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Messages
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Hello !
Delphine, effectivement on peut parler de “revue documentaire” dans le cadre de la préparation d’un audit SM (particulièrement si on est auditeur externe à l’entreprise). Pour préparer* notre audit on demande au préalable à l’entreprise dont on va auditer le SM un certain nombre d’informations documentées sur elle-même en général (exemple typique : son organigramme) et sur son SM (en gros sa documentation). L’examen de ces documents est une “revue documentaire” nécessaire à la préparatoire de l’audit SM. C’est le moyen de savoir où on va mettre les pieds et ce qu’on va particulièrement creuser… Mais ça ne semble pas être la situation de Hanen.
* cf 6.3.1 “Examen des informations documentées” de l’ISO 19011 “Lignes directrices pour l’audit des systèmes de management”.
A+
Hello !
1er point : euh… c’est juste une question de vocabulaire dans ton entreprise… le truc qui regroupe tels processus “cousins”, si tu ne veux pas l’appeler “macro-processus” tu peux bien l’appeler “groupement”, ou même te contenter dans un schéma général d’entourer ces processus d’un pointillé pour suggérer leur parenté… Rien dans ISO 9001 ou autre ne l’exige, ni t’en empêche.
2ème point : dans une entreprise j’ai toujours du mal à considérer que deux personnes puissent être co-responsables d’une même fonction ou mission… Aussi j’ai du mal à voir comment on peut attribuer les responsabilités-autorités conjointement à deux personnes pour un même processus de SM. Par contre je trouve tout à fait opérationnel d’attribuer des rôles-responsabilités identiques à deux personnes différentes pour l’application d’un même processus mais pour deux périmètres distincts de l’entreprise.
Reste à savoir comment articuler le rôle de “pilote de processus” (notion absente de ISO 9001 par exemple). J’imagine cette solution : dans un processus distinguer des rôles et responsabilités de type “évolution-amélioration” du processus de ceux plutôt “application-réalisation” (ce que tu appelles “piloter le processus sur le plan opérationnel”)..
Alors en continuant ton exemple et en gardant le terme de pilote on pourrait charger M.Dupont du “pilotage” du processus facturation en sous-traitant à M.Durand son application opérationnelle à tel type de clients (“entreprises” ou “grand public”). Durand serait comptable devant Dupont de la réalisation du processus facturation de ce type de clients, tandis que Dupont est comptable de l’ensemble du processus facturation devant la direction.
Qu’en dis-tu ?
A+
(complément)
Hanen, en relisant ton message initial je remarque que son titre contient les mots “audit” et “revue” alors que ton message vise l’audit documentaire. D’où ce quatrième point :
4- La notion de “revue” documentaire ou plutôt de revue des documents (?) d’un SM est très différente de celle d’audit (ex : c) de l’article 7.5.2 de l’ISO 9001). “Normalement” la revue des documents est un éléments de leur création/actualisation. Alors quelle exigence(s) ISO 9001 (le cas échéant) veux-tu aborder, audit ou revue, à propos des informations documentées des SM de ton entreprise ? Peux-tu la citer précisément ?
A+
Hello !
Je ne comprends pas bien ta demande Hanen…:
1- Tu évoques des audits documentaires en marge d’audits systèmes… Or “normalement” les documents d’un système de management sont audités lors des audits systèmes… Quels sont donc les documents (non audités lors des audits systèmes) qu’il faut auditer “en marge” de ces audits systèmes ?
2- Tu assures la gestion documentaire dans ton entreprise. Or “normalement” un auditeur doit être indépendant de ce qu’il audite. Donc tu ne devrais pas faire d’audits documentaires… Mais peut-être qu’il faudrait que tu définisses l’objectif(s) des “audits documentaires” envisagés ?
3- En tout cas le principe de base d’un audit c’est peu ou prou de comparer la réalité d’une pratique à sa théorie (l’auditeur identifie des écarts, qu’ensuite l’entreprise va traiter). Cette théorie c’est “le référentiel d’audit”. Quel est le référentiel qui va être utilisé pour mener les audits documentaires envisagés ?
A+
(suite suivante)
Rose, un rapport d’audit de SM d’application somme toute volontaire (audit interne qui plus est le cas échéant) selon les lignes directrices de l’ISO 19011 n’a aucune dimension “juridique”, alors signé ou pas… Et sur le plan opérationnel si l’erreur qu’il contenait est maintenant corrigée c’est impec.
A+
(suite)
Et je crains d’ajouter peut-être… tout en les privant peut-être aussi de mener un management pertinent en “Sécurité & Santé au Travail” et /ou “Environnement“.
A+
PS tardif : “Le début de la sagesse c’est de désigner les choses par leur nom” (proverbe chinois… paraît-il).
Hello !
Ce n’est pas une histoire de “moment” mais de besoin. L’idée c’est bien plus de “structurer-découper” raisonnablement le management Q de ton entreprise avec cohérence, selon ses besoins et sa complexité / exigences du modèle normatif de SM retenu, sans être trop simpliste ni trop détaillé, que “d’ajouter” un processus à d’autres.
D’autres avis ?
A+
Hello !
Amine ton dernier message confirme que cet “axe S&ST” est hors sujet dans cette politique Q… (avec en cascade la problématique d’exploiter cet axe dans tous les étages du SMQ, sauf à la limite à enlever le terme Q un peu partout et de ne parler que du “SM” de l’entreprise…). Mais je dépasse ce cas avec cette réflexion bien plus générale dans la discussion :
Il ne faut tout de même pas “prendre les enfants du bon dieu pour des canards sauvages” comme on dit. Quand une entreprise détoure et formalise un SMQ* normatif (bien souvent pour le faire certifier) il serait tout à fait naïf de croire ou de faire croire que par ailleurs elle n’a jamais managé cet aspect Q auparavant et qu’elle ne continue pas de manager tout autant les aspects W, X ou Z de son fonctionnement ! * SM le plus fréquent, mais on pourrait tout autant partir d’un SME par exemple.
Donc, un axe S&ST dans une politique formelle de SMQ reste incongru en regard de son modèle normatif, de sa cohérence et de sa certification, même sous prétexte que progresser ainsi (on l’espère) en management Q puisse bénéficier au management des aspects W, X ou Y de l’entreprise. Autrement dit, en progressant par la structuration normative de tel domaine de management, il n’y a pas besoin d’y injecter des bribes de X, Y ou Z pour espérer néanmoins progresser aussi (culture SM) en management des aspects X, Y ou Z.
A+
(suite)
Q1 : Tu n’as pas répondu à ma question sur ce qui se cache vraiment derrière. En as-tu une idée ?
Q2 : Tu as corrigé ta petite coquille initiale, en mettant en pratique ma réponse à son sujet. Vas-tu induire la même chose pour le rapport d’audit en question ?
A+
Hello !
Q1 – Non je ne lis rien dans l’ISO 19011 qui impose la “signature” d’un rapport d’audit, mais ce référentiel demande par contre l’identification de(s) l’auditeur(s), les dates et lieux de sa réalisation par exemple. Mais Rose, quel est le “vrai” problème qui se cache derrière ta question de “signature” ?
Q2 – S’il y a une erreur dans un rapport d’audit par rapport à ce qui a été restitué en réunion de clôture* (comme dans tout autre document de l’entreprise) la réaction normale est de la discuter et corriger pour finaliser son acceptation, pas d’occulter son passage erroné.
* cf petite coquille dans ton message.
A+
Hello !
David, tes propos sont intéressants d’autant qu’ils ne cherchent pas faire passer d’autres intervenants pour des benêts imatures. Je rebondis sur deux points :
– Tu dis “Il pourrait y avoir à la rigueur une politique qualité et en parallèle une politique RSE”, mais autant rappeler que la RSE (typiquement ISO 26000) couvrent les domaines QSE en fait, alors un “SM RSE” et sa politique du même donnent un cadre pertinent pour couvrir les domaines QSE sans les titrer Q. C’est “l’impérialisme Q” que je crains car sur le terrain au-delà des mots se cache derrière une problématique de compétences pluri-disciplinaires et de pertinence du dispositif de management.
– Tu dis que “dans la quasi totalité de la réalité du terrain la sécurité, l’environnement ou la qualité sont impulsés par les clients plutôt qu’en interne”, je te trouve un peu sévère, car il y a bien bien longtemps que fort heureusement et “spontanément” nos entreprises gèrent ces trois domaines* (et d’autres) sans les ramener à la qualité seulement. Ta remarque est plus juste si tu parles des “certifications” de SM formels Q,S et/ou E depuis que c’est la mode et qu’elles existent sur le marché. C’est vraiment de la certification que tu parles en fait quand tu dis “Ensuite est venu l’environnement, là aussi sous l’impulsion des clients (peu en démarche volontaire)”.
* Motivés par les intérêts directs des entreprises en Q surtout ou plutôt par la réglementation en E et en S (la partie IV du code du travail est un véritable SM qui se suffit à lui-même sans besoin de l’ISO 45001 mais pourquoi pas avec).
A+
(suite)
En cherchant “Part 21” sur internet on ne trouve quasiment que des offres de formation à ce “référentiel” (mais pas de “témoignages”)… Si ce n’est déjà fait peut-être devrais-tu commencer par une telle formation (d’une durée de 1 à 2 jours pour la plupart) pour te fixer les idées et être mieux à même de travailler avec un consultant ?
Bonne continuation.
Hello !
Réponse directe à ta question : oui !
Mais je pense qu’il faudrait d’abord savoir si dans ce forum il y a des interlocuteurs qui sont certifiés “Part 21 G”, je crains que non (en tout cas ce n’est absolument pas mon cas). Puis il faudrait présenter et développer ce que tu recherches comme aide…
A+
