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Bonjour à tous,
Je travaille actuellement sur la mise en place du système de gestion documentaire de ma société.
Nous gérons tous nos documents sur informatique. J’ai créé un document, appelé base de données documentaire, répertoriant l’ensemble des documents en vigueur. Dans ce tableau, j’ai renseigné la référence du document, son intitulé, sa date d’approbation, la date de la dernière révision, le nom du rédacteur et le nom de l’approbateur ainsi que la liste de diffusion du document.
Mais je me pose plusieurs questions :
– Comment prouver l’approbation des documents ? Car pas de signature en raison de la gestion électronique des documents…
– Est-il nécessaire que le nom de l’approbateur apparaisse directement sur les procédures ou mon tableau suffit ?
– Concernant les enregistrements, j’utilise le même tableau que cité précédemment. Cela est-il suffisant ?
Nous souhaitons vraiment optimiser notre système de gestion documentaire et aller au plus simple…
Merci d’avance pour votre aide et vos retours d’expérience,
Sysqua.
Bonsoir Sysqua
Pour ma part,j’ai créé un tableur un peu du même ordre que le tien avec des liens hypertextes qui permet à chacun d’ouvrir le document qui l’intéresse et de l’imprimer si nécessaire (certitude d’être la bonne version).
Mais j’ai mis un onglet par processus afin que toute personne puisse s’y retrouver facilement sans chercher dans la liste de tous les documents de l’entreprise.
Quant à la signature électronique, elle suffit. Mais j’ai tout de même un classeur (avec les versions papier à jour) au sein de mon service QSE qui facilite, je trouve, ma revue documentaire et prouve l’approbation.
En espérant avoir répondu à tes questions.
Bonne soirée
Hello !
Mes réponses :
– Comment prouver l’approbation des documents ? Car pas de signature en raison de la gestion électronique des documents…
> ISO 9001 n’exige aucune “signature” des documents… donc on se passe de signature. Et on se passe aussi de documents originaux “papier” (même le Journal Officiel de notre brave république est passé aux originaux numériques authentiques…!). C’est une perte de temps et une occasion d’erreurs. Une documentation électrique n’a pas de documents “papier” ! Il faut même au contraire diffuser l’idée qu’un tirage papier ne fait pas foi et que seule vaut la version électronique des documents consultables en ligne (marquer qqchose du genre en pied de page de garde de vos documents).
L’approbation se fait à l’occasion des dispositif mis en place pour satisfaire les exigences § 7.5.2 “Création et mise à jour des informations documentées” et à mon avis “verrouillé” par la gestion du droit d’intervention dans la base informatique des documents Q pour les quelques gestionnaires, par opposition au simple droit de consultation pour la majorité des utilisateurs. On peut notamment travailler la “revue” des documents prévu par ce § des 7.5.2. C’est la structuration et la fiabilité du processus de mise en ligne des documents applicables qui montrent la validité de l’approbation des documents en général plutôt que de chaque document en particulier.
– Est-il nécessaire que le nom de l’approbateur apparaisse directement sur les procédures ou mon tableau suffit ?
> Non ! ISO 9001 n’impose rien de particulier pour “l’identification et la description” des informations documentées. Elle se contente de donner une courte liste d’éléments à titre d’exemple : titre, date, auteur, numéro de référence. Ca suffit largement… NB : pour moi la date d’un document c’est essentiellement la date d’application si j’ose dire d’ailleurs. C’est la seule date qui compte une fois qu’un document a suivi son cycle de création ou de modification… Et pour moi cette date est de fait “l’indice” de la version (un indice supplémentaire A, B, C… ou 1, 2, 3 ça ne sert à rien).
– Concernant les enregistrements, j’utilise le même tableau que cité précédemment. Cela est-il suffisant ?
> Dans le système documentaire il faut bien faire la différence entre les “modèles” d’enregistrements (vierges) en cours de validité qui font vraiment partie de la documentation du SMQ, et ceux remplis et utilisés au fil des jours dans le fonctionnement de l’entreprise et qui ne sont vite que des “archives”… Pour moi ces derniers ne doivent pas être classés dans le système documentaire du SMQ. Ex : le formulaire vierge de signalement d’une NC fait partie du système documentaire du SMQ. Les formulaires des 3 NS signalées la semaine passée suivent leur destinée dans le fonctionnement opérationnel de l’entreprise (et sont probablement archivées qqpart à a fin mais pas dans la véritable documentation du SMQ.
D’ailleurs pour moi les formulaires d’enregistrements vierges relèvent des procédures qui les exigent et en sont une partie sous forme d’annexe. C’est à dire que qu’un enregistrement vierge n’est pas apparent en tant que tel dans le système documentaire du SMQ, mais intégré dans la procédure qui le justifie.
Illustration : si le document numérique XXXXX1 est la procédure de traitement des NC et que cette procédure prévoit que toute NC est d’abord signalée par tel formulaire, alors le fichier de ce formulaire est inclus dans le document numérique XXXXX1 (il fait partie intégrante de la procédure, il a la même référence !). Mais ce formulaire d’enregistrement vierge ne constitue pas un document numérique XXXXX2 “en plus” du document XXXXX1.
– Autre réflexion perso : pourquoi donc créer un tableau listant les “informations documentées du SMQ” ? Si le référencement* de vos documents numériques SMQ est intelligent, la simple liste de ces fichiers-documents dans l’intranet de votre entreprise en est la liste “naturelle” “automatique” et “toujours à jour” qui vous dispense de créer un tableau en doublon ! C’est dingue non ?
* Pour structurer les noms des fichiers de mes documents SM, je me sers de la numérotation des § de la norme de SM (pour les localiser “naturellement”) + la date d’application ou de validité du document en guise d’indice + le titre du processus de management visé. J’ajoute que la page de garde de chaque document comporte un petit tableau listant les dates des versions successives du document, avec les noms de l’auteur et de l’approbateur ainsi qu’une courte indication de l’objet de leur modification. Tout ça est auto-porteur.
D’autres avis ?
Bonjour,
Merci PATFR et Henri pour vos retours.
Pour information, nous gérons notre système documentaire avec Google Drive et la majorité de nos documents sont au format Google Docs et Sheets… (choix de la Direction).
Imaginons que le RQ de la société valide un besoin documentaire. Une personne va rédigé ce document sur Google Drive, puis le partager à une autre personne pour approbation. Une fois approuvé, l’approbateur transmet ce document au RQ (en charge de la gestion documentaire). Le RQ va ensuite identifié puis classé le document dans le système documentaire sur Google Drive et ouvrir les droits aux utilisateurs. Le RQ et le rédacteur ont accès en mode modification au document et les autres en lecture seule. Est-ce que ce circuit est suffisant pour attester de l’approbation du document ?
Dans ma base de données documentaire, j’ai une colonne précisant le rédacteur de chaque document ainsi que leur date d’application (qui fait office d’indice de version). J’ai par contre intégré à ce système les modèles d’enregistrements et les enregistrements à proprement parler sont classés aux mêmes endroits que les modèles (pour la majorité).
Google Drive montre des limites pour gérer la documentation (normal me direz-vous, ce n’est pas sa vocation!) mais présente quelques avantages :
– Il garantit que seule la dernière version du document soit consultable donc pas d’erreur possible concernant la version du document.
– Il existe un historique des révisions des documents.
Au plaisir de vous lire,
Sysqua.
Hello !
Ce que tu décris me va bien. Deux points me conviennent particulièrement puisque je les pratique aussi :
– Se passer des originaux en papier, “signés” à l’ancienne, que certains se tuent à continuer de gérer (perte de temps et source d’erreurs).
– Utiliser la date (d’application) comme “indice” de version d’u document plutôt que des lettres A, B, C… (ça a bien plus de sens).
NB : moi j’insère chaque fichier d’un “modèle” d’enregistrement (donc vierge) directement dans le document qui l’induit… Ainsi on rappelle que c’est un élément de la procédure…
A+
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