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, le il y a 2 années et 1 mois.
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Messages
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Désolé mais je ne comprends pas vraiment mieux ton complément de présentation de ton mode de référencement documentaire (difficile via un forum) et tu n’as pas répondu à mes question sur ton premier message (en donnant un bout d’arborescence plus large et profond que l’unique petit exemple de codification du fichier « PO1.DOC.01-condition-generales-de-ventes », en disant s’il y a d’autres processus que ceux « opérationnels » (sinon pas besoin de les qualifier ainsi), quelles sous-rubriques il y a autres que celle des « DOC »…).
Mais au fond c’est surtout auprès de tes collègues qui auront à exploiter ces documents qu’il faut tester ton architecture documentaire.
A+
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Ok, si j’ai bien compris tu as des documents dont la référence-racine pointe qu’ils relèvent des processus Opérationnels, Managériaux ou Supports, numérotés 1, 2, 3 etc… (il vaudrait mieux les numéroter 01, 02, 03 pour ne pas être coincé à 9 un jour peut-être) : PO01, PO02, PO03… PM01, PM02, PM03… PS01, PS02, PS03…
Ces références sont prolongées d’une indication du type* de tes documents DOC, procédures, formules, enregistrements et modes opératoires. Comme tu ne le dis pas j’imagine que ça donne des types DOC, PRO, FOR, ENR, MOP. Comme tu ne le dis pas plus j’imagine que tu les numérotes aussi 01, 02, 03… Par exemple pour le processus PM03 tu as les documents PM03.PRO01 , PM03.PRO02 , PM03.PRO03… PM03.PRO01 , PM03.PRO02 , PM03.PRO03… PM03.MOP01 , PM03.MOP02 , PM03.MOP03… idem pour les documents de type DOC, FOR, ENR de ce même processus PM03… idem pour les autres processus PM et les processus PO et PS.
* Ca fait beaucoup de types différents, que sont les « DOC » et les « formules » par opposition aux procédures, enregistrements et modes opératoires ?
Retour sur ma pratique personnelle :
– Tu n’as pas dit si dans ces références documentaires tu intégrais un indice. Ma pratique d’était d’utiliser carrément la date de validité sous la forme AA-MM-JJ.
– Mes références documentaires servaient directement de dénomination de leurs fichiers en cherchant à ce que leur classement alphabétique « naturel » (alphanumérique) final dans l’intranet les présente selon une arborescence compréhensible pour les utilisateurs. J’incluais donc dans les noms de fichiers quelque mots significatifs de leur objet. Ces mots pouvaient être commun à plusieurs types de documents ce qui les groupaient utilement et automatiquement dans l’arborescence informatique.
– Pour ne pas multiplier les strates, mais aussi pour remettre l’accent sur un « procédure » par exemple, « j’incluais » carrément comme annexe(s) dans son fichier le ou les fichiers impérativement associés comme par exemple un « enregistrement(s) ».
NB qui peut être utile : inclure un bout de référence décimal permet « d’insérer » autant de nouveaux documents supplémentaires bien placés dans une liste sans devoir tout renuméroter.
Perso je pense utile de déterminer un référencement des noms de fichiers du système documentaire qui donne une arborescence informatique directement lisible et assez compréhensible, comme peut l’être le sommaire d’un livre volumineux. Par opposition à un tableau excel de recherche plus ou moins abscons.
Mais bon s’il y avait un système documentaire idéal ça se saurait depuis longtemps !
A+
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