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Bonjour à tous,
Je suis en alternance QSE et chargée d’établir la migration de la norme OHSAS 18001 vers ISO 45001 dans l’entreprise. J’ai dans un premier temps réalisé la cartographie des processus de l’organisme accompagnée des 8 fiches processus (processus de management, réalisation, support).
De nombreuses autres exigences de la norme ISO 45001 mentionnent que l’organisme doit “établir, mettre en oeuvre et tenir à jour un (des) processus” (ex: 5.4 participation et consultation des travailleurs ; 6.1.3 détermination des exigences légales et autres exigences ; 7.4 communication, etc.)
Ma question est la suivante : Quelle est la différence entre les processus formalisés en fiche processus (contenant données d’entrée, données de sorties, acteurs, activités clés, interaction avec les autres processus, etc.) et les “autres” processus mentionnés dans la norme ?
Comment formaliser et créer une information documentée pour ces derniers ?
Quelles sont les données du processus qui sont obligatoires ? Est-ce qu’une simple explication des étapes du processus suffit ? Ce qui existe actuellement dans mon entreprise, ce sont uniquement des procédures. Puis-je intégrer les processus au sein d’une procédure ?
Cela fait beaucoup de questions mais j’ai vraiment besoin de clarifier les attentes de la norme et de cette approche processus plutôt floue pour moi.
Je vous remercie par avance, bonne journée.
Hello !
Celqse, tu nous sollicites à propos de la différence entre deux types d’éléments : les premiers sont tes “8 fiches processus”, les seconds sont les “processus exigés par la norme ISO 45001”. Pour faire cette comparaison et apporter une réponse à ton questionnement j’identifies bien les exigences de processus ISO 45001, mais je me demande ce que sont tes fiches processus auxquelles tu veux confronter les processus du SMS&ST…
>> D’où tires-tu donc ces fiches en regard des exigences de la norme ISO 45001 ?
Sinon voici des éléments de réponse à tes autres questions :
– Comment formaliser et créer une information documentée pour ces derniers ?
Il n’y a pas de type de formalisme imposé, tu es libre de documenter les processus à ta guise.
– Quelles sont les données du processus qui sont obligatoires ?
> Il n’y en a pas “d’obligatoires” sauf exigences explicite de la norme. Mais les données que tu as toi-même évoquées (données d’entrées, etc…) sont les données classiques proposées par l’ISO dans son schéma d’un processus.
– Est-ce qu’une simple explication des étapes du processus suffit ?
> Je ne sais pas ce qu’est pour toi une simple explication des étapes, mais si ce sont des précisions sur les données classiques du schéma évoqué ci-dessus ça me semble adapté.
– Puis-je intégrer les processus au sein d’une procédure ?
>> Normalement c’est plutôt l’inverse (les procédures sont des éléments des processus). NB : les normes ISO de SM n’exigent pas de “procédures”… mais tes SM peuvent bien en comporter sous ce nom ou sous un autre.
A suivre…
Merci Henri pour la réponse claire et rapide !
La migration vers la norme ISO 45001 nécessite que notre entreprise s’organise via une approche par processus. Pour cela, on m’a conseillé d’élaborer une cartographie des processus clés de l’entreprise (pilotage de la stratégie – commercial, production – équipements, informatique, RH) + les fiches processus.
J’ai donc élaboré pour chacun de ces processus une fiche processus (fiche d’identité : données d’entrée et de sorties, acteurs, activités, etc.) pour une meilleure compréhension de la cartographie et en pensant que c’était également une exigence par rapport à :“4.4 Système de management de la S&ST. L’organisme doit établir, mettre en oeuvre, tenir à jour et améliorer en continu un système de management de la S&ST, y compris les processus nécessaires et leurs interactions, en accord avec les exigences du présent document.”
Puis, ‘ai identifié tous les paragraphes de la norme qui exigent l’élaboration d’un processus (5.4 Participation ; 6.1 Planification ; 7.4 Communication ; 8.1 Maîtrise opérationnelle, Pilotage du changement, acquisition de biens ; 8.2 Réponses aux situations d’urgence ; 9.1 Analyse de la performance, évaluation de la conformité ; 10.2 Événement indésirable) et je me suis confrontée à un mur. Je m’explique : je suis perdue entre mes processus du début formalisés en fiche processus et les autres que j’ai identifiés que je ne sais pas formaliser. Je pensais intégrer ces derniers processus dans les procédures qui sont déjà existantes mais ça ne constituerait pas un système harmonieux et logique.
Bref, peut-être que ma tentative d’approche par processus est totalement biaisée et qu’il faudrait repartir sur une nouvelle base avec un nouveau fil directeur.
Comment aborder l’approche par processus ? Notamment avec comme base notre structure documentaire actuelle (pyramidale : Politique SSE – Manuel – Procédures – Documents – Imprimés). J’ai peur que cela demande une énorme restructuration…
J’espère avoir été assez claire…
(suite)
Bin euh… si au préalable tu as identifié des “processus” de ton organisme ex nihilo, puis identifié ceux attendus par le norme ISO 45001, je comprends mieux que tu te demandes quoi faire de ces deux identifications (dont tu as tiré des “fiches” dans un des deux cas)… Et encore je viens de transtransformer ta demande en fait, car initialement tu nous demandais quelle différence il y a avait entre les deux types de processus. Or comme tu as ces deux listes sous les yeux tu peux établir leur différence (pas moi car je n’ai pas ces listes sous les yeux).
NB : que tu aies établi des “fiches” pour les processus de ta première liste ne change rien à l’affaire. Et en toute logique tu en établiras pour ceux de la seconde liste de la même manière.
Une évocques l’existence d’une documentation pyramidale classique est peut-être un “dépassée” (les normes ISO de SM n’exigent plus de “manuel” ni de “procédures”). L’approche processus (qui n’est pas nouvelle mais plutôt renforcée) peut être une manière de simplifier et clarifier…
Dans ton premier message tu parlais de “migration de la norme britannique OHSAS 18001 vers ISO 45001”. C’est donc forcément de la migration d’un SMS&ST dont tu parles. Tu as donc à faire évoluer un SMS&ST existant pour qu’il satisfasse les exigences ISO 45001. Voici qq réflexions et questions à la lecture de ton dernier message :
– Il semblerait que ce SMS&ST soit +/- associé à un SME (cf politique commune “SSE”). Dans quelle mesure est-ce le cas ? Ces deux managements sont-ils “intégrés” ?
– Tu donnes l’impression de vouloir créer un SMS&ST alors qu’il existe déjà si je ne me trompe. Sans tout chambouler d’un coup ne devrais-tu pas partir d’un audit de ce SMS&ST selon l’ISO 45001, pour te “contenter” ensuite de traiter les “NC” qu’il comporte en regard de ce référentiel ?
– En tout cas ton SME doit être basé sur la version actuelle de l’ISO 14001 (l’ISO 45001 a la même structure). Ce SME doit donc déjà être très sensiblement marqué par “l’approche processus” de cette norme qui a le même attrait pour les processus et donne la même liberté documentaire (sans exiger de “manuel”). Tu devrais aller voir à quel point et t’en inspirer pour l’évolution du SMS&ST.
A+
PS : qu’ils soient conçus ou empiriques, formalisés ou pas, le fonctionnement d’une entreprise nécessite des quantités de processus, dans des quantités de domaines, répondant à des motivations très différentes (ex : mesurer est un processus, assurer les vérifications périodiques réglementaires de certains équipements est un processus, faire la promotion de nouveaux produits est un processus, embaucher du personnel est un processus). Ces processus n’ont pas attendu les normes de SM pour s’imposer de l’intérieur ou de l’extérieur. Mais chaque norme de SM en l’occurence induit la détermination de processus servant la finalité du SM visé. Exploiter telle norme de SM se fait difficilement en se limitant à des processus déjà déterminés pour d’autres raisons (comme les 8 que tu as déterminés et mis en fiches à partir de motivations et points de vue que j’ignore). Des processus peuvent être partagés ou groupés. Cette notion de processus est tellement générique qu’elle peut être exploitée dans toutes sortes de contextes.
Bonjour Henri,
En effet tu n’aurais pas pu mieux reformuler ma demande, merci.
Afin de répondre à tes questions :
– Il semblerait que ce SMS&ST soit +/- associé à un SME (cf politique commune “SSE”). Dans quelle mesure est-ce le cas ? Ces deux managements sont-ils “intégrés” ?
Non, je ne pense pas que notre SMSST soit associé à un SME. Cependant, dans notre gestion électronique des documents SSE, il y a la partie santé et sécurité qui représente 95% des documents puis nous avons une partie environnement mais quasi inexistante (5 documents quasi jamais utilisés). Il y a également une phrase d’engagement de réduction des déchets dans notre politique SSE.
Nous sommes également accrédités selon l’ISO 17025 mais le SMQ et le SMSST ne sont pas intégrés et ont les mêmes principes de fonctionnement (documentation pyramidale classique).
– Tu donnes l’impression de vouloir créer un SMS&ST alors qu’il existe déjà si je ne me trompe.
Oui nous disposons déjà d’un SMSST selon le référentiel OHSAS 18001.
Sans tout chambouler d’un coup ne devrais-tu pas partir d’un audit de ce SMS&ST selon l’ISO 45001, pour te “contenter” ensuite de traiter les “NC” qu’il comporte en regard de ce référentiel ?
Notre plan d’actions actuel en vue d’obtenir la certification ISO 45001 est le suivant :
- Diagnostic et comparaison des exigences entre OHSAS 18001 et ISO 45001
- Mise en place des modifications à apporter
- Audit blanc
- Traitement des NC
- Audit (mai 2020)
L’existence d’une documentation pyramidale classique est peut-être un “dépassée” (les normes ISO de SM n’exigent plus de “manuel” ni de “procédures”). L’approche processus (qui n’est pas nouvelle mais plutôt renforcée) peut être une manière de simplifier et clarifier…
En fait, j’ai beaucoup de mal à me représenter une entreprise qui aurait un SM qui fonctionnerait par une approche processus. Il faudrait que je puisse m’infiltrer dans leur GED QSE et voir l’organisation pour me faire une idée.
Pour l’instant nous travaillons avec un manuel et des procédures, et chacun de ces documents a son utilité. J’ai du mal à voir comment réorganiser et simplifier tout cela.
SME : comme tu avais mentionné une politique “SSE” j’ai cru qu’il y avait un SME et un SMS plus ou moins liés. Je comprends maintenant que tu as surtout un SMS&ST (et un SMQ spécialisé par ailleurs ; je comprends bien que le SMS&ST et ce SMQ soient indépendants).
Plutôt que faire un “Diagnostic et comparaison des exigences entre OHSAS 18001 et ISO 45001” il serait bien plus pertinent de faire directement un “Diagnostic et comparaison entre le SMS&ST de l’entreprise et les exigences ISO 45001”, ce qui revient à faire un audit du SMS&ST selon le référentiel ISO 45001 pour déterminer le plan d’action à mener pour adapter ton SMS&ST. Tu n’as aucun besoin de la norme BS OHSAS 18001…
Manuel et procédures : tu peux bien les garder* (même si je me demande maintenant ce que contient un “manuel” S&ST et à quoi il sert) tout en envisageant de tendre un peu plus vers la documentation de “processus” à l’occasion de l’adaptation du SMS&ST aux exigences ISO 45001 suite à l’audit suggéré.
SM en approche processus : ce que tu as fais pour documenter des processus “hors ISO 45001” (tes “fiches”), tu peux bien le faire pour les processus attendus par l’ISO 45001 et dont certains doivent bien exister d’une manière ou d’une autre dans ton SMS&ST actuel (ex : l’EvRP)… et tu rattaches à ces fiches tes procédures actuelles en les adaptant aux exigences ISO 45001 selon besoin (cf audit suggéré).
* il n’y a ni obligation ni interdiction, l’ISO 45001 ne formule qu’un seul nom de document (la “politique”) et à part un certain nombre d’infos documentées exigées (souvent des preuves de “résultats de processus” en fait) la norme laisse toute latitude à l’entreprise pour déterminer les documents qu’elle juge nécessaires au SMS&ST et pour les nommer comme bon lui semble.
A+
Bonjour Céline,
Voici quelques éléments de réponse également :
> Quelle est la différence entre les processus formalisés en fiche processus (contenant données d’entrée, données de sorties, acteurs, activités clés, interaction avec les autres processus, etc.) et les “autres” processus mentionnés dans la norme ?>> Les processus formalisés en “fiche processus” (qui est un mode de formalisme comme un autre, sans qu’aucun référentiel n’impose ce type de présentation) ont un statut particulier permettant d’organiser, d’officialiser les processus. Souvent raccrochés à une une cartographie (qui, également, n’est en aucun cas une exigence d’aucun référentiel). Ils bénéficient d’un pilotage particulier (j’en profite pour rappeler que l’exigence des référentiels est de piloter les processus, mais pas de nommer des pilotes. Ce qui, malgré tout, permet de faciliter le pilotage selon le contexte). Les autres références aux “processus” sont à entendre comme étant des “manières de faire”, comme des “process” (du reste, il existe encore de nombreuses références à des “processus” dans les normes de management alors qu’elles sont des traductions maladroites du termes “process” en anglais). Une manière de définir, de formaliser si nécessaire, et de suivre une série d’activités convenues à l’avance.
> Comment formaliser et créer une information documentée pour ces derniers ?>> Par exemple ainsi : http://www.youtube.com/watch?v=cGZv_zwalSc&list=PLzI6uqudyS8MXO13XEL1i0UmKV8lSPbBC
> Quelles sont les données du processus qui sont obligatoires ?>> Celles-qui vous assurent : de revoir et d’échanger en interne sur les données afin de vous assurer de partager des mêmes visions et importance des données, de vous poser des questions sur la provenance et la fiabilité de ces données, d’identifier les impacts en cas de non disponibilité et de suppression de ces données. Bref : celles qui vous permettent de questionner et de remettre en cause un processus lorsque cela est nécessaire.
> Est-ce qu’une simple explication des étapes du processus suffit ?
>> Cela est difficile à répondre et dépend de votre définition / formalisme du “simple”. Si vous avez un modèle : nous pouvons en faire une relecture ici. Sinon, le lien vers les vidéos plus haut vous donnera des exemples de ce qui peut être “simple”.
> Ce qui existe actuellement dans mon entreprise, ce sont uniquement des procédures. Puis-je intégrer les processus au sein d’une procédure ?
>> Une procédure peut faire référence à un processus. Cependant, selon les explications précédentes : si vous avez une organisation par “processus”, ce seront les processus qui feront référence aux procédures opérationnelles. En revanche, lorsque le terme “processus” est employé pour désigner des “manières de faire” convenues, alors, les procédures “sont” les “process”.
CordialementHenri,
Plutôt que faire un “Diagnostic et comparaison des exigences entre OHSAS 18001 et ISO 45001” il serait bien plus pertinent de faire directement un “Diagnostic et comparaison entre le SMS&ST de l’entreprise et les exigences ISO 45001”, ce qui revient à faire un audit du SMS&ST selon le référentiel ISO 45001 pour déterminer le plan d’action à mener pour adapter ton SMS&ST. Tu n’as aucun besoin de la norme BS OHSAS 18001…
En effet, je me suis trompée dans la formulation et c’est bien un diagnostic et comparaison entre le SMS&ST de l’entreprise et les exigences ISO 45001 que j’ai réalisé. Il en a découlé des actions à mettre en oeuvre dont la fameuse approche processus.
Manuel et procédures : tu peux bien les garder* (même si je me demande maintenant ce que contient un “manuel” S&ST et à quoi il sert) tout en envisageant de tendre un peu plus vers la documentation de “processus” à l’occasion de l’adaptation du SMS&ST aux exigences ISO 45001 suite à l’audit suggéré.
C’est un outil qui permet surtout aux nouveaux embauchés d’avoir une vision globale du fonctionnement du SMSST. J’aimerais le garder mais le réduire drastiquement. En revanche, j’ai peur de supprimer des choses qui sont des réponses à des exigences de la norme.
Thaumasia,
>> Les processus formalisés en “fiche processus” (qui est un mode de formalisme comme un autre, sans qu’aucun référentiel n’impose ce type de présentation) ont un statut particulier permettant d’organiser, d’officialiser les processus. Souvent raccrochés à une une cartographie (qui, également, n’est en aucun cas une exigence d’aucun référentiel). Ils bénéficient d’un pilotage particulier (j’en profite pour rappeler que l’exigence des référentiels est de piloter les processus, mais pas de nommer des pilotes. Ce qui, malgré tout, permet de faciliter le pilotage selon le contexte). Les autres références aux “processus” sont à entendre comme étant des “manières de faire”, comme des “process” (du reste, il existe encore de nombreuses références à des “processus” dans les normes de management alors qu’elles sont des traductions maladroites du termes “process” en anglais). Une manière de définir, de formaliser si nécessaire, et de suivre une série d’activités convenues à l’avance.
Voilà tu as cerné l’idée. Les fiches processus reprennent les grandes activités de l’entreprise et répondent à plusieurs exigences de la norme ISO 45001 simultanément : risques et opportunités, mesure de la performance avec indicateurs de performances, exigences des parties intéressées, etc. (cf pièce jointe).
Donc si je comprends bien, les autres références à des processus (comme la participation des travailleurs ; communication ; audit interne, etc.) sont donc des process, une série d’activités que je n’ai donc pas besoin de formaliser en fiche (sinon ce serait trop lourd et inutile je pense). Donc il me suffit d’expliquer l’enchaînement des activités, les acteurs et les documents de référence par exemple ?
>> Une procédure peut faire référence à un processus. Cependant, selon les explications précédentes : si vous avez une organisation par “processus”, ce seront les processus qui feront référence aux procédures opérationnelles. En revanche, lorsque le terme “processus” est employé pour désigner des “manières de faire” convenues, alors, les procédures “sont” les “process”.
D’accord, je pense que je commence à y voir plus clair.
Par exemple, la norme ISO 45001 mentionne “8.2 Préparation et réponse aux situations d’urgence
L’organisme doit établir, mettre en oeuvre et tenir à jour le(s) processus nécessaire(s) pour la préparation et la réponse aux situations d’urgence potentielles”Nous disposons d’une procédure “réponse aux situations d’urgence” qui définit les règles à suivre en cas de danger (signalement du danger, enquête, sanctions prises, etc).
=> Ici l’exigence d’un processus est surtout en réalité l’existence d’une manière de faire et donc de réagir aux situations d’urgence, c’est bien ça ?
Merci beaucoup à vous deux, vous m’êtes d’une précieuse aide.
Oui, c’est bien cela. Le terme “processus” s’entend selon (au moins) deux acceptions : celle d’un processus en bonne et due forme et celle d’une succession d’activités (d’une procédure par exemple).
Hello !
Dans le contexte ISO 9001, autant utiliser les définitions ISO des termes en question d’ailleurs rappelés dans l’ISO 45001( https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:9000:ed-4:v2:fr:term:3.4.1 ), plutôt que des avis personnels :
Processus : ensemble d’activités corrélées ou en interaction qui utilise des éléments d’entrée pour produire un résultat escompté.Procédure : manière spécifiée de réaliser une activité ou un processus.Ainsi un “processus” de SMQ peut faire l’objet d’une ou de plusieurs “procédures” selon sa complexité (bien que l’ISO n’exige pas de procédures).Il peut être troublant dans cette discussion de considérer que “les processus reprendraient les grandes activités de l’entreprise” sauf si on en reste au langage courant. Mais disons que dans le contexte ci-dessus les activités sont à une maille inférieure à celle des processus). Il est plus juste de parler directement des grands processus de l’entreprise. Par contre un grand processus peut être composés de plusieurs sous-processus qui en eux-mêmes sont toujours des processus tant qu’on ne descend pas à la maille des activités.Attention aussi de ne pas confondre l’ensemble des processus de l’entreprise (grands ou petits) et ceux constituant le SMS&ST ou un autre SM : les seconds ne sont qu’une partie des premiers. Le SMQ peut être vu comme un des (grands) processus de l’entreprise (constitué lui-même des processus exigés par l’ISO 9001 si on suit ce modèle).A+PS : Thaumasia, quelle est la traduction française adroite du mot anglais “process” si ce n’est pas “processus” comme l’a choisi cet organisme international de normalisation qui généralement pèse ses mots ?C’est un avis… après pas mal d’années et d’expériences réussies : je vous déconseille cette approche dogmatique. Ce qui est troublant l’est souvent pour les personnes qui n’arrivent pas à dépasser un cadre marqué au fer rouge…
Tout comme je vous déconseille, dans votre contexte, de déployer un principe de processus et sous-processus. Cette appréhension se casse la figure dans 80% des cas.
Mais surtout : considérez qu’une telle approche, même si elle est fortement dimensionnante pour la stratégie de votre démarche, n’en demeure pas moins évolutive. Les processus que vous déploierez prochainement ne seront plus tout à faite les mêmes dans quelques années. Autorisez vous à essayer, puis, à adapter selon votre retour d’expérience et celui de votre entreprise.
Vos commentaires, Céline, montrent que vous avez parfaitement compris les fondements de cette approche dans votre contexte : en avant à présent
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