Amélioration gestion documentaire

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15 sujets de 1 à 15 (sur un total de 18)
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  • #9186
    melekmadridi
    Participant

    Bonjour,

    Je souhaitais savoir comment on peut améliorer, revoir et mettre à jour les documents du SMQ ?

    Merci.

    #12029
    Stoner
    Participant

    Bonjour,

     

    Cette question est un peu trop général je trouve.

    Pourquoi ce souhait ? La version est trop ancienne ? La fonctionnement ne va pas ? Les exigences réglementaires ont évolués ? Tu as des activités nouvelles ?

     

    Bonne journée.

    #12031
    melekmadridi
    Participant

    Bonjour,

    En fait, j’ai trouvé un sujet de stage dont l’intitulé est l’amélioration de la gestion documentaire. En effet, suite à un audit de suivi, l’auditeur a recommandé de revoir et mettre à jour les documents vu qu’il y a des documents n’ont pas évolué depuis des années. C’est pour celà je vous demande svp s’il y a une démarche à suivre pour réaliser ce travail.

    Merci.

    #12032
    Ito
    Participant

     Bonjour Melekmadridi,

    Le fait que les documents n’ont pas évolué depuis des années ne signifie pas forcément qu’ils ne sont plus à jour, par contre cela peut signifier que :

    – l’amélioration continue du système qualité ne fonctionne pas si les documents ne sont toujours en phase avec la réalité

    – l’évolution documentaire ne suit pas l’évolution terrain si les documents ne sont pas en phase avec la réalité.

    Pour améliorer la gestion documentaire, il faut commencer par faire un état des lieux pour identifier si les documents sont toujours en phase avec la réalité. Pour le faire, il y a plusieurs méthodes :

    – faire des audits internes

    – demander à chaque pilote de processus de vérifier la cohérence entre les documents et le fonctionnement terrain

    – …

    Dès que ton état des lieux est fait et suivant le résultat et il faut définir la manière de procéder pour mettre à jour la documentation (plan d’action suite audit, …)

    Outre l’opération coup de poings que tu vas faire, il serait intéressant de comprendre pourquoi vous en êtes à cette situation et de mettre en place des actions correctives sur le système pour s’assurer de l’amélioration continue et de l’efficacité du système qualité, donc de la gestion documentaire.

    Bonne journée

    #12033
    Luft45
    Participant

    Quand on a un problème liée au Système Qualité (ou un SM en général), la logique du PDCA reste la méthode de base à appliquer.

    Plan : Identifier le besoin de la mission, Quelle est la situation initiale et les objectifs à atteindre (le Diagnostic Qualité). Tu as une Politique, des Processus, des Objectifs… qu’est ce qui ne va pas avec les documents du SM (peut-être faut-il ajouter ou remplacer des enregistrements, des paragraphes… ou même modifier le Manuel et les procédures).

    Do : On déroule le plan d’action, on remplace les documents qui vont bien, on fait valider.

    Check : On vérifie l’applicabilité et la viabilité des documents… en les modifiant si besoin.

    Act : On tiens bien à jour la liste des documents, on modifie les procédures…

    #12034
    melekmadridi
    Participant

    Merci pour tous pour vos réponse.

    Ce qui me gène  c’est si je m’engage à améliorer les documents mais je trouverai qu’il n’y a pas une évolution au niveau des procédure (donc les documents sont en phase avec la réalité). Meme si on a toujours à améliorer dans le système.

    Bonne journée.

    #12045
    Shawar
    Participant

    Bonjour,

     

    si un auditeur externe à pointé du doigt l’amélioration documentaire, c’est qu’il y des possibilités d’amélioration. 

    Les améliorations peuvent concerner la remise en forme (aspect visuel) et la standardisation des documents.

    Dans tous les cas, ça ne sera pas a toi de juger du fond, mais aux personnes qui les ont rédigés/qui les utilisent.

    #12048
    melekmadridi
    Participant

    @ Shawar: 1) vous voulez dire quoi par standardisation des documents ?

                   2) comment je peux obtenir des jujements des personnent qui utilisent ces documents? (par l’intermédiaire d’audits par exemple ?)

    #12049
    Henri
    Participant

    Hello Malekmadridi !

    Pourrais-tu nous rapporter exactement l’observation de l’auditeur telle qu’il l’a rédigée dans le rapport d’audit ?

    Sinon tu veux savoir comment obtenir l’avis des personnes qui utilisent ces documents pour travailler ? Mais tout simplement en leur demandant ! C’est donc plutôt avec des rencontres, des entretiens, mais pas vraiment des « audits », que tu pourras savoir ce qu’ils pensent des documents, ce qu’ils trouvent faux, ou non pertinent, obsolète, incompréhensible, inutile… dans leur contenu.

    A suivre. 

    #12053
    Shawar
    Participant

    melekmadridi a déclaré
    @ Shawar: 1) vous voulez dire quoi par standardisation des documents ?

                   2) comment je peux obtenir des jujements des personnent qui utilisent ces documents? (par l’intermédiaire d’audits par exemple ?)

    1- standardisation des documents: faire en sorte que tous les documents de l’entreprise possèdent la même présentation ( par exemple: Logo en haut à droite ; référence du document en haut à gauche; numérotation des pages de type X/X en bas de page au milieu ; Utilisation d’une police de caractère unique; utilisation d’une taille de caractère unique pour les corps de texte;  …)

     

    2- Polo à répondu à cette question juste au dessus.

    #12057
    melekmadridi
    Participant

    Bonjour à tous,
    je vous remercie pour vos commentaires et votre participation.
    Voici un extrait du rapport de l’audit en tant que recommandation:

    1) Définir une méthode homogène pour « hiérarchiser » les actions correctives et préventivesen fonction de leur conséquences (impact client, financier, autre) et de la fréquence du dysfonctionnement qui en est la cause (annuel, mensuel, journalier) en respectant les deux principes suivants:
    a) Formaliser au moment de la décision de mettre en place une action de progrès le critère d’efficacité qui permet de mesure ou d’apprécier le résultat obtenu au moment de sa cloture.
    b) Indiquer plus précisemment les ressources mobilisées pour leur mises en oeuvre (Investissement financiers, temps passés…)
    c) Adapter le niveau d’enregistrement et de pilotage des actions de progrés en fonction de leur importance.
    2) Envisager de créer un tableau qui consolide par processus et par origine (audit, réclamations, suggestions internes du personnel…) la dynamique annuelle des actions correctives et préventives.
    Situation au début de la période
    + Entrées: nouvelles actions entamées et résultats attendus.
    – Sorties: actions cloturées ou abandonnées et niveau d’efficacité des résultats obtenus Efficace/Non Efficace).
    -= Situation en fin de période.
    Ce tableau pourrait contribuer à renforcer la lisibilité de l’état des actions correctives et préventives pour les revues de direction et faciliter la communication interne sur l’efficacité de la démarche à travers:
    – La mise en évidence plus factuelle des résultats obtenus sur les actions cloturées suivant des axes prédéfinis: satisfaction des attentes de la clientèle, rentabilité, diminution des risques opérationnels.
    – Le calcul et le suivi de nouveaux indicateurs de performance:
    a) La Contribution annuelle à la démarche d’amélioration (Entrées/(Entrées+Stock Initial).
    b) Le Taux des actions abandonnées
    c) Le Taux des actions cloturées et efficaces (exemple de cible: 80%)
    d) LE Taux des actions en retard par rapport au délai de cloture prévisionnel (exemple de cible: moins de 10%)
    e)L’analyse chiffrée des actions réalisées par origine; Interne: suggestion du personnel, audit interne – Tiers: Client& Fournisseur, Audits externes; organisme de certification.
    3) Affiner la méthodologie actuelle de réalisation des enquètes ponctuelles de satisfaction sur certains points:
    a) Pertinence et fiabilité de la représentativité de l’échantillon des clients sondés en accord avec la segmentation de la clientèle…
    b) Formulation du questionnaire: échelle d’attitude plus volontariste (excellent, bien, normal, insuffisant, médiocre)
    c) Présentation des thématiques des questions par processus pour apprécier la qualité percue de chacune des activités qui contribuentà la valeur ajoutée de l’entreprise
    d) Appréciation chiffrée (1 à 10) de la prestation de service globale fournie par l’entreprise
    e) Communication externe des résultats aux clients pour mettre en valeur les points d’appuis de la notoriété de l’entreprise et des engagements de services issues de l’analyse des points faibles identifiés.
    4) Dans le cadre du passage à la version 2015 de la norme ISO 9001, étudier l’opportunité d’internaliser la pratique des audits internes en revoyant éventuelleme, à cette occasion la fréquence prédéfinie de couverture d’audit (tous les processus en 2 ans)

      Une autre question : comment peut-on jujer que le document est pertinent et qu’il y a vraiment une utilité de l’utiliser?

    Bonne journée.

    #12058
    Shawar
    Participant

    Dans l’extrait que tu nous cite: je ne vois rien en lien direct avec l’amélioration de la procédure de gestion documentaire ni même de l’amélioration des documents du SMQ.

     

    Pour ce qui est de ta question :

    Un document est pertinent et utile si…. il est utilisable et utilisé mais surtout si il répond à un besoin de l’entreprise (ex: mode opératoire de contrôle qualité permettant aux contrôleurs de se référer à ce standard).

    C’est un travail de fond à réaliser avec les acteurs impactés par les documents. En gros, tu dois rencontrer les personnes qui sont sensé utiliser ce document ou s’y référer et leur demander si le document est utile/utilisé/à jour ou non.

    #12059
    Henri
    Participant

    Hello !

    Même remarque que Shawar : je n’arrive pas trouver dans cet extrait de rapport d’audit où l’auditeur aurait « recommandé de revoir et de mettre à jour les documents » ! Par contre il pointe bien d’autres problématiques…

    Melekmadridi depuis le début tu nous interroges donc sur un constat que l’auditeur n’a pas formulé.

    Bye.

    #12061
    melekmadridi
    Participant

    ‘est ce que la direction m’a demandé de faire (mise à jour des documents). Après, lorsque j’ai lu le rapport d’audit, j’ai remarqué la meme chose.

    #12062
    Henri
    Participant

    Hello !

    Donc ta problématique n’est pas de savoir « comment améliorer, revoir et mettre à jour les documents du SMQ », mais d’analyser les les constats d’audits (au moins les 4 que tu nous a montrés) et de concevoir-décider des améliorations pour les faire disparaître. Ta feuille de route est claire (d’autant qu’à chaque fois l’auditeur donne des détails pour guider ces améliorations) :

    1) Définir une méthode homogène pour « hiérarchiser » les actions correctives-préventives selon la nature des effets et la fréquence de leurs causes.

    2) Créer un tableau qui consolide par processus et origine la dynamique annuelle des actions correctives et préventives.

    3) Affiner la méthodologie actuelle des enquètes ponctuelles de satisfaction.

    4) Etudier l’opportunité (cf ISO 9001 v2015) d’internaliser les audits internes et en couvrant tous les processus en 2 ans.

    Comme les fonctionnements actuels sont certainement « déposés » dans des documents, une fois décidées ces améliorations induiront l’actualisations documents en question pour les mettre en oeuvre…

    Bye.

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