Se contenter de dire qu’aucun référentiel n’exige pas ce document (c’est vrai) laisse malheureusement ouverte l’idée de l’établir pour celui aurait une mauvaise compréhension de “l’exigence d’engagement” que formule ISO 9001 (et d’autres) et une vision “papier” du SM.
Donc il vaut bien mieux dire q’une “lettre d’engagement” est un non-sens qui ne répond à aucune exigence des référentiels de SM… c’est plus pédagogique pour les novices qui s’interrogent à propos de cette idée incongrue.
A+
