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Lors de la RDD, tu dois parler des parties intéressées et des enjeux, rien ne t’empêche de les déterminer pour ta première revue de direction version 2015. Quitte à ajouter une analyse annexe si ça peut te rassurer.
Si effectivement ton entreprise ne tient pas compte des parties intéressées et des enjeux lors de la revue, cela risque de se ressentir durant l’audit. Mais si c’est une réelle donnée d’entrée, il n’y aucune raison que l’auditeur te demande plus.
Par exemple : une entreprise dont le métier serait de fabriquer des pantalons qui ne tiendrait pas compte que la masse corporelle (et donc la teille) évolue. On en parle en revue de direction, mais on ne fait rien dans les ateliers de fabrication pour s’adapter, là clairement l’auditeur est en droit de se poser des questions. Mais si suite à votre RDD, vous modifiez votre catalogue de tailles, je ne vois comment l’auditeur pourrait dire que vous ne prenez pas en compte les enjeux externes (ou que vous en avez juste parler en RDD pour lui faire plaisir).
Je ne sais pas si je suis claire, mais le fait d’en discuter en RDD doit donner lieu à des actions (si cela est nécessaire). C’est plutôt le manque d’actions derrière qui pourrait faire tiquer un auditeur.
Je pensais plus aux décisions liées au SMQ.
Pour ce type d’exigences, j’ai opté pour un moyen simple : la revue de Direction.
Dans les données d’entrées de la revue de Direction, tu as :
– les modifications des enjeux externes et internes pertinents pour le système
– la satisfaction des clients et les retours d’information des parties intéressées pertinentes;
Elle me semble donc parfaitement appropriée pour prendre ces décisions et les tracer sans “alourdir” ton système.
Effectivement nous cherchons plus à améliorer la compréhension qu’à la vérifier, cette vérification ne se fera que lors des audits (interne ou externe) mais nous pouvons pas nous permettre de faire un test individuel ou même collectif, c’est trop compliqué dans notre cas (sans compter que nous avons une part importante du personnel qui ne sait ni lire, ni écrire).
Henri a déclaré
PS / François : en fait j’ai un peu du mal à comprendre qu’on puisse confier un audit “interne” à un auditeur externe mais qu’un audit “externe” ne puisse pas convenir alors que fondamentalement un audit un processus unique. D’autant que j’ai un autre doute : comment un auditeur interne peut-il véritablement satisfaire la condition d’indépendance ou de non conflit d’intérêt / activité auditée ?
Je suis bien d’accord avec toi Henri sur ce dernier point, la notion d’indépendance / conflit d’intérêt en interne est pour moi un des freins à la réalisation des audits internes … en interne (avec également le maintien de la compétence des auditeurs).
Nous avons opté depuis plusieurs années pour des audits croisés, avec d’autres entreprises de même secteur d’activité mais sans l’aspect “concurrentiel”. C’est très enrichissant.
Henri a déclaré
Hello !Tu as raison de revenir au sujet initial Soco. Ton questionnaire est une autre approche possible de la compréhension de la politique. Comme je ne suis pas sûr que le modèle ISO 9001 exige qu’on “prouve” cette compréhension, je suis encore moins sûr qu’on doive le faire au niveau individuel et jusques au dernières recrues. D’autant que franchement quand on voir le contenu de bien des politiques on se demande ce qu’est leur compréhension de principe et plus encore les retombées sur un plan opérationnel si j’ose dire. Pour ma part je pense qu’il ne faut pas trop mettre d’énergie dans ce contrôle, ou à la limite le faire plutôt au niveau management.
A+
Pour ce qui est de la compréhension de la politique, cela nous a valu un point sensible lors de notre dernier audit de suivi. Nous avons pu facilement prouver que la politique avait été diffusée (affichage + transmission individuelle à tout le personnel), communiquée (réunion d’information dans tous les services par le responsable) mais malheureusement une des personnes auditées de l’avait pas réellement comprise.
Nous réfléchissons à un moyen mieux contrôler cette compréhension, un “test” individuel est trop coûteux en temps vu la taille de notre entreprise. Nous penchons plutôt pour rendre cette politique plus “opérationnelle” en la déclinant dans nos divers documents de communication (résultats, suivi d’actions, réunions, …) afin que le personnel se l’approprient au travers des actions entreprises et des résultats obtenus.
Bonjour,
Les normes ISO sont payantes. Le seul moyen de les obtenir légalement est de les acheter. Ton école / fac ne dispose pas d’un abonnement pour ça ?
Bonjour,
Dans un premier temps je te conseille de lire l’annexe A de la norme version 2015, histoire de comprendre ce qui a évolué.
Ensuite, je pense qu’il faut commencer par un diagnostic de ton système actuel avec cette nouvelle norme.
Soit de manière pratique, tu regardes les exigences de la nouvelle norme, et tu listes les exigences auxquelles tu réponds déjà (et comment) et celles qui restent à mettre en place.
Sinon, le blog a mis à disposition une grille d’évaluation (rubrique téléchargements) :
http://www.qualiblog.fr/download/Grille_dvaluation_systme_qualit_ISO_9001_2015.xlsm
Il te reste plus qu’à planifier et mettre en oeuvre les actions nécessaires pour répondre à ces nouvelles exigences (et également regarder si certains éléments de ton système ne sont pas devenus “optionnels” avec cette nouvelle monture)
Ça peut valoir le coup de jeter un oeil à OneNote également, je ne l’ai pas encore réellement utilisé mais il pourrait répondre à certaines utilisations (type cr de réunions, plan d’actions, …).
Bonjour,
Tu as plusieurs possibilités, tout dépend de tes moyens.
Avec Publisher, tu peux créer des présentations plus graphiques, avec Powerpoint tu peux plus facilement intégrer des vidéos.
Avec Excel, tu peux fortement dynamiser tes tableaux de bord et les rendre interactifs (en cherchant du côté des graphiques croisés dynamiques par exemple).
Après tu as des logiciels type CorelDraw qui te permettent d’aller encore plus loin en design mais qui sont déjà plus difficiles à prendre en main.
J’ai tendance à rester sur le pack office personnellement, déjà je suis sûre que tout le monde pourra ouvrir mes documents, et en cherchant un peu, tu peux faire des trucs sympas.
Bonjour,
Je vais partir du principe que tu parles dans le cadre de l’ISO 9001:2015
La Norme parle de “maîtrise des modifications (par exemple contrôle des versions)”.
En d’autres termes, comment t’assures-tu qu’en cas de modifications, les acteurs du système utilisent le document qui a été mis à jour (et donc en vigueur) et non pas la version précédente ?
Il y a plusieurs école, soit à la mise à jour de ton document, tu changes de numéro de version, soit (et j’avoue que je préfère ça) tu notes la date de modification, qui fera en quelque sorte office de numéro de version.
Quant à l’importance de la mise à jour, si effectivement c’est corriger une faute de frappe, je vois pas l’intérêt de changer de version. Par contre si le contenu change, si des infos sont ajoutées, ou autres, je vois pas comment ne pas “valider” cette mise à jour.
Attention de ne pas confondre formulaire et enregistrement ! Un exemple simple :
Un modèle de bon de commande = formulaire
Un bon de commande rempli et validé = enregistrement
C’est donc la modification de ton formulaire / de ta trame qui importe dans le cadre de la maîtrise documentaire. Si demain tu décides que noter l’adresse mail de l’acheteur est importante dans le bon de commande, tu vas modifier le formulaire (changement de version) pour que tes enregistrements (les prochains bons de commande) contiennent cette information.
Je partage l’analyse de Cathy, au moment de la préparation de ta mission, vous avez normalement différents échanges avec le client pour lui proposer du sur-mesure. Ce sont ces différentes étapes qui vont entrer dans votre procédure / processus de conception et développement et permettre la validation finale.
Analyse de la demande / du contexte / des moyens / propositions / ajustements / devis / …/ validation … à toi de bien organiser tout ça.
Bonjour,
Sur le principe, ton action corrective doit éliminer la “cause” que tu as identifiée.
1- Bien que le thermomètre à mercure soit vérifié par un étalon de référence, les informations documentées relatives à la vérification des thermomètres situés sur les tanks ainsi que celle du thermomètre à mercure ne sont pas conservés,
-Nous avons établit une fiche de vie par thermomètre (EN_DT_04). Nous avons avons réalisé la vérification des thermomètres avec un étalon. Nous avons établit un planning de vérification des thermomètres selon les fiches techniques de chaque instrument.
-L’autorité compétente qui se charge de la réalisation cette activité (DNPQM= Direction de la Normalisation, de la Promotion de la Qualité et de la Métrologie) est sous équipé.
-La fiche de vie établie pour chaque thermomètre sera conservée et ténue à jour à chaque intervention réalisée sur l’instrument. A chaque vérification, les informations sont documentées et conservées. Elles sont référencées comme documents du système.
Dans l’analyse de causes, tu expliques que l’autorité compétente est sous-équipée. Ton action corrective ne répond pas à cette problématique.
2- L’entreprise n’a pas déterminé les besoins en communication interne et externe pertinent pour le système y compris y compris sur quels sujets communiquer, à quels moments, avec qui, comment et qui communique,
-Un plan de communication est établi (PL_RH_01), le moment de communication, le sujet communiqué, la cible, l’émetteur, les moyens de communication et l’objectif de cette communication sont déterminés.
-La communication est réalisé aux besoins (réunions d’encadrement, de sensibilisation, Discussion sur les clauses contractuelles, Prise en charge des retours clients,..) et les preuves relatives sont conservés sans pour autant établir un plan de communication.
-Le plan de communication est conservé et référence tel un document du système, il est ténue à jour autant que nécessaire en fonction du besoin en communication interne et externe pour les système et toute communication jugée pertinente.
Ton action corrective se limite a expliquer que le plan de communication sera géré comme un document du système. Je pense qu’il faut plus se pencher sur la manière de l’établir, de le valider, de contrôler, de le mettre à jour… et de donner les moyens nécessaires.
3- L’entreprise a élaboré une procédure de maitrise des documents pour la gestion de l’ensemble des informations documentées, mais les documents tels que les rapports mensuels d’activités, registre d’entretien curatif des équipements, plan de nettoyage des tanks n’obéissent pas aux dispositions de codification définies dans la procédure de mais des documents
-La procédure de maitrise des documents (PR_DG_01) a été révisée. La liste des documents (EN_DG_01) et la liste des enregistrements (EN_DG_02) sont mises à jour.
-La codification des documents mises en œuvre avant l’élaboration de la procédure de maitrise des documents (PR_DG_01) a été jugée prioritaire sur la procédure (Note : si un type de documents spécifiques dispose de ses propres règles de codification, ces règles sont prioritaires sur les dispositions de la présente procédure).
-Tous les documents du système doivent être références dans le système avant leur mise en œuvre par l’utilisateur, le responsable qualité ‘assure d’avoir une copie de tous les documents du système. Des contrôles documentaires systématiques seront réalisés
Plus que référencés, tes documents du système doivent être maîtrisés. Les documents “extérieurs” y compris. La tu bien prévu dans ta procédure de maîtrise des documents ? Tes différents acteurs du système ont-ils bien compris ce point ?
4- l’entreprise n’a défini d’activité de contrôle et surveillance de la conformité sur la matière première (lait en poudre, ferment, sucre, préforme, mil) suffisante. En effet, le contrôle se limite à un contrôle quantitatif et d’une vérification documentaire,
-Le plan de contrôle à la réception doit être réviser, il doit inclure : Appréciation visuelle de la qualité (degré de pureté, souillure, intégrité de l’emballage,…), Fixer la fréquence d’analyse pour la vérification de conformité des produits livrés, Le certificat d’alimentarité pour les emballages (films plastique, matière PE et préforme)
-Le contrôle documentaire inclus aussi la vérification des résultats d’analyses consignés sur le certificat d’analyse fourni par le fournisseur et du certificat phytosanitaire,
-Les résultats de contrôle seront conservés dans le système. Ces résultats sont pris en compte dans l’évaluation des fournisseurs.
Pour moi c’est un peu comme pour ton plan de communication. Tu parles de faire différents contrôles, mais as-tu bien cerner les moyens, les fréquences, les responsabilités, les risques associés, la procédure en cas de produit non-conforme, …
Attention, ton action corrective se borne encore à de la maîtrise documentaire, on ne perçoit pas l’action de “fond” d’élimination de la cause. Fais bien le lien “analyse de causes” et “action corrective”. N’hésite pas à creuser davantage l’analyse, là on dirait plus un constat.
5- Les actions correctives et corrections ne sont pas systématique, malgré l’identification de plusieurs indicateurs dont les cibles ne sont pas atteintes. Aussi, aucune action n’a été entreprise par l’entreprise lors de la revue de direction.
-Une revue de direction est planifier dans le premier trimestre de l’année 2017.
-L’analyse et l’évaluation des données issues de la performance des processus (indicateurs de performance) est planifiée semestriellement de façon à avoir et à prendre en compte au moins deux résultats des indicateurs ayant une fréquence de reporting trimestrielle. La revue de direction a été réalisée dans le deuxième mois de la mesure de performance des indicateurs.
-L’ordre du jour de la revue de direction doit prendre en compte les exigences de la norme ISO 9001 : 2015, les éléments d’entrée seront traités et un plan d’action est établit quand cas de besoin. Les éléments de sortie de la revue seront conservés.
Il y a deux choses pour moi, la première étant que malgré un indicateur non atteint, aucune action n’a été entreprise. La deuxième étant qu’aucune action n’a été entreprise en revue de Direction (pour ce deuxième point, on mettra ça sur le compte de la jeunesse de la revue de direction dans votre système).
Si tu définis des indicateurs trimestriels, pourquoi ne les analyser que semestriellement ? Les résultats des indicateurs ne se regardent pas qu’en revue de direction. Ils doivent te permettent de contrôler que vous êtes toujours en bonne voie pour atteindre vos objectifs, donc dès qu’un indicateur n’est pas atteint, cela doit faire l’objet d’une réflexion et si nécessaire d’une action. Si vous attendez votre revue de Direction, cela risque d’être “trop tard” pour redresser la barre. Les fréquences des indicateurs doivent être le reflet de votre organisation, du risque et de l’impact sur le système.
6- Bien que une analyse des risques soit réalisée par processus, le résultat de cette analyse n’a été pris en compte lors de l’élaboration du programme d’audit 2016. En effet, Le programme d’audit ne tient pas compte de l’importance des processus audités.
-Établir un programme pour l’année 2017.
-L’analyse des risque à été réalisée après tous les audits internes réalisés jusqu’au jour de l’audit initial, le programme d’audit n’est pas détaillé.
-Le programme d’audit doit mettre l’accent sur l’évaluation de la performance des processus. Il doit permettre la vérification de l’efficacité des actions mises en œuvre face aux risques et opportunités identifiés.
La norme te demande de prendre en compte l’importance des processus pour ton programme d’audit. Sur quels critères as-tu établi ton programme pour 2017 ? Pour faire simple, la norme ne t’impose pas d’auditer tout ton système chaque année, mais de définir des critères de priorité (importance des processus, modifications et résultats des audits précédents).
Ton action corrective ne répond pas à ton analyse de causes (analyse de risques faite après la première vague d’audit – le programme d’audit doit veiller à l’évaluation des performances).
Voilà pour quelques pistes.
Attention je ne prétends pas détenir LA réponse, il y a probablement des éléments spécifiques à ton entreprise que je ne connais pas.
Bonjour,
J’avais des indicateurs de diffusion (domaine d’activité particulier qui impliquaient la présence de classeurs qualité, donc risque de documents pas à jour dedans) : % de documents diffusés à jour
Ma veille réglementaire faisait également partie de mon processus de gestion documentaire, donc j’avais quelques indicateurs là dessus également.
Bonjour,
Dans une de mes précédentes entreprises, la Direction avait décidé de partir sur une certification initiale en excluant certaines activités (et d’élargir le périmètre plus tard).
Dans ma cartographie des processus, j’avais simplement mis en “grisé” les processus non inclus, en “normal” ceux inclus et en “hachuré” ceux dont une partie était incluse et l’autre non.
PS : Suite au premier audit dans cette configuration, j’avais ensuite proposé un champ total en audit de suivi, c’était quand même plus clair et plus logique pour la plupart des personnes travaillant dans l’entreprise.
