- Ce sujet contient 16 réponses, 3 participants et a été mis à jour pour la dernière fois par
, le il y a 5 années et 5 mois.
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Bonjour ,
1-comment peut on Evaluer les procédures, modes opératoires/instructions et supports des sites afin de déterminer un document commun pour chacun des documents existants les 2 sites, le tout dans le respect du manuel qualité ( dans le cadre d’une fusion)
2-comment améliorer le système documentaire efficacement ?
merci à vous ,
Bonjour Chaimac,
Les réponses ne sont pas aisées, dans la mesure ou, comme souvent, elles dépendent de votre contexte. Et des contextes, il y en a autant que d’entreprises.
Néanmoins, voici quelques éclairages qui peuvent vous aider :
– L’évaluation (si l’on entend par là une « comparaison ») de documents de différents sites lorsque l’on compare des procédures peut se faire de deux manière différentes : mettre autour d’une même table les utilisateurs et/ou concepteur des procédures et animer l’accord entre les parties, ou, vous rendre sur chacun des sites et analyser les procédures de chacune des parties avant d’en proposer une mise en commun.
– L’évaluation de documents opérationnels et de supports (cas des modes opératoires et des supports, des enregistrements) peut se faire selon deux approches également : si (c’est une question de contexte) ce degré plus fin de dispositions est spécifique à des configurations techniques (des machines, des postes de travail…) il est plus intéressant d’en définir la présentation commune que le contenu qui sera adapté à chaque site. Si, en revanche, les instructions et supports sont dans le prolongement des procédures, dans ce cas, ils suivent la même logique que la mise en commun des procédures puis, elles sont redéployées de part et d’autre.
– L’illusion de la communalité : afin que votre système de management demeure assez léger, accepté (et sauf exception qui consisterait à disposer de plusieurs sites qui sont des copier / coller de process, matériels, configurations, équipes, organisations, culture, expériences et compétences…) et correspondant au besoin de mise en commun de pratiques, il faut également considérer deux choses. Soit garder une marge de généralisation dans les descriptions afin de permettre que, sur chaque site, les particularités ne s’en trouvent pas mises en balance, soit laisser à la procédure une marge d’adaptation par site (10 à 20% propres à un contexte particulier)
Quand à « dans le respect du manuel qualité » : si vous choisissez de conserver le manuel qualité (d’autres risquent d’échanger inutilement sur de concept de manuel qualité, gardez à l’esprit que là n’est pas l’intérêt de ces échanges…) qui n’est plus un élément obligatoire, c’est peut être à l’inverse qu’il faut songer. On « n’obéit » pas à un manuel qualité, mais un manuel qualité (plan qualité, manuel de management…) décrit ce que l’on fait. C’est l’inverse… Qu’entendez-vous par ce « respect » s’il vous plait ?
Pour le dernier point de « comment améliorer le système documentaire efficacement », là également, je vous préconise de vous poser la question de « en quoi le système documentaire n’est pas (ou pas assez) efficace aujourd’hui.
Est-il : une base de référence pour les utilisateurs ? régulièrement utilisé pour projeter les évolutions, les risques, la maîtrise ? mis à jour ? correspondant aux pratiques existantes ? une aide pour les parties intéressées au système documentaire ? entretenu à des charges raisonnables ? mis à jour ?…
Là, vous saurez quelles natures de besoin d’amélioration vous aurez et nous pourrons en reparler…
Bon courage
je vous remercie pour votre retour intéressant ,
- Pour plus de précision, la société est spécialiste CONCEPTION, DEVELOPPEMENT, INDUSTRIALISATION, PRODUCTION ET VENTE DE RENFORTS TEXTILES A BASE DE FILS UNITAIRES TECHNIQUES destinées principalement pour l’automobile ; je me déplace sur les deux sites qui vont se faire fusionner ( 10 min en voiture entre eux ) , les deux ont presque les mêmes activités ( on peut trouver également des différences ), il y’a des responsables qui sont commun pour les deux ( ex : même responsable méthodes & ingénierie , resp sécurité , commercial ….) par contre il y’a des pilotes de processus qui sont séparés c’est-à-dire chaque site a son propre responsable EX : qualité , R&D …) .Les documents qualités procédures , enregistrements … ne sont plus les mêmes, Sans oublier Qu’ Il y’a aussi un Groupe principale auxquelles appartient ces deux sites .
- Parmi mes missions on trouve l’Evaluer les procédures, modes opératoires/instructions et supports des sites afin de déterminer un document commun pour chacun des documents existants les 2 sites, le tout dans le respect du manuel qualité et des procédures groupe. Mais comment je peux choisir les meilleurs des procédures pour élaborer des nouvelles tout dans le respect des procédures groupe ? C’est pas aléatoire bien sûr .
- Pour l’instant j’ai à ma disposition tous documents qualité concernant les deux sites, j’ai commencé la rédaction de la première procédure local intitulé ‘ établissement des procédures et maitrise de documents et donnés ‘ en respectant les contraintes groupe
- Que pensez-vous de partir sur les CSR (les documents exigences clients) des clients potentiels qui exigent la certification IATF16949, ISO 9001 ,14001 NB (il y’a des clients commun entre les deux sites) ;
- Que pensez-vous ? Avez-vous d’autres solutions s’ils vous plait ?
- Merci d’avance pour vos retours ,
(suite)
J’ai un peu de mal à me faire une idée de ta situation Chaimae.
Une entreprise X fait partie d’un groupe Z. Cette entreprise a deux « sites » A et B indépendants en terme de direction (je suppose), mais aux activités (productions ?) similaires. Maintenant l’entreprise fusionne » A et B en une seule entité C n’ayant qu’une seule direction. C’est ce que je comprends. Est-ce bien ça ?
Le groupe Z a un « manuel Q et des procédures Q (donc). B et C ont chacun leur propre « responsable processus Q » et leur propre « système documentaire Q » qui ne sont plus* les mêmes. La direction D souhaite n’avoir qu’un système documentaire cohérent avec le manuel Q du groupe. C’est ça aussi ?
Et c’est toi qui va conduire la création de la nouvelle documentation qualité du périmètre D à partir des documentions qualité B et C et autant que possible en cohérence avec la documentation du groupe. Si j’ai tout bien compris.
Mais les « sites » B et C (avant la « fusion ») avaient-ils chacun un SMQ basé sur ISO 9001 / IATF 16949 et un SME basé sur ISO 14001 ? Ces 4 SM étaient-ils respectivement certifiés ? Au fond je me demande quel est l’existence et le périmètre du (futur ?) SM dont tu as à élaborer la documentation.
Des éléments réponses à tes deux questions :
Q1 – Choisir les meilleurs procédures pour élaborer les nouvelles…? : pour la paix des ménages (ex : chacun des deux RQ peuvent se dire qu’il va bientôt « sauter » à cause de la fusion) il vaut mieux que tu dises qu’avec les acteurs actuels A et B (qui seront les peu ou prou les acteurs C de demain) vous allez analyser et prendre le meilleur des procédures A et le meilleur des procédures B et même les améliorer au passage selon besoins, pour créer ensemble les procédures C…
Q1bis – … pour élaborer les nouvelles dans le respect des procédures groupe ? : bin pour établir les procédures C avec les actuelles parties prenantes A et B les procédures groupe feront partie du Cahier des Charges des procédures C en complément des référentiels ISO 9001, IATF 16949 et ISO 14001.
Q2 – Partir sur les CSR clients… : bin oui forcément, c’est une autre entrée du CdC des procédures C.
Q2bis – … clients potentiels qui exigent la certification IATF16949, ISO 9001, ISO14001 : déjà pris en compte en réponse Q1bis. * ils ne sont que pote
Q3 – Autres solutions ? : à part chercher la collaboration des acteurs cités (que le changement et la fusion doivent inquiéter) et identifier les exigences à satisfaire (normes, clients, groupe, amélioration) je ne vois pas trop quoi te dire.
A+
Bonjour,
Votre situation me semble relativement simple : deux activités quasi-similaires, deux systèmes de management présentant des différences dans le formalisme, des fonctions doublées et une fonction qualité pour rassembler le tout.
Comme préconisé : les deux pistes les plus efficaces semblent celles de mettre les porteurs de ces procédures autour d’une table et d’en définir, avec eux, les meilleures pratiques, ou bien de les évaluer l’une après l’autre (audit de conformité et d’application classique) et d’en proposer une synthèse à ces porteurs.
La première solution exige un peu de doigté pour animer les rencontres, nécessité également des ressources (du temps de mise à disposition des ressources) mais est certainement la plus efficace. La deuxième a l’avantage d’être sous votre maîtrise exclusive, et l’inconvénient de ne pas impliquer (et de manquer d’adhésion) les sachants.
Repartir sur les CSR (Customer Specific Requirements) est une piste, mais elle risque de vous faire reconstruire le système de management. Il semble préférable de faire la synthèse des pratiques (avec marge de latitude dans les procédures) avec une formalisation des procédures, d’en valider en même temps la conformité aux normes de références et aux CSR.
Quels sont les « timings » et ressources à votre disposition pour ce travail ? De combien de procédures futures parle-t’on selon vous ?
Bonjour ,
Merci Henri et THAUMASIA_Académie pour l’intérêt que vous me portez,
oui THAUMASIA_Académie c’est exactement la situation ,deux activités quasi-similaires, deux systèmes de management présentant des différences dans le formalisme, des fonctions doublées et une fonction qualité pour rassembler le tout .
oui Henri c’est bien ce que vous avez compris (une entreprise B et C qui font partie tout les deux au groupe Z et souhaite n’avoir qu’un système documentaire cohérent avec le manuel Q du groupe. Le groupe Z a un « manuel Q et des procédures Q (donc). B et C ont chacun leur propre « responsable processus Q » et leur propre « système documentaire Q » qui ne sont plus* les mêmes. La direction D souhaite n’avoir qu’un système documentaire cohérent avec le manuel Q du groupe).
j’ai à ma disposition les documents qualité des deux entités ( manuel qualité , toutes les procédures qualité déjà existées , les audites ,les instructions les modes op ,les docs clients …) ainsi que leurs équivalents dans la documentation groupe .
le site B est certifié ISO 9001:2015 ,IATF16949:2016 ,ISO 14001:2015
le site C : que l’ISO 9001:2008
Dans l’attente de vos éventuelles remarques avant de suivre une des démarches !! Je compte sur vous !
Merci à vous .
(suite)
Je me suis renseignée , et Ils ont pas les mêmes certifications comme déjà cité dans mon poste précédant . Que dois-je faire dans ce cas ? les proposition déjà citées restant toujours valables ?
Cordialement ,
(suite)
Je ne vois toujours pas la cohérence ou le découpage des directions ou SM en présence. Par exemple si « Le groupe Z a un manuel Q et des procédures Q » :
– Le groupe est-il certifié ISO 9001 ou pas ? (il ne l’est pas en SME puisque que tu n’as pas évoqué de SMQ ?)
– Les deux sites de la filiale ont des certifications propres, donc des managements distincts (et des SM formels autonomes), donc il est normal alors que leurs systèmes documentaires puissent différents. Vouloir les fusionner c’est remettre en place un management unique des deux sites. Est-ce clairement le projet de la direction de cette filiale ?
– Que couvre le SMQ du groupe, ou au moins couvre-t-il l’entreprise dont les deux « sites » veulent « fusionner » des documents ? (probablement pas puisque ces sites ont leurs propres certifications d’ailleurs indépendantes si j’ai bien compris bien qu’ils appartiennent à la même entreprise.
– Comment s’inscrivent les documents respectifs (ceux à fusionner) de ces deux sites dans le SMQ du groupe ?
C’est pour comprendre, mais en squeezant ou pas ce contexte, ce que j’ai déjà dit de l’élaboration de « procédures » communes à ces deux sites restent praticables même si le résultat a plus ou moins de sens suivant où ce situe le management effectif de ces deux sites.
Plus haut tu as posé la question de savoir comment améliorer LE « système documentaire », mais je pense qu’il faut déjà que la direction de la filiale se demande quel « management » (au singulier) il veut développer au fond (dans quels domaines en terme de système) pour l’ensemble de son entreprise (ces deux sites + d’autres si cette entreprise en comporte d’autres).
A+
Bonjour,
Oui oui… les propositions sont toujours pertinentes.
Vu de ma « fenêtre », je pense que le temps des questionnements doit à présent faire place à celui de l’action
(suite)
Thaumasia, oserais-je lire un accord dans ton dernier message ? En tout cas ni toi ni moi ne pouvons engager « l’action » dans cette entreprise…
A+
( suite ) je m’excuse du fait que j’ai un peu mal à vous expliquer ma situation ..
L’entreprise X conçoit et fabrique des matériaux techniques permettant à des entreprises à la pointe dans les domaines de l’aéronautique et de la défense, de l’automobile, de la construction, de l’énergie et du sport,Le réseau de X,composé de 16 sites industriels reparties sur le monde et spécialistes dans l’un des domaines déjà cités.ils vont fusionner de 2 sites ( A et B site parmi les 16 )quand je dit groupe c’est l’ensemble des sites qui font partie de la zone Europe ( groupe Europe ) , il existe une documentation qualité zone Europe ( le manuel , les procédures …) je dois la considéré comme une sorte de guide pour l’élaboration des nouveaux documents local de la fusion toute on nous laisse une marge d’adaptation par activité de site . a noté qu’il faut reprendre un nouveau manuel qualité local pour le site fusionné
oui Henri le groupe est certifié EN 9100 ,ISO 9001,IATF 16949,ISO 140001 .
Pour la proposition de Thaumasia qui dit :
1 de de mettre les porteurs de ces procédures autour d’une table et d’en définir, avec eux, les meilleures pratiques ,j’ai remarquée lors de quelques échanges que chaque RQ d’un site préfère ces procédures c’est pour je j’essaye de chercher une solution Neutre .
les évaluer l’une après l’autre c’est ce que je suis entrain de faire sauf que j’ail’impression que ça vas prendre beaucoup de temps
2- (audit de conformité et d’application classique) c’est a dire je regarde les observations sur les anciens audites ? « application classique » comment ?
3 – Il semble préférable de faire la synthèse des pratiques (avec marge de latitude dans les procédures) avec une formalisation des procédures, d’en valider en même temps la conformité aux normes de références et aux CSR.( encore plus d’explications s’il vous plait )
Henri Pour votre proposition qui dit ( vous allez analyser et prendre le meilleur des procédures A et le meilleur des procédures B et même les améliorer au passage selon besoins, pour créer ensemble les procédures C..) c’est ça la problématique sur quelles critères je dois me basé pour prendre le meilleurs des procédures ?
je vous remercie encore une fois pour vos efforts ..
(suite)
Ok Chaimae. Je suis désolé de ne pas comprendre l’articulation de ces entités (pour moi un « groupe » est un montage de plusieurs « entreprises » qui peuvent avoir être de « nationalités » différentes sur le plan juridique et une « entreprise » peut avoir plusieurs « établissements » d’une même « nationalité » juridique / mon envie d’identifier les périmètres des « directions » et « SM » en présence ; mais je ne sais pas par exemple si les « sites » A et B sont dans le périmètre de certification du groupe… ). Mais laissons tomber.
Je vais répondre à ta question me concernant : c’est un peu comme ce que propose mon collègue Thaumasia (par la négociation et/ou l’audit), il s’agit d’analyser, évaluer, auditeur, peser, comprendre… la pertinence des diverses « procédures » d’un « site » ou de l’autre en regard des exigences des modèles normatifs cibles (exemple de cas de figure : une procédure du site A peut être plus pertinente pour la plupart des exigences normatives du sujet sauf sur une ou deux qui sont des points fort de la procédure B, mais aucune des deux ne satisfait telle autre exigence… >> la nouvelle procédure C va prendre plus de A que B, mais prendra tout de même de B et intégrera qqchose que ni A ni B ne satisfaisait pour l’instant). Idem en ce qui concerne leur application effective (sur tel sujet la procédure B peut apporter plus de satisfaction des exigences du référentiel mais n’être en réalité que partiellement appliquée pour je ne sais quelle raison que la procédure C doit dépasser et qu’il faudra faire mettre en application effective autant sur le site B que A).
A+
Merci beaucoup Henri et Thumasia c’était très enrichissant , tout ce que vous avez posté !
et pour la rédaction du nouveau manuel qualité comment je procède ?? sachant qu’il y’a un manuel groupe , un manuel qualité pour B sauf que A suit directement le manuel groupe ( pas de manuel local pour A) .
Cordialement ,
(suite)
C’est très simple Chaimae, pour le coup je te conseille de suivre la bonne option du site B… les référentiels ISO de SM n’exige pas de « manuel » alors tu peux lire celui du groupe pour en capter des sensibilités, du vocabulaire, qui t’inspireront ou te serviront ainsi qu’à tes partenaires locaux pour élaborer les documents C (comme communs aux deux sites) attendus par les modèles normatifs cibles sans perdre de temps à la rédaction d’un manuel.
A+
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