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PS : je m’interrogeais sur l’actualité de le norme NF EN ISO 5555, mais c’est juste que j’étais tombé un peu vite sur une ancienne version alors qu’il en existe bien une version actuelle… https://www.boutique.afnor.org/norme/nf-en-iso-5555/corps-gras-d-origines-animale-et-vegetale-echantillonnage/article/765431/fa114733
Hello !
FFF, une autre lecture en réponse à ton questionnement :
PS : je ne partage pas du tout l’avis de mon collègue Thaumasia que ce qu’il propose en guise d’évaluation des R&0 soit applicable en matière d’évaluation des risques professionnels (à consigner dans le fameux « documents unique »).
A+
(suite)
Thaumasia, oserais-je lire un accord dans ton dernier message ? En tout cas ni toi ni moi ne pouvons engager « l’action » dans cette entreprise…
A+
Hello !
Youness, pour « mettre en place un Système de Management » (quelque soit le domaine de management « X » et la norme de SM visée) voici quelles sont à mon avis les grandes lignes à suivre (validées par certaines expériences personnelles) :
– Voir d’emblée l’intégration du modèle normatif de SMX dans l’entreprise comme un « projet » de l’entreprise à mener par la direction en mode « conduite de projet » (c-à-d une petite équipe projet, un budget, un planning d’actions, de la comm, etc… à la maille de l’entreprise). Ce qui nécessite une décision et un suivi de la part de la direction…d’autant qu’elle aura aussi des tâches à réaliser en cours de projet.
– Commencer par une découverte-compréhension-appropriation des exigences du modèle normatif de SMX par l’équipe projet en se faisant un atelier de lecture au minimum, voire une formation sur la norme et le SM (et/ou à l’occasion du point suivant).
– Faire de toutes façons un état des lieux initial des pratiques actuelles de l’entreprise dans le domaine X sous la forme d’un véritable « audit » en utilisant la norme de SMX comme « référentiel d’audit »… (disons qu’on fait un audit du SMX « natif » de l’entreprise, car l’entreprise manage déjà le domaine X d’une manière ou d’une autre, même si c’est d’une manière empirique.
– Ce audit permet d’identifier ce que l’entreprise fait déjà de correct « sans le savoir » (à entériner par le projet), ce qu’elle fait mais pas correctement (à ajuster par le projet) et ce qu’elle ne fait pas encore mais devra faire pour être en accord avec la norme de SMX (à créer par le projet)…
– Cet audit nourrira l’élaboration de sa feuille de route (identification et planification des tâches nécessaires à la structuration et la mise en oeuvre du SM = planning des tâches avec responsables et jalons), surtout si l’entreprise a les moyens de faire réaliser cet audit par un consultant compétent en SMX en prévoyant au CdC qu’il le mène accompagné de la petite équipe projet (ce sera une sorte de formation minimum ou complémentaire évoquée plus haut).
– Planifier et réaliser les tâches ainsi identifiées pour construire le SMX en associant au passage les acteurs des principales fonctions concernées par les processus X ainsi consolidés ou créés, et lancer peu à peu le SMX avec leur participation initiale et maintenue ensuite.
NB : créer et lancer un SMX prend raisonnablement de l’ordre d’une année.
En deux mois je ne pourras guère que faire un état des lieux et proposer une telle « approche projet », et qui sait ça induira que tu l’instruise à la suite de ton stage…?
A+
Hello !
Mes éléments de réponse Camille :
1- Au fond le « diagnostic » dont tu parles c’est un « audit* du management » existant dans tel domaine en regard d’un référentiel (d’audit) que l’entreprise prend comme modèle. C’est vrai si l’entreprise a déjà structuré-formalisé tel domaine de management selon un modèle normatif (ce qui est le cas pour ton entreprise dans le domaine Q). Mais c’est tout autant vrai si elle ne l’a pas encore fait (ici en E et S&ST) car même si elle n’a pas encore structuré-formalisé de SME ou de SMS&ST, elle manage n’est certainement pas sans rien faire dans ces deux autres domaines : elle a donc déjà un management « natif » ou « naturel » en E et en S&ST (selon son modèle perso de management en la matière).
* c’est « l’outil » que tu cherches, tu peux aussi ramener ça au PS ci-dessous.
2- Il n’existe pas de norme ISO proposant un modèle de « SMI ». D’ailleurs vu le nombre de domaines dans lesquels cet organisme propose des modèles de SM le sigle de « SMI » ne renseigne pas sur les domaines intégrés (ce n’est pas forcément ou exclusivement l’intégration QSE même si c’est la plus classique). Mais diagnostiquer-auditer ton entreprise en terme de SMI QSE c’est forcément la diagnostiquer-auditer conjointement selon ces trois référentiels d’audit utilisation de l’outil avec ces trois référentiels en main).
3- « Diagnostiquer ce qui est redondant entre les systèmes, ce qui peut-être regroupé ? » J’aimerais savoir ce que cela signifie et dans quelle perspective. Ces trois normes (bientôt toutes les normes ISO de SM) sont structurées selon la même ossature « HLS » (hight level structure dont tu peux trouver la trame sur internet). Cette structure commune c’est ce qui est « redondant ou regroupé » entre ces normes si j’ose dire. Exemple trivial : ces normes exigent chacune l’établissement par la direction d’une « politique » dans le domaine de management considéré. Bon… mais que fait-on de cette perspective de redondance-regroupement ? Une politique Q + une politique E + une politique S&ST sont-elles redondantes ? Non. Peut-on les regrouper ? Oui absolument (même si ça donne généralement un truc très généraliste qui n’a souvent encore moins de « sens » qu’une politique d’un seul des domaines).
A+
PS, pour créer un « outil d’auto-diagnostic » ou « d’auto-évaluation » d’un SM »X » je te suggère l’approche ci-dessous.
Lire attentivement la partie active de la norme cible pour surligner au fluo jaune les exigences qu’elle prône de satisfaire pour structure notre SMX. Puis bâtir un tableau ayant grosso-modo cette structure de principe (tu l’aménages à ta guise) :
– Colonne 1 : les n° et titres des paragraphes du référentiel normatif cible.
– Colonne 2 : une « résumé » de chaque exigence du référentiel du paragraphe correspondant (les colonnes 1et 2 découpe la norme avec le degré de précision selon lequel tu voudras bien détailler ou grouper les exigences passées au fluo).
– Colonne 3 : c’est la colonne de tes futurs constats d’auto-diagnostic ou d’auto-évaluation quand tu compareras la pratique de l’entreprise dans le domaine considéré par rapport aux exigences de la norme.
– Colonne 4 : c’est la colonne « observations » pour te souvenir de tel donnée significative / exigence de la ligne.
– Colonne 5 : c’est la colonne « perspectives » où tu pourras noter des idées pour la suite / exigence de la ligne (4 et 5 sont peut-être la même colonne).
Pour une approche SMI QSE le tableau est un peu plus complexe, car il faudrait trois colonnes 2 (et la confrontation des exigences parallèles des trois normes alimenteront** d’emblée ton idée de « redondance-regroupement »), et trois colonnes 3 aussi sans doute, pour que les constats d’auto-machin restent lisibles.
Mais tu peux aussi élaborer 3 tableaux (un par norme), mener l’auto-diagnostic de front paragraphes par paragraphe, et procéder à une syhèse « intégrée » au vu des résultats.
** Tel référentiel Q S ou E aura des exigences spécifiques dans « sa » colonne 2, mais comment vas-tu exprimer des exigences très similaires (on remonte en HLS) portant néanmoins sur des objets différents dont il faudra ensuite apprécier les pratiques certainement différentes dans les colonnes suivantes ?
Qu’en dis-tu ?
A+
(suite)
Je ne vois toujours pas la cohérence ou le découpage des directions ou SM en présence. Par exemple si « Le groupe Z a un manuel Q et des procédures Q » :
– Le groupe est-il certifié ISO 9001 ou pas ? (il ne l’est pas en SME puisque que tu n’as pas évoqué de SMQ ?)
– Les deux sites de la filiale ont des certifications propres, donc des managements distincts (et des SM formels autonomes), donc il est normal alors que leurs systèmes documentaires puissent différents. Vouloir les fusionner c’est remettre en place un management unique des deux sites. Est-ce clairement le projet de la direction de cette filiale ?
– Que couvre le SMQ du groupe, ou au moins couvre-t-il l’entreprise dont les deux « sites » veulent « fusionner » des documents ? (probablement pas puisque ces sites ont leurs propres certifications d’ailleurs indépendantes si j’ai bien compris bien qu’ils appartiennent à la même entreprise.
– Comment s’inscrivent les documents respectifs (ceux à fusionner) de ces deux sites dans le SMQ du groupe ?
C’est pour comprendre, mais en squeezant ou pas ce contexte, ce que j’ai déjà dit de l’élaboration de « procédures » communes à ces deux sites restent praticables même si le résultat a plus ou moins de sens suivant où ce situe le management effectif de ces deux sites.
Plus haut tu as posé la question de savoir comment améliorer LE « système documentaire », mais je pense qu’il faut déjà que la direction de la filiale se demande quel « management » (au singulier) il veut développer au fond (dans quels domaines en terme de système) pour l’ensemble de son entreprise (ces deux sites + d’autres si cette entreprise en comporte d’autres).
A+
Hello !
Pour NF EN ISO 5555
Mais elle semble obsolète…Pour NF EN ISO 661 :
Hello !
Bin euh… Amine je ne comprends pas vraiment que tu dises de ces données « poids, programme choisi, cycle de lavage, température, type de linge, nom et code du client, provenance du linge… etc » qu’elles sont manifestement disponibles et documentées dans le « système de traçabilité » de la machine et qu’ « il suffit de faire une impression pour avoir ces données de traçabilité sous forme papier »… tout en regrettant alors que ce soit « sans code, sans intitulé, sans version…etc » (j’imagine que ce regret est relatif à leur éventuel référencement formel dans le système documentaire du SMQ de ton entreprise).
NB : en fait pas sa conception et sa programmation ta machine assure déjà la maîtrise de ces données…
Pas besoin que tu dupliques ces données sur des beaux formas A4 avec code, intitulé, version, logo de ton entreprise… pour satisfaire les exigences e) de 8.1 « planification et maîtrise opérationnelles » ISO 9001 (si je devine bien) et donc assurer « la traçabilité et l’état de ton service dans ton SMQ » (cf ton message initial) dans le respect des exigences générales de gestion des informations documentées 7.5…
Par contre comme je l’ai déjà dit il te faut peut-être juste définir la correcte sauvegarde « informatique » de ces données de traçabilité de cette machine de production (machine concernée, modalités d’extraction, support d’archivage, délais de conservation, lieu… etc, selon 7.5.3.1 et 7.5.3.2 en particulier) et tu auras tout loisir de donner « un code, un intitulé, une version…etc » à ce document de véritable « traçabilité et maîtrise des enregistrements de production de cette machine ». Ce document fera partie de la documentation de ton SMQ et identifiera pleinement les données en question dans leur format actuel.
Mais si en plus tu peux programmer dans la machine le code et l’intitulé de ce document parmi les données produites par la machine… alors là ce serai la cerise sur le gâteau comme on dit !
A+
PS : La maîtrise d’informations documentées c’est bien autre chose que de mettre un titre et une référence sur du papier. C’est plutôt identifier et gérer la disponibilité et la fiabilité d’informations utiles sous une forme ou une autre.
(suite)
Thaumasia, sur ce genre de question ne vaut-il pas mieux apprendre modestement à nos interlocuteurs à pêcher pour qu’ils progressent, plutôt que de leur donner du poisson déjà prêt ?
Chougra si tu m’as bien lu en fait je t’ai invité indirectement à relire et mieux analyser le passage de ton référentiel qui te pose problème (évidemment très probablement l’ISO 9001). Tu verras qu’il n’y a aucune exigence pour la direction de déterminer son « orientation stratégique » et encore moins de la documenter. Tu verras également par contre qu’elle doit déterminer et même documenter sa politique Q.
Et tu pourras donc te contenter de documenter la politique Q de ta direction (sans documenter d’orientation stratégique dans cette politique ni dans un document dédié de son SMQ).
Concernant l’orientation stratégique je dirais que l’ISO considère qu’elle est présente à l’esprit de la direction (le contraire serait vraiment surprenant) sans qu’il soit besoin de le demander. J’ajoute qu’il serait d’ailleurs dangereux de la dévoiler et documenter tant cette orientation stratégique peut être « sensible » en regard du marché et de la concurrence… Ne le penses-tu pas ? Alors qu’il est facile et non dangereux d’établir, de documenter et diffuser largement une politique* Q synthétique qui globalement dit qu’on veut satisfaire nos client et nous améliorer, ça ne mange pas de pain comme on dit.
A+
* Il y longtemps je critiquais l’exigence d’un manuel Q dans l’ISO 9001 (absente en S&ST ou en E) en m’interrogeant sur son réel intérêt (maintenant cette exigence a heureusement disparu). De la même manière je m’interroge au fond sur l’utilité véritable pour la direction de formaliser une politique, mais c’est un autre sujet.
Hello !
Aide-toi et le ciel t’aidera comme on dit… Chougra, à propos de quelle exigence(s) précise(s) de quel référentiel t’interroges-tu sur l’obligation d’une documentation jointe ou séparée de cette politique qualité et de cette orientation stratégique ?
A suivre…
(suite)
J’ai un peu de mal à me faire une idée de ta situation Chaimae.
Une entreprise X fait partie d’un groupe Z. Cette entreprise a deux « sites » A et B indépendants en terme de direction (je suppose), mais aux activités (productions ?) similaires. Maintenant l’entreprise fusionne » A et B en une seule entité C n’ayant qu’une seule direction. C’est ce que je comprends. Est-ce bien ça ?
Le groupe Z a un « manuel Q et des procédures Q (donc). B et C ont chacun leur propre « responsable processus Q » et leur propre « système documentaire Q » qui ne sont plus* les mêmes. La direction D souhaite n’avoir qu’un système documentaire cohérent avec le manuel Q du groupe. C’est ça aussi ?
Et c’est toi qui va conduire la création de la nouvelle documentation qualité du périmètre D à partir des documentions qualité B et C et autant que possible en cohérence avec la documentation du groupe. Si j’ai tout bien compris.
Mais les « sites » B et C (avant la « fusion ») avaient-ils chacun un SMQ basé sur ISO 9001 / IATF 16949 et un SME basé sur ISO 14001 ? Ces 4 SM étaient-ils respectivement certifiés ? Au fond je me demande quel est l’existence et le périmètre du (futur ?) SM dont tu as à élaborer la documentation.
Des éléments réponses à tes deux questions :
Q1 – Choisir les meilleurs procédures pour élaborer les nouvelles…? : pour la paix des ménages (ex : chacun des deux RQ peuvent se dire qu’il va bientôt « sauter » à cause de la fusion) il vaut mieux que tu dises qu’avec les acteurs actuels A et B (qui seront les peu ou prou les acteurs C de demain) vous allez analyser et prendre le meilleur des procédures A et le meilleur des procédures B et même les améliorer au passage selon besoins, pour créer ensemble les procédures C…
Q1bis – … pour élaborer les nouvelles dans le respect des procédures groupe ? : bin pour établir les procédures C avec les actuelles parties prenantes A et B les procédures groupe feront partie du Cahier des Charges des procédures C en complément des référentiels ISO 9001, IATF 16949 et ISO 14001.
Q2 – Partir sur les CSR clients… : bin oui forcément, c’est une autre entrée du CdC des procédures C.
Q2bis – … clients potentiels qui exigent la certification IATF16949, ISO 9001, ISO14001 : déjà pris en compte en réponse Q1bis. * ils ne sont que pote
Q3 – Autres solutions ? : à part chercher la collaboration des acteurs cités (que le changement et la fusion doivent inquiéter) et identifier les exigences à satisfaire (normes, clients, groupe, amélioration) je ne vois pas trop quoi te dire.
A+
(les règles APSAD coûtent moins chères que les normes ISO and Co mais ton assureur pourra peut-être t’en montrer des extraits ?)
(suite)
Ok l’urgence c’est de pondre la procédure et de l’intégrer ici ou là dans le SMQ puisqu’on te le demande.
Mais je n’ai pas compris tes commentaires sur son rattachement à tel ou tel processus existant ou futur et sa relation avec je ne sais quelle exigence(s) de la norme que tu n’identifie pas.
Bonne continuation.
PS du PS : Il semble que la règle APSAD R6 puisse être ton référentiel en guise de « règle de l’art » (mais hors justification réglementaire)… En voici une version pirate obsolète de 2000 (l’actuelle date de janvier 2019), on y parle entre autres choses des effectifs d’EPI et ESI…
