INFORMATIONS DOCUMENTÉES ISO 9001 14001 ET 45001

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  • Ce sujet contient 25 réponses, 7 participants et a été mis à jour pour la dernière fois par Henri, le il y a 1 mois.
11 sujets de 16 à 26 (sur un total de 26)
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    Messages
  • #18947
    Romane
    Participant

    Bonjour,

    Je fais partie d’une entreprise un peu particulière puisqu’il s’agit d’une Société d’économie mixte à opération unique » (je vous laisserais allez voir sur internet pour plus de détail car il n’y  a pas de définition simple). Dans son fonctionnement, mon entreprise est une sorte de filiale d’un groupe mais le groupe à autorité sur nous et certaines personnes du groupe sont détachés pour nous. Autrement dit nous sommes une entité du groupe (nous faisons partie de leur indicateurs et de leurs chiffres) mais sommes tout de même indépendants (nous avons un système propre à notre entreprise pour certaines choses).

    Nous souhaitons être certifié sur la base des référentiels ISO 9001, 14001 et 45001. Etant intimement lié au groupe de part la structure même de la société, il très souvent difficile de faire la part des choses entre ce qui est « nous » et ce qui « le groupe ». Par conséquent, nous utilisons de nombreux documents du groupe que nous partageons avec le reste du groupe (des tableaux utilisés par nous et le groupe).

    Nous avons eu une matinée déchange avec notre auditrice (l’audit externe se fera fin novembre) et il vrai que nous parlons régulièrement du groupe en disant « ce n’est pas nous qui gérons mais le groupe ». J’ai maintenant bien compris que nous devons tout de même avoir un regard sur ce qui est fait au niveau du groupe pour s’assurer qu’ils respectent bien nos exigences qui sont celles des 3 normes. Cependant je me pose la question sur les informations documentées. L’auditrice nous à dit qu’elle ne voulais pas voir de logo du groupe car c’est nous qu’elle audit et pas le groupe. Je comprend quelque part sont point de vue, cependant nos processus (nous avons des fiches processus) utilisent des documents du groupe. Nous utilisons leur mode opératoire que nous appliquons. Au même titre que comme je l’ai dit plus haut, nous remplissons des documents que le groupe rempli également de fait ils ont le logo du groupe.

    Ma question est donc la suivante : Pouvons nous mettre dans nos fiches processus et dans notre système des documents du groupe ? Ma responsable me dit que nous devons réécrire ces fiches pour avoir notre logo en ne mettant que ce que nous faisons mais nous travaillons avec le groupe. Que doit-je faire si nous avons des documents du groupe.

    En espérant être claire.

    Merci d’avance.

    Romane.

    #18948
    Henri
    Participant

    Hello !

    Je suis assez d’accord avec l’auditrice. Je dirais qu’il faut dans le(s) SM de ton entité montrer quels documents « groupe » ton « entreprise assez particulière » reconnaît ou adopte et utilise comme étant ses propres documents « entreprise ».

    Disons que dans la gestion des informations documentées de ton « entreprise » il faut un bout de processus (cf article 7.5 des normes ISO de SM en question) qui valide-adopte les documents « groupe » en question (pour illustrer tu pourrais les marquer d’un logo « entreprise » que tu ajoutes au logo « groupe » des documents « groupe » ainsi adoptés… et leur ajouter une référence dans ton propre système de référencement des documents du SM(s) de ton entreprise). Ainsi ces documents « groupe » deviennent tes documents « entreprise ».

    A+

    #18950
    Henri
    Participant

    PS, je rebondis sur une de tes dernières phrases Romane « Ma responsable me dit que nous devons réécrire ces fiches pour avoir notre logo en ne mettant que ce que nous faisons mais nous travaillons avec le groupe. » :

    Je ne suis pas sûr de bien avoir compris sa seconde partie (le « mais »). Par contre sa première partie montre que ton « entreprise » n’est pas forcément concernée par tout ce que contiennent les documents « groupe » en question.

    Alors (par analogie aux directives européennes* :yes: ) voici une option sans doute encore plus pertinente : quand un document « groupe » est plus ou moins exploité dans ton entreprise, tu le modifies pour adopter et n’en conserver que ce qui est opérationnel chez toi tout en remplaçant sa référence groupe par une référence dans ton propre système documentaire SM (idem du coté du logo). Ce sera alors pleinement un document de ton SM. Et rien ne t’empêche dans un recoin de citer (référence et version) le document groupe que tu as ainsi « transposé ».  Ta responsable sera comblée.

    * une directive européenne n’est applicable dans une entreprise d’un état membre que lorsque celui-ci l’a « transposée » dans son droit national.

    Qu’en dis-tu ?

    A+

    #18951
    THAUMASIA_Academie
    Maître des clés

    Bonjour,

    Votre auditrice mérite encore un peu d’expérience dans son métier dans la mesure ou elle n’a aucun mandat pour décider de ce qu’elle voulait « voir » ou pas dans votre système de management. Et décider de ce qui doit être « logoté » ou non est une ânerie. Elle n’a probablement jamais eu à auditer un contexte groupe / filiale en évaluant qu’une filiale et elle a du mal à de souvenir de ce que la norme exigence dans ce genre de cas. Il y a un nom pour la remarque qu’elle vous a fait : l’impéritie.

    Rappelons tout d’abord 4 exigences essentielles des trois normes citées (sur la base de l’ISO 9001, mais les 3 étant HLS, elles sont déclinées de manière identiques) :

    4.2 / Il vous appartient de déterminer les exigences de vos parties intéressées : votre groupe (« maison mère ») est donc une partie intéressées dont l’application de d’informations documentées ou de dispositions (processus, procédures…) peut être une attente, une exigence.

    4.3 / Il vous appartient de vous assurer de la conformité, dans votre périmètre et votre domaine d’application.

    8.1 / Il vous appartient de vous assurer de la maîtrise des processus externalisés et de leur conformité aux exigences de la norme.

    8.4 / Il vous appartient de vous assurer de la conformité des produits et services fournis pas les prestataires externes (hé oui… vous pouvez aussi considérer que le groupe est prestataire externe sur certains éléments de votre domaine d’application).

    En résumé : vous pouvez déployer tout élément « externe » ou « groupe » dans votre système de management afin d’en assurer la conformité à condition de le maîtriser et d’assurer la conformité de cet élément (prestation, procédure, processus, support…) aux exigences des normes choisies et à vos propres exigences. Rien n’impose que cela soit « logoté », « charté ». Si seul un changement d’identité assurait l’efficacité d’une disposition : cela se saurait depuis longtemps et créerait des affres de pertes de temps dans les groupes et dépendances de holdings dans le monde. Bref… sa demande n’a aucun fondement vis à vis des normes.

    Aussi, lorsque vous dites « nous devons tout de même avoir un regard sur ce qui est fait au niveau du groupe pour s’assurer qu’ils respectent bien nos exigences qui sont celles des 3 normes », comprenez que vous devez avoir l’assurance que les éléments de réponses normatifs que vous « confiez » au groupe sont conformes aux exigences attendues et, cas échéant, que vous déployez les moyens pour vous en assurer (y compris l’adjonction de dispositions qui vous sont propres).

    Un exemple concret souvent vécu : la gestion de la formation.

    Il n’est pas rare que des filiales, certifiées elles-mêmes et de manière autonome, s’appuient sur le support du « groupe » (maison mère, holding, fédération…) pour la mutualisation des besoins de formation. Ainsi, les plans de formation (pour exemple) sont parfois des extraits d’une base ou d’un support national qui n’a pas le même logo, la même présentation.

    Aucun souci pour une certification : l’essentiel est que cela soit planifié (prévu) dans votre système de management. Un re-chartage de ce document serait une perte de ressources sans aucune utilité.

    Mais, si ce support n’intègre pas l’évaluation de l’efficacité des formations : il vous appartient alors de vous assurer que cette exigence (7.2 c) est conforme. Soit en faisant, vous, une évaluation de l’efficacité, soit en demandant ) votre groupe d’intégrer cela (s’il le veut bien…).

    Puisque je vous ai livré une définition, regardez la précision A6 de l’ISO 9001, deuxième paragraphe. Elle souligne que la terminologie « information documentée » couvre également la formalisation (si nécessaire) d’un « plan qualité ». Le « plan qualité » est un document permettant de signifier, entre autres, les amendements ou compléments d’un système de management par rapport à ce que vous appliquez vous ou venant d’autres sources.

    Nous avons des clients, par exemple, avec lesquels nous avons défini les dispositions « groupe » qui sont chartées « groupe » et chaque filiale certifiée (elles ne le sont pas toutes) met à jour son plan qualité indiquant ce qu’elle « récupère » du groupe et ce qui lui est spécifique (souvent local et parfois adapté à certaines autorités locales) et, dans ce cas, ce qui est charté selon son identité.

    Bref… cette histoire de faire figurer vos logos absolument est une attente de l’auditrice mais en aucun cas d’une norme ou d’un organisme certificateur…

     

    P.S. : personnellement, si j’avais à gérer cela chez un client (cela nous est déjà arrivé) je lui ferai part de ma surprise sur le fond, et lui assurerai de rédiger un plan qualité à minima. Si elle se montrait insistante ou dubitative : je la réfuterai, histoire de ne pas perdre de temps…

     

     

    #18954
    Henri
    Participant

    Hello !

    Thaumasia dans cette affaire le « logo » n’est qu’un détail :-) , le fond du sujet c’est la détermination et la gestion par « l’entreprise » de Romane des informations documentant son(ses) SM (cf articles 7.5 des normes en question).  Or aucune des articles que tu cites ne traite de la gestion des informations documentées. De plus l’auditrice ne met nullement en cause l’identification ou la prise en compte des exigences de telle partie prenante ni la maîtrise d’un éventuel processus externalisé.

    En fait il ne s’agit pas d’un SMQSE « groupe » ni même peut-être d’une « filiale » dans un « groupe » (?) puisqu’une SEMOP est une société alliant une collectivité territoriale et un opérateur économique plus classique pour réaliser une opération immobilière ou fournir un service d’intérêt général. Romane de quelle des deux parties de cette alliance viennent les documents en question ? Et (curiosité perso) plus particulièrement dans quel domaine Q,S et/ou E ? Quels documents par exemple ?

    Mais bon tout ça illustre aussi l’interprétation variable qu’on peut avoir des exigences de telles normes génériques ce qui fait le régal des auditeurs en tous genres.

    A+

    • Cette réponse a été modifiée le il y a 1 mois par Henri.
    • Cette réponse a été modifiée le il y a 1 mois par Henri.
    #18957
    THAUMASIA_Academie
    Maître des clés

    Nous n’avons pas la même expérience de l’audit alors je maintien que cela démontre surtout le manque de compétence d’une auditrice. Dans ce cas : la réponse est dans le système d’une part et l’absence d’exigence spécifique à ses demandes qui n’ont rien de normatif.

    Voilà tout.

    #18958
    Henri
    Participant

    <b>Thaumasia</b> nous sommes d’accord, chacun se positionne en fonction de ses expériences. Nous sommes également d’accord sur le fait que le « logo » d’un document SM n’est qu’un détail possible (mais ni nécessaire ni suffisant) de l’identification des supports  d’informations créés et tenus à jour avec lesquels une entreprise documente son(ses) SM(s) en application des exigences ISO SMX ou Y de leur article 7.5.2 en particulier.

    Il me semble que l’intérêt d’un forum n’est pas de juger des compétences d’un collègue mais d’apporter nos  arguments à un autre collègue qui a un besoin.

    A+

     

    #18959
    THAUMASIA_Academie
    Maître des clés

    L’intérêt d’un forum comme celui-ci est d’informer. En l’occurrence, cette information passe par le fait qu’une auditrice de certification oriente mal et de manière inappropriée une entreprise ce que je juge grave. Cette auditrice n’est pas ma collègue, j’estime nécessaire d’informer sur ce qui est donc « à faire » ou « à penser » de cette situation et cela contribue à l’apport d’arguments.

    C’est heureusement rare, mais malheureusement existant : le manque de maîtrise de certains organismes de certification les engagent à faire intervenir des auditeurs et auditrices en limite de compétence. Parfois : cela entraîne des effets durables dans les entreprises mal conseillées qui vont au-delà de la simple certification. Je juge donc important d’aborder ce sujet ainsi.

    #18960
    Henri
    Participant

    Accuser un auditeur anonyme d’impéritie ce n’est pas informer. Mais effectivement les collègues auditeurs sont de compétence et de pertinence très valables. L’objet de la discussion en cours, dans laquelle chacun apporte sa contribution* par son aide, son point de vue et/ou ses arguments (plutôt que des informations ?),  c’est l’intégration d’exigences ou documents extérieurs dans la documentation du SMQ, S et/ou E d’une entreprise.

    * comme c’est le cas dans tout forum du genre, ce qui permet au demandeur de se faire sa propre idée.

    A+

    #18961
    THAUMASIA_Academie
    Maître des clés

    Henri : j’ai depuis quelques années cessé de répondre à votre trollage, et mal m’en a pris à nouveau de réagir à votre commentaire non éclairant.

    Je maintiens : informer c’est dire à la fois ce qu’il est bon de faire, et d’expliquer aussi à quel moment des comportements sont hors norme et entrainent des effets que vous ne pouvez, visiblement, voir. Si pour vous être constructif est se contenter d’un monde ou tout est beau et tout est gentil et tout est progrès : je vous laisse à vos illusions tout comme je vous laisse le mot de la fin puisque tel est l’objectif de votre intervention.

    Simplement, veillez à demeurer dans votre champ de compétence s’il vous plait :yes:

    #18962
    Henri
    Participant

    Hello ! Et avec tout ça Romane, où en es-tu ? A+

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