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, le il y a 9 années et 8 mois.
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Bonjour,
Dans la démarche de mise en place d’un SMQ, il faut une veille documentaire. Mais comment mettre en place un système comme cela en place ?
Si j’ai bien compris il faut regrouper tous les textes de lois et de normes qui touchent à l’activité de l’entreprise, ainsi que les mise à jour, suppression, nouveaux textes, …
Est-il suffisant de placer ces textes dans un documents word, avec les références ou doit-il y avoir l’extrait du texte ou le texte complet ? Et un document word est-il adapté ou existe-il des façon plus simple de procéder ?
Merci de votre réponse future,
Cordialement.
Bonjour,
Je suis actuellement assistant QSE en contrat de professionnalisation en formation de RQSE au CESI et je me pose la même question que vous.
Actuellement ma tutrice en entreprise utilise un simple tableau Excel qu’elle complète au fur et à mesure des mails qu’elle reçoit ou des infos qu’elle trouve.
Comment avez vous fait de votre coté?
D’avance merci.
Sylvain
Bonjour,
Je n’ai malheureusement aucune réponse à vous apporter, n’ayant pas obtenu moi-même de réponse suffisamment claire pour mettre en place ce système. Toujours la même entreprise mais remplaçant ma collègue, j’ai du laisser les démarches qualité de côté en attendant son retour et n’ai pas conséquent pas eu réellement le temps de me pencher sur la question.
L’idée du tableau Excel me semble une bonne idée, mais la question persiste, à savoir si un simple document de ce genre est suffisant aux yeux de la norme ou non …
Je vous souhaite une bonne continuation dans vos démarches.
Cordialement,
ElodieDommage, j’espère que quelqu’un d’autre pourra nous aider.
Dans le cas du tableau excel le problème (dans mon cas) est qu’il fait 500 lignes et que, d’après ma tutrice il n’est pas complet.
Sylvain
Bonjour,
La veille réglementaire, c’est toujours un peu pénible à mettre en place. Je vais vous décrire notre processus, c’est pas forcément l’idéal mais au niveau norme je n’ai pas eu de souci (certification QE).
J’ai un tableau excel ou j’ai regroupé les différents textes, j’ai noté la référence du texte (pour pouvoir le retrouver facilement si besoin) et la date de dernière mise à jour. Ensuite j’ai une colonne pour évaluer la conformité (Oui / Non / Non concerné ), une colonne commentaires (notamment quand il est question de seuil) et une colonne pour noter les actions à mettre en place si besoin (qui sont indexées à mon plan d’action).
J’ai la chance d’être dans un secteur d’activité ou je reçois les principales informations sur les évolutions réglementaires par mail, mais je me suis abonnée à divers flux RSS pour être tenue au courant d’autres évolutions.
Quand une nouvelle réglementation paraît, je la note dans mon tableau (soit une nouvelle ligne soit une mise à jour avec une nouvelle date) et je transmets l’information au chef de service concerné pour qu’il me donne l’évaluation de la conformité et si nécessaire les actions à mettre en place.
Une fois par an, j’utilise ma colonne “commentaires” pour voir si on est toujours conforme (notamment avec les seuils ICPE).
En revue de Direction, nous prenons un temps pour faire le point sur notre évaluation de conformité (faut pas rêver, on ne sera jamais à 100% ).
J’espère que ça pourra vous aider.
Merci pour votre réponse.
Petite question, votre tableau représente environ combien de lignes.
Je travaille pour une entreprise classé ICPE également et la quantité d’articles, de circulaires, de décrets, d’arrêtés et autres me faire peur.
Sylvain
Je dois être à 300 lignes environ, j’utilise des filtres pour m’y retrouver.
Pour l’ICPE, j’ai une collègue qui travaille un peu différemment. Elle s’est créé un document word avec les rubriques ICPE qui la concerne. Elle a une colonne pour noter sa quantité, puis deux colonnes pour noter les différents seuils avec les modes de calculs.
Je te joins un extrait pour que tu comprennes mieux.
Vu que tu sembles avoir beaucoup d’ICPE, peut-être que tu peux suivre tes calculs de seuils sur ce fichier, mais faire ta veille réglementaire (notamment sur les changements de seuils des rubriques) sur le tableau excel.
Quand tu veux mettre à jour ton word, tu filtres sur l’excel ce qui concerne les ICPE et avec les dates tu devrais retrouver les modifications à prendre pour que ton word reste correct (je sais pas si je suis très claire).
Merci beaucoup, il va falloir que je me penche dessus.
Vu que je ne travaille en QSE que depuis 1 mois et en alternance, il va me falloir du temps pour tout assimiler et restituer en entreprise. D’autant plus que je travaille dans plusieurs entreprises en même temps.
Je te tiendrais au courant de l’avancement.
Sylvain
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