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Bonjour,
J’ai opté pour la dernière partie de votre message. Je me suis construit un tableau de diffusion de documents sur Excel (colonne = points de diffusion, ligne = documents).
Dans chaque case est noté le numéro de version diffusé, j’ai également une colonne avec la version en vigueur pour chaque document. J’ai pu ainsi mettre en place un indicateur de “bonne diffusion” à savoir que 90% des documents diffusés doivent être ceux en vigueur. Je ne suis pas partie sur 100%, car j’ai toujours au moins un document en “attente” de diffusion.
Merci.
@Shawar :
Oui pour la pénibilité je sais que les fiches sont individuelles, mais ce qui nous pose souci c’est du côté de l’analyse de poste.
Dans mon entreprise, nous sommes étroitement liés au travail saisonnier, cela signifie que nous avons chaque année près de 200 fiches d’exposition individuelle à sortir (fin de contrat). La plupart des saisonniers sont affectés à un poste, là ça reste simple. Mais certains saisonniers “tournent” sur deux ou trois postes chaque semaine. Nous ne pouvons pas “prévoir” leur exposition, nous sommes obligés de faire une analyse par poste de travail, suivre les plannings pour remettre une fiche qui correspond à ce qu’ils ont fait.
De plus, sur deux postes équivalents (même travail de base), nous pouvons avoir des facteurs différents (vétusté des équipements, environnement de travail différents, …) ce qui nous oblige à faire une fiche analyse par typologie de poste + une fiche pour les postes particuliers.
Bref tout cela est loin d’être simple, nous sommes encore en phase d’analyse des postes pour déterminer le niveau des facteurs. Une fois les données mises dans un tableau, il faudra recouper avec les badgeages et les plannings pour leur sortir une fiche à chaque fin de saison.
Parfois je me demande si les personnes au dessus qui sortent les lois sans les outils se rendent compte de la masse de travail que ça représente dans des “petites” structures (malgré 200 saisonniers, nous ne sommes que 4 à travailler sur les parties administratives)
Bonjour,
Je rejoins Shawar car j’ai actuellement les mêmes problématiques au sein de ma société :
– Le suivi et l’applications des textes réglementaires (qui parfois se contredisent)
– La communication interne et externe sur les projets et les actions mises en place au sein de l’entreprise
– La mise en place de l’évaluation des facteurs de pénibilité et les découpages à prévoir (par poste, par type de poste, par personne ? )
Je dois être à 300 lignes environ, j’utilise des filtres pour m’y retrouver.
Pour l’ICPE, j’ai une collègue qui travaille un peu différemment. Elle s’est créé un document word avec les rubriques ICPE qui la concerne. Elle a une colonne pour noter sa quantité, puis deux colonnes pour noter les différents seuils avec les modes de calculs.
Je te joins un extrait pour que tu comprennes mieux.
Vu que tu sembles avoir beaucoup d’ICPE, peut-être que tu peux suivre tes calculs de seuils sur ce fichier, mais faire ta veille réglementaire (notamment sur les changements de seuils des rubriques) sur le tableau excel.
Quand tu veux mettre à jour ton word, tu filtres sur l’excel ce qui concerne les ICPE et avec les dates tu devrais retrouver les modifications à prendre pour que ton word reste correct (je sais pas si je suis très claire).
Bonjour,
La veille réglementaire, c’est toujours un peu pénible à mettre en place. Je vais vous décrire notre processus, c’est pas forcément l’idéal mais au niveau norme je n’ai pas eu de souci (certification QE).
J’ai un tableau excel ou j’ai regroupé les différents textes, j’ai noté la référence du texte (pour pouvoir le retrouver facilement si besoin) et la date de dernière mise à jour. Ensuite j’ai une colonne pour évaluer la conformité (Oui / Non / Non concerné ), une colonne commentaires (notamment quand il est question de seuil) et une colonne pour noter les actions à mettre en place si besoin (qui sont indexées à mon plan d’action).
J’ai la chance d’être dans un secteur d’activité ou je reçois les principales informations sur les évolutions réglementaires par mail, mais je me suis abonnée à divers flux RSS pour être tenue au courant d’autres évolutions.
Quand une nouvelle réglementation paraît, je la note dans mon tableau (soit une nouvelle ligne soit une mise à jour avec une nouvelle date) et je transmets l’information au chef de service concerné pour qu’il me donne l’évaluation de la conformité et si nécessaire les actions à mettre en place.
Une fois par an, j’utilise ma colonne “commentaires” pour voir si on est toujours conforme (notamment avec les seuils ICPE).
En revue de Direction, nous prenons un temps pour faire le point sur notre évaluation de conformité (faut pas rêver, on ne sera jamais à 100% ).
J’espère que ça pourra vous aider.
Bonjour,
Pour commencer je te propose de lire cet article : http://www.qualiblog.fr/principes-generaux-de-la-qualite/mettre-en-oeuvre-une-demarche-qualite-en-10-etapes/
Cela devrait te permettre d’avoir une idée plus claire de la démarche à suivre.
Oui c’est pas facile, dans mon entreprise j’ai une soixantaine de points de diffusion et c’est que du document “papier”. C’est difficile de maîtriser toutes les mises à jour mais d’un autre côté, m’être efforcée de les impliquer dès le début, me permet aujourd’hui d’avoir des dizaines d’yeux qui regardent si j’ai pas oublié un point de diffusion.
Tu ne pourras jamais “obliger” quelqu’un à lire un document s’il n’en a pas envie. Pour ceux là, prend le temps de leur expliquer que sans eux, tu ne peux pas savoir si les procédures écrites sont bien conformes car ce sont eux qui détiennent le “savoir”. Tu n’auras jamais 100% d’adhésion, mais si la majorité te suit, ça se passera très bien.
Essaie vraiment d’impliquer au maximum les équipes dès le début. Le temps que tu vas prendre au début sera du temps gagné plus tard.
Bonjour,
Le chapitre 4 de la norme ISO 9001 te donne les indications nécessaires :
– “assurer la disponibilité sur les lieux d’utilisation des versions pertinentes des documents applicables”.
Il s’agit effectivement de t’assurer que les personnes aient à leur disposition les documents nécessaires à la réalisation de leurs activités. A toi de définir les points de diffusion de chaque document, la liste des documents nécessaires à chacun de ses points et faire en sorte que les personnes en prennent connaissance (dans le cadre d’audit de procédure par exemple).
L’idée des fiches de lecture ne me parait pas être la solution. Elle va te permettre de te garantir qu’ils l’ont lu mais risque de leur mettre dans l’idée que ces procédures sont des contraintes (comme faire faire une fiche de lecture à un enfant pour vérifier qu’il ait bien lu son livre, là ou un simple échange ou un petit commentaire oral suffit).
Personnellement je fonctionnerais de la sorte :
– en diffusant les documents (papiers ou informatique) faire le tour des équipes pour leur expliquer que de nouvelles procédures ont été mises en place.
– leur demander d’y jeter un oeil pour être sûre que ces procédures soient bien conformes à ce qu’ils font
– les faire participer en cas “d’écart”, comprendre si c’est la procédure qui est mal écrite ou leur méthode de travail qui ne correspond pas. Provoquer la discussion.
– leur proposer de créer des documents répondant à leurs besoins et si création, bien insister à nouveau lors de la diffusion sur l’intérêt de vérifier qu’il n’y ait pas d’erreur (même si les documents sont revus avant validation, cela permet de les impliquer et de les intéresser)
J’espère avoir répondu à ta question.
La “date” est notée directement dans mon plan d’action est non une procédure mais ça reste plus ou moins au feeling.
Dans ma procédure j’ai juste expliqué que la mesure de l’efficacité se faisait aux périodes fixées par mon plan d’action.
Si c’est une action visant à améliorer la satisfaction de nos clients sur cet item, je pourrais mesurer l’efficacité à la fin de ma prochaine vague d’enquêtes par exemple. Quand c’est une action sur la sécurité au travail, je le mesure lors de la révision du document unique où l’on fait l’analyse de nos AT, c’est pas une date précise mais je sais qu’on le fait au mois de juin en principe.
C’est sûr que c’est pas parfait mais ça me permet de planifier un peu, j’ai quelques “loupés”, notamment quand je pense que l’efficacité se verra plus vite que prévue mais dans ce cas je corrige ça dans mon plan d’action.
Vu que les mises à jour ont lieu qu’une fois par an, je suis pas sûre que ce soit très pertinent.
Merci quand même.
Bonjour,
Suite à une demande de mon auditeur sur la mesure de l’efficacité qui correspond à vos besoins, j’ai modifié mon plan d’action. Dans ma colonne “mesure de l’efficacité”, je note désormais une date ou une période pour l’établissement de cette mesure d’efficacité. Cela me permets de planifier ces mesures au cas par cas, selon si l’efficacité de l’action pourra se mesurer à une date précise (levée d’une anomalie lors d’un audit par exemple) ou dans le temps (réclamation client).
J’espère que cela répond à la question.
Delphine.
Bonjour,
Il me semblait vous avoir déjà aidé à ce sujet mais visiblement mes explications n’étaient pas claires :
http://www.qualiblog.fr/forum/management-de-la-qualite/point-damelioration/
Vu que vous avez posté cette fois ci dans la partie environnement, je vais essayer de vous prendre des exemples sur un SME.
En principe vous avez du faire un relevé de toutes les exigences légales et réglementaires qui s’appliquent à votre société.
Vous avez du également noter en face de chacune de ces exigences si vous étiez conforme ou pas.
Je vais vous donner un exemple (attention, je sais pas si ces exigences vous concerne !!! )
Exemple :
– Exigence 1 : Utilisation de Gasoil non routier pour les engins de chantier – Conforme
– Exigence 2 : Réglementation ICPE sur le stockage de soufre – Non conforme
– Exigence 3 : Traitement des déchets dangereux – Conforme
On a donc 3 exigences au total, 2 sur lesquelles nous sommes conformes, 1 sur laquelle nous sommes pas conforme.
Mon taux de conformité est donc de 2 (conformes) sur 3 (totales) = 2/3 = 66 %
Exigence légale : qui est demandée par la loi
Exigence réglementaire : qui est demandée par un règlement
J’espère que c’est plus clair.
1) Oui j’ai bien compris que vous aviez des certificats d’étalonnage mais vous en faites quoi ? Si un instrument n’est pas conforme que faites vous ?
2) Là j’ai du mal à comprendre, c’est possible d’avoir l’intitulé exact du point d’amélioration ?
3) Par exemple j’ai 10 exigences réglementaires dans mon activité, il n’y a que 8 de ces 10 exigences auxquelles je suis conforme. Mon taux de conformité est de 8/10 donc de 80%.
Pas facile sans connaître le contexte …
1- A priori, les résultats d’étalonnage ne sont pas totalement exploités. Si l’instrument est classé non-conforme, qu’en fais-tu ? Tu le jettes, tu le déclasses ? Faudrait un peu plus de détails sur le contexte pour comprendre ce qu’il a voulu dire, envoies tu des instruments au contrôle alors qu’ils n’en ont pas besoin (parce que pas classé comme indicateur de mesure dans tes fiches) ?
2- Qu’est ce que la fiche de certification MP ?
3- Pour moi, le taux de conformité légale et/ou réglementaire, est tout simplement un indicateur. Il s’agit de mesurer, en fonction des exigences légales et réglementaires, applicables à ton organisme, celles ou tu es conforme et celles où tu ne l’es pas. Le but étant bien entendu d’augmenter ce taux régulièrement pour être le conforme possible.
