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, le il y a 1 année et 3 mois.
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Messages
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Hello !
Lolla, nous t’attendions pour que le sujet de classement des informations documentées et leur codifications soit un peu plus évoqué sur le forum heureusement…
Ton mode de référencement documentaire est peut-être très clair pour toi, mais sa présentation ici mériterait d’être un peu plus détaillée pour qu’on le comprenne mieux et pouvoir te répondre.
Par exemple en donnant un bout d’arborescence plus large et profond que l’unique petit exemple de codification du fichier “PO1.DOC.01-condition-generales-de-ventes”, en disant s’il y a d’autres processus que ceux “opérationnels” (sinon pas besoin de les qualifier ainsi), quelles sous-rubriques il y a autres que celle des “DOC”…
A+
Bonjour Henri,
Merci d’avoir pris le temps de me répondre.
En effet, mon classement se présente comme suit:
Un dossier pour chaque processus (commercial, supply chain, Management, RH,gestion administrative et qualité), pour chaque processus un sous dossier avec une rubrique procédures, formulaires,modes opératoires et enregistrement.J’ai crée également un dossier pour tous les plans d’actions (objectifs qualité, PIP,enjeux externes et internes, processus…) et un dossier pour les tableaux de bords.
Concernant la cartographie, la politique qualité et la liste des PIP je vais les répertorier dans un dossier manuel qualité.(je sais pas si je fais bien..)
Ma question porte sur les procédures et les enregistrements qui sont communes aux processus (ex: fiche NC, fiche réclamation client…)comment dois je les classer ?
Dois je aussi garder un document vierge pour tous ce qui est facture, devis, bon de commande..?(a classer peut être dans les formulaires ?)
Je compte créer un tableau qui explicite toutes les caractéristiques des documents avec un lien de renvoi vers la base de stockage de chaque document.
J’espère que mes questions sont claires.
Merci d’avance pour votre retour.
A+
(suite)
Désolé mais je ne comprends pas vraiment mieux ton complément de présentation de ton mode de référencement documentaire (difficile via un forum) et tu n’as pas répondu à mes question sur ton premier message (en donnant un bout d’arborescence plus large et profond que l’unique petit exemple de codification du fichier « PO1.DOC.01-condition-generales-de-ventes », en disant s’il y a d’autres processus que ceux « opérationnels » (sinon pas besoin de les qualifier ainsi), quelles sous-rubriques il y a autres que celle des « DOC »…).
Mais au fond c’est surtout auprès de tes collègues qui auront à exploiter ces documents qu’il faut tester ton architecture documentaire.
A+
sur ma cartographie j’ai les processus opérationnels, processus de management et processus de support.
les sous rubriques autres que DOC, j’ai les procédures, les formules, les enregistrements et les modes opératoires.
Merci
(suite)
Ok, si j’ai bien compris tu as des documents dont la référence-racine pointe qu’ils relèvent des processus Opérationnels, Managériaux ou Supports, numérotés 1, 2, 3 etc… (il vaudrait mieux les numéroter 01, 02, 03 pour ne pas être coincé à 9 un jour peut-être) : PO01, PO02, PO03… PM01, PM02, PM03… PS01, PS02, PS03…
Ces références sont prolongées d’une indication du type* de tes documents DOC, procédures, formules, enregistrements et modes opératoires. Comme tu ne le dis pas j’imagine que ça donne des types DOC, PRO, FOR, ENR, MOP. Comme tu ne le dis pas plus j’imagine que tu les numérotes aussi 01, 02, 03… Par exemple pour le processus PM03 tu as les documents PM03.PRO01 , PM03.PRO02 , PM03.PRO03… PM03.PRO01 , PM03.PRO02 , PM03.PRO03… PM03.MOP01 , PM03.MOP02 , PM03.MOP03… idem pour les documents de type DOC, FOR, ENR de ce même processus PM03… idem pour les autres processus PM et les processus PO et PS.
* Ca fait beaucoup de types différents, que sont les “DOC” et les “formules” par opposition aux procédures, enregistrements et modes opératoires ?
Retour sur ma pratique personnelle :
– Tu n’as pas dit si dans ces références documentaires tu intégrais un indice. Ma pratique d’était d’utiliser carrément la date de validité sous la forme AA-MM-JJ.
– Mes références documentaires servaient directement de dénomination de leurs fichiers en cherchant à ce que leur classement alphabétique “naturel” (alphanumérique) final dans l’intranet les présente selon une arborescence compréhensible pour les utilisateurs. J’incluais donc dans les noms de fichiers quelque mots significatifs de leur objet. Ces mots pouvaient être commun à plusieurs types de documents ce qui les groupaient utilement et automatiquement dans l’arborescence informatique.
– Pour ne pas multiplier les strates, mais aussi pour remettre l’accent sur un “procédure” par exemple, “j’incluais” carrément comme annexe(s) dans son fichier le ou les fichiers impérativement associés comme par exemple un “enregistrement(s)”.
NB qui peut être utile : inclure un bout de référence décimal permet “d’insérer” autant de nouveaux documents supplémentaires bien placés dans une liste sans devoir tout renuméroter.
Perso je pense utile de déterminer un référencement des noms de fichiers du système documentaire qui donne une arborescence informatique directement lisible et assez compréhensible, comme peut l’être le sommaire d’un livre volumineux. Par opposition à un tableau excel de recherche plus ou moins abscons.
Mais bon s’il y avait un système documentaire idéal ça se saurait depuis longtemps !
A+
Bonjour,
Merci pour votre retour d’expérience.
Je me suis lancée dans la documentation afin de voir ce que ça donne et quelle solution est le mieux adaptée.J’ai pris en considération les remarques évoquées sur le forum.
En résumé, je me suis basée sur l’approche processus, ce qui donne un dossier par processus, j’ai inclut tout les documents dans l’activité qui la concerne.
Les différents type de documentation sont : les documents(DOC), procédures(PRO), enregistrement(ENR),les formulaires (FORM) et les documents d’origine externe (EXT).
Les documents ce sont les supports nécessaire pour le fonctionnement de l’entreprise ils sont identifiés par le code DOC suivants deux chiffres correspondant au numéro d’ordre séquentiel dans le dossier. les formulaires ce sont les documents vierges servant de support aux enregistrements.
Dans le processus qualité, j’ai crée un sous dossier enregistrements qui inclut toutes les enregistrements communes à toutes les activités ( Ex: les fiche NC, les fiches réclamation clients…) , et un sous dossier d’enregistrement dans chaque dossier de l’activité qui inclut les enregistrements propres à l’activité concernée.
La codification j’ai essayé de faire simple comme suggérer sur le forum,et pour simplifier la recherche des documents j’ai crée des raccourcis dans les dossiers (raccourci pour la gestion de NC dans chaque dossier afin de faciliter la recherche de la fiche de NC par exemple).
pour faciliter la compréhension de la documentation, je suis sur la rédaction de la procédure de la maîtrise des documents qualité.
A+
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