Amélioration gestion documentaire

Forums Management QSE Management de la qualité Amélioration gestion documentaire

3 sujets de 16 à 18 (sur un total de 18)
  • Auteur
    Messages
  • #16806
    khlhanane
    Participant

    melekmadridi a déclaré
    Bonjour,

    En fait, j’ai trouvé un sujet de stage dont l’intitulé est l’amélioration de la gestion documentaire. En effet, suite à un audit de suivi, l’auditeur a recommandé de revoir et mettre à jour les documents vu qu’il y a des documents n’ont pas évolué depuis des années. C’est pour celà je vous demande svp s’il y a une démarche à suivre pour réaliser ce travail.

    Merci.  

    Bonjour melekmadrirdi!

    J’ai également un sujet de stage qui a le meme intitulé et je suis à la recherche d’une démarche pour commencer si vous pouvez m’aider je serai très reconnaissante .

    #16808
    Ito
    Participant

    Bonjour khlhanane,

     

    Pour structurer ton sujet de stage, je te conseille de le mener en mode projet. Il existe beaucoup de mode de gestion de projets (amélioration, agile, …). Chacun modèle est adapté à un contexte différent. Pour ton stage, je te conseille la gestion de projet simple mais efficace :

    1. PDCA :

    C’est une démarche en 4 étapes :

    • P : Planifier ==> Identifier le problème, les causes et les solutions
    • D : Dérouler ==> Mettre en oeuvre les solutions
    • C : Contrôler ==> S’assurer de l’efficacité des actions par rapport à l’objectif fixé
    • A : Assurer ==> Si les actions sont efficaces, améliorer les standards pour pérenniser. Si l’efficacité n’est pas prouvée, recommencer le cycle.

    De mon point de vue, la démarche PDCA est valable quand c’est un problème Simple (petit périmètre, cas isolé, non transverse ou petite transversalité). Pour des problème complexe (périmètre plus grand, récurrence du problème, transversalité entre les équipes), je conseille d’utiliser la démarche DMAIC ou A3 (lean management).

     

    De mon entreprise, nous avons mis en place un gestion de projet d’amélioration qui se base sur la méthode A3 du lean management. C’est exactement la structure de la démarche DMAIC, mais que nous avons rendu accessible à tous. 

     

    1. A3

    C’est une gestion de projet en 4 étapes ;

    • Phase d’initialisation :

      • Description du besoin, lien avec la stratégie. Pourquoi il est important de changer la situation ?
      • Qui est le client ou son profil ?
      • Quelle sont les attentes du client ?
      • Quels sont les objectifs factuels à atteindre. A quoi verra t’on que le projet est réussi. Les objectifs sont orientées attentes clients

    • Phase Analyse :

      • Quelle est la situation actuelle ? comprendre comment cela fonctionne aujourd’hui
      • Rechercher des axes d’améliorations : sur quels axes d’amélioration le projet doit travailler pour atteindre les objectifs fixés

    • Phase Amélioration :

      • Pour chaque axe d’amélioration retenu, identifier les solutions à mettre en place
      • Mettre en place les solutions
      • S’assurer de l’efficacité des solutions : est ce que les objectifs du projet (orientés client) sont atteints

    • Phase Standardisation :

      • Quelles sont les actions à mettre en place pour pérenniser les solutions dans le temps. Comment passer du mode projet au mode série / standard
      • Après un temps de mise en application, retourner sur le terrain pour voir si les nouveaux standards fonctionnent et si des corrections sont à faire

    En parallèle de chaque étape, tu peux mener une analyse de risque sur le projet :

    • Risque de non réussite du projet

    En tout cas ce qui est primordial à mon sens, est de bien définie la phase d’initialisation pour cadrer le projet et lui donner du sens / légitimité.

     

    Bonne continuation

    #16810
    THAUMASIA_Academie
    Participant

    Une réponse « dans les grands principes » a été proposée dans un post d’il y a quelques minutes pour le sujet précédent.

    Les principes du PDCA sont, bien évidemment, applicables quels que soient les sujets comme étant des règles de « bon sens ». Ils ne sont pas un outil de résolution de problème à part entière, mais plutôt un outil d’instruction des actions inhérente à un préalable d’identification de cause et forment, avec ces outils, un « mécanisme » de résolution de problèmes.

    C’est pourquoi l’opposer ou le préférer ou préférer à une méthode DMAIC est délicat : ces outils n’ont pas la même vocation… mais ils se complètent très bien et reposent sur des fondamentaux analogues.

    Du reste, il en existe tellement d’autres que tant le PDCA que le DMAIC peuvent être intéressants dans un contexte, et inutiles dans d’autres… mais c’est une piste…

3 sujets de 16 à 18 (sur un total de 18)
  • Vous devez être connecté pour répondre à ce sujet.