Gestion documentaire électronique : ISO 22716

[Rinema]

Bonjour à tous, 

Nouvelle responsable qualité dans mon entreprise, je souhaite mettre à jour le process de gestion documentaire, actuellement mis en place dans mon entreprise, car je vais être amenée à revoir beaucoup de procédures et le process me parait vieillissant et lourd: 

impression du document word –> signatures du rédacteur, du vérificateur et de l’approbateur–>Scan du document –> mise à disposition du scan dans le dossier informatique commun.

Nous sommes certifiés ISO 22716: BPF cosmétiques, et la norme dit : 

“Il convient que les documents soient … approuvés, signés et datés  par les personnes autorisées avant d’être utilisées. “

Mes questions sont donc :

1) Une signature électronique peut elle faire foi dans ce cas ? Cela représenterait un énorme gain de temps et de papier …

2) Deux signatures par document n’est ce pas suffisant ? (un rédacteur + un vérificateur)

Merci d’avance pour vos réponses ! 

[Henri]

Hello !

Je ne connais pas la norme ISO 22716, mais les réponses à tes questions s’y trouvent certainement :

– Tu te demandes si une signature “électronique” des documents convient… La norme impose-t-elle précisément que les documents soient signés sous forme de papiers ? Je pense que non. Donc tu peux opter pour des documents électroniques et leur signature électronique.

– Tu te demandes si deux signatures (un rédacteur et un vérificateur) ne seraient pas suffisantes… Que demande précisément la norme sur ce plan ? Dénombre-t-elle exactement combien de signatures il faut ? Impose-t-elle d’ailleurs explicitement qu’il y ait un “rédacteur” et un “vérificateur” et que les deux signent ? Prévoit-elle aussi un “rédacteur” ?

SVP réponds à mes questions sur ces exigences de la norme ISO 22716 (si possible en citant les exigences en question telles qu’elles sont formulées dans la norme et en mentionnant les N° de § correspondants).

Rem : chez nous (dans un tout autre domaine) notre documentation ne porte que deux noms correspondant à deux phases d’authentification : la préparation du document (je dirais que c’est le nom de la personne qu’on peut contacter pour avoir des explications sur le document) et sa validation (c’est le nomme celui qui a l’autorité de sa publication pour faire appliquer le document). J’ajoute que chaque document ne comporte qu’une date, celle du jour de son application. C’est d’ailleurs cette date qui qui est “l’indice de version” de chaque document.  

A+

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