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Bonjour,
Si j’ai bien suivi, tu devais à la base faire migrer le système vers la version 2015 de la norme et tu te retrouves à devoir faire appliquer une de ces « nouvelles » exigences (en l’occurrence la 7.1.6).
Outre le fait d’avoir restreint le périmètre de ta mission, sais-tu pourquoi ta Direction est réticente ? Est-ce une réticence générale sur le SMQ ou c’est ciblé sur toi ?
Si la Direction est réticente de manière globale au SMQ, il va être difficile de faire avancer les choses dans ce contexte, surtout en temps que stagiaire mais tu pourras peut-être t’appuyer sur ta tutrice pour avancer (puisqu’elle doit avoir l’habitude).
Si la Direction est réticente à l’idée de travailler sur ce thème avec toi, il faut comprendre les raisons (manque d’expérience, données confidentielles, historique avec un stagiaire, …). A partir de là, tu pourras voir comment les rassurer et ainsi faire avancer ton projet.
A toi de voir
Bonjour,
Pour le 6.3 : Planification des modifications
Nous sommes donc dans le chapitre 6 qui traite de la planification globale du SMQ. Il s’agit donc de prendre en compte toutes les modifications qui peuvent avoir un impact. Tous les exemples que tu cites peuvent avoir un impact (ou pas et c’est bien ce qu’on te demande de contrôler), il s’agit de d’événements qui peuvent amener des changements au sein de ton SMQ.
Quels sont les « livrables » ? L’exigence te renvoie au 4.4 c’est déjà une première piste de ce que peut regarder un auditeur en cas de modifications du SMQ. De même je t’invite à regarder dans le chapitre 9 si une autre information documentée ne doit pas prendre en compte ces modifications.
Pour le 8.1 : Planification et maîtrise opérationnelle
Comme tu le dis, la norme demande de « planifier, mettre en œuvre et maîtriser les processus nécessaires, y compris les processus externalisés, pour satisfaire aux exigences relatives à la fourniture des produits et services, et mettre en œuvre les actions déterminées en planification. »
Elle fait également référence à deux chapitres, le 4.4 (encore lui !) et le 6 … peut être une piste à creuser pour tes informations documentées.
Avant de créer des documents, regarde si ça n’existe pas déjà dans ton système.
En espérant d’avoir un peu aiguillé
Tu es taquin Polo
Salma, lis bien les messages de Polo. Il t’explique que le terme « procédure » a disparu de la version 2015, et c’est tant mieux car il était beaucoup trop restrictif. Tu n’as donc plus d’exigences de « procédures » et donc littéralement plus de « procédures » à écrire. Maintenant on parle « d’informations documentées ». Quand à savoir lesquelles sont « obligatoires » il te suffit de regarder la norme.
Une fois n’est pas coutume, je ne suis pas d’accord avec toi Polo.
Je me suis retrouvée dans le même cas que Abxe, intégrer un SME au SMQ existant au cours d’une précédente mission. Là où je ne suis pas d’accord c’est quand il s’agit de mettre en place des documents « doublons » pour avoir un SME autonome. Double maîtrise documentaire, enregistrements, détection de non-conformité, plan d’action, veille réglementaire, politique … tout ces outils qui peuvent parfaitement évoluer du SMQ en SMQE sans dénaturer l’un l’autre bien au contraire !
Pour moi, il s’agit essentiellement de voir quelles sont les spécificités d’un SME par rapport à un SMQ. Et de faire évoluer ton SMQ pour qu’il y réponde avec les outils existants (et évidemment en créer de nouveaux quand ce sont des exigences spécifiques comme les situations d’urgence par exemple).
En faisant de la sorte, j’ai pu faire évoluer la partie SMQ en y intégrant (il y à 5 ans) une démarche d’analyse de risques en « singeant » mon analyse environnementale. J’ai pu créer des procédures « d’urgence » suite à cette analyse de risques tout comme les situations d’urgence découlent de l’analyse environnementale. Mon SMQ a considérablement progresser en y intégrant cette part environnement.
Pour le personnel, par exemple, il était également plus simple de comprendre l’intérêt de « détection de non-conformités environnementales » quand ils me faisaient déjà des détections de non-conformités « qualité » depuis 3 ans. Même support, je rajoute juste mes cases « environnement » pour l’origine de la NC. Et c’est à mon sens la même chose pour l’ensemble de la démarche, surtout quand dans les axes de la politique QE, cette part environnement est suffisamment claire pour être comprise.
Je trouve vraiment dommage de rajouter une feuille au mille feuille avec un SME à part, pour ensuite le réintégrer dans le SMQ quand tu peux le faire directement. Utiliser les mêmes outils, la même démarche rend d’autant plus accessible cette part environnement par le personnel (et évite les écueils classiques du « la qualité c’est du papier » ).
Voilà pour ma part
Si y’a d’autres avis …Arrêté du 26 juillet 2012
« Notice : le présent arrêté vise à apporter de la clarté vis-à-vis des formulaires CERFA à utiliser pour les bordereaux de suivi de déchets dangereux en simplifiant les références mentionnées. Seuls les numéros CERFA génériques sont désormais mentionnés dans l’arrêté, les références aux numéros de version sont supprimées »
Il s’agit juste d’un changement de dénomination au sein de l’arrêté et non du cerfa en lui même.
En cas de doute, le mieux c’est un site officiel :
https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/R14334
Vérifié le 03 mars 2016
PS : le *01 est juste un numéro de version, la référence du cerfa n’a pas bougé.
Tout comme Polo je suis assez circonspecte par cette question.
Quelle type de formation à l’audit as-tu suivi ? As-tu demandé précisément pourquoi ils ne suivent pas tes recommandations ?
Je ne pense pas que ce soit un tort, tout dépend de vos processus et de votre entreprise.
Nous on a préféré le décliner par processus, tout simplement parce qu’ils sont très différents les uns des autres. Par exemple : dans un cas nous sommes très dépendants de la météo, et dans l’autre de la technicité/formation des personnes. L’un vends un « produit », l’autre vend du « conseil ». Il était très difficile pour nous de faire ça d’un point de vue global.
Bonjour,
Je te conseille ce bon guide édité par l’ADEME :
http://www.ademe.fr/sites/default/files/assets/documents/22634_guide_dechets_entreprises.pdf
Cela te permettra de faire un premier point sur les obligations de l’entreprise en terme de déchets, y compris les dangereux. Il est également bien fourni en terme de recommandations pour une gestion efficace des déchets.
Le registre de déchets est effectivement une obligation. Il doit contenir l’ensemble des informations relatives à la traçabilité du chaque déchet. Toutes ces informations se retrouve sur le BSD :
la date de réception, d’expédition, d’enlèvement ou du traitement du déchet ;
la nature du déchet (code du déchet au regard de la nomenclature définie à l’article R. 541-8 du code de l’environnement) ;
la quantité du déchet ;
le nom et l’adresse de l’installation expéditrice des déchets ou vers laquelle le déchet est expédié ou de la personne ayant pris possession des substances ayant cessé d’être des déchets
le nom et l’adresse du ou des transporteurs, ainsi que leur numéro de récépissé ;
le numéro du ou des bordereaux de suivi de déchets ;
le numéro de notification prévu par le règlement du 14 juin 2006 sur le transfert des déchets, concernant les informations relatives à l’expédition ;
le code du traitement qui va être opéréLe BSD est un formulaire cerfa, n° 12571*01. Il existe également une notice explicative pour aider au remplissage :
http://www.developpement-durable.gouv.fr/IMG/pdf/notice.pdf
Ne pas hésitez à se rapprocher de l’organisme (agréé bien sûr) qui collecte tes déchets en vu de leur élimination / valorisation / …. pour tes BSD, en principe, ils sont compétents pour les faire (dans mon entreprise ce sont eux qui nous font parvenir les BSD complétés, ce qui ne m’empêche pas de contrôler le contenu).
Ce registre doit être conservé au moins 3 ans (Article R 541-43 du Code de l’environnement.)
Dès que « information documentée » apparaît dans une exigence, comme son nom l’indique c’est que tu dois avoir un document qui y répond (que ce soit une procédure, une instruction ou un enregistrement).
Je suis plutôt de l’avis de Polo, en relisant l’exigence, il apparaît clairement qu’il faut déterminer les risques / opportunités à prendre en compte et non pas de les hiérarchiser ou d’une éventuelle cotation pour l’aspect significatif.
Pour ma part nous avons opter pour chacun de nos processus pour une matrice SWOT (Force, Faiblesse, Opportunités, Menaces) sur différents thèmes (les 5 M en gros). Analyse faite avec chacun des pilote (responsable) de processus, avec un ou deux personnes ressources complémentaires (notamment technique).
Nous avons ensuite déterminer des actions à entreprendre sur chaque résultat. Ensuite en revue de Direction nous avons validé les actions à mettre en place en fonction de notre politique, de nos moyens et des résultats attendus.
Je sais pas si notre méthode est LA méthode, mais en tout cas elle nous a permis d’avoir un éclairage intéressant sur certains aspects de nos processus et je pense que nous répondons sans aucun problème à cette nouvelle exigence de l’ISO 9001.
Bonjour,
Tu peux consulter les articles de ce blog, dans la catégorie « Communication interne » pour commencer.
http://www.qualiblog.fr/category/communication-interne/
Ensuite te référer au chapitre de la norme ISO 9001 (le 7.4 pour la version 2015) traitant du sujet.
C’est le code du travail qui « impose » un document unique dans une entreprise. Je t’invite à prendre connaissance des articles L.4121 et R.4121 si tu veux savoir exactement ce qu’il demande.
Selon le code du travail, le document unique doit contenir le résultat de l’évaluation des risques pour chaque unité de travail. C’est assez vague.
Les documents méthodologiques fournis par l’INRS sont beaucoup plus explicites.
Dans le code du travail (Partie IV ), tu trouveras des seuils réglementaires selon les risques (bruit, vibrations, rayons ionisants, …) qui pourront t’aider à statuer sur la gravité de ton risque. Ce n’est ni plus ni moins que l’équivalent de l’analyse environnementale pour l’ISO 14001, mais en matière d’impact santé et sécurité sur les salariés.
Si tu utilises Word, tu peux te servir d’une macro dans ton modèle qui donnera automatiquement le nom qui va bien à ton enregistrement (Cahier des charges – Nom client – Date)
J’ai une liste de tous mes documents en vigueur, cela représente environ 12 processus, 50 modes opératoires et une soixantaine d’enregistrements. Nous sommes dans le domaine du service, secteur d’activités touristique (station de ski) avec un effectif moyen de 70 ETP.
Il faut que ta codification parle à tout le monde, ici j’ai volontairement choisi de ne pas créer de code style PRO-Q-01 (procédure qualité numéro 1) mais de la nommer directement procédure de maîtrise documentaire.
La seule limite de mon système serait que deux documents pourraient porter le même nom, mais si cela s’avérait cela voudrait dire que j’ai probablement deux documents là où un seul suffirait (deux procédures appelées « gestion documentaire » ça serait bizarre). La norme te dit que tes documents sont identifiés, les miens portent un prénom mais je n’ai pas la nécessité d’y afficher un numéro d’immatriculation ni le nom des parents pour imager.
Attention à ne pas confondre formulaire et enregistrement ! Mon formulaire (enregistrement vide en gros) porte un nom défini dans mon tableau de suivi, là où mon enregistrement (formulaire rempli et enregistré) est ensuite identifié généralement avec une date et/ou un nom et/ou un numéro pour le différencier (exemple, mon modèle de compte-rendu de réunion est un formulaire appelé « compte-rendu type de réunion », un des enregistrement est « compte-rendu de réunion d’encadrement du 20-10-2014 »).
Edit :
Autre exemple peut-être plus parlant, j’ai un formulaire « Titre d’habilitation » qui est un modèle, si j’ai besoin de garder l’enregistrement relatif à un salarié, je le remplis et l’enregistre sous « Habilitation Nom Prénom » mais mon formulaire reste tel quel.
Bonjour,
Personnellement je n’ai pas utilisé de codification spécifique pour mes documents. Ils sont identifiés simplement par leur nom pour éviter les risques d’erreur de numérotation et éviter de « faire peur » aux différents employés avec des noms pleins de chiffres et d’abréviations.
Par contre, pour les bons de commande (problématique identique à tes factures) ou tout autre enregistrement nécessitant un numéro d’identification unique, j’ai créé une macro directement dans mon formulaire (modèle word) afin d’attribuer automatiquement un numéro (qui est ensuite repris dans le nom du document au moment de l’enregistrement).
De fait, à chaque fois qu’un acheteur ouvre le modèle « bon de commande », il se retrouve avec un numéro sans risque de doublon (bon du coup j’ai des numéros qui « sautent » vu que si le modèle est ouvert et que le bon n’est finalement pas édité, la numérotation se fait quand même, mais au moins pas de double)
Je sais pas si je suis claire.
