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, le il y a 1 année et 10 mois.
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Bonjour!
Je suis chargée, dans une PME, de reprendre le classement de toute leur documentation afin de préparer la certification pour 2013, et je dois dire que c’est du boulot !
Ainsi, après que le boss ait repensé les divers processus de l’entreprise, nous avons décidé de créer sur le serveur un dossier pour chaque processus (exemple M-AME pour le processus d’AMElioration continue dans le groupe de processus Management ) et d’y mettre toutes les procédures et tous les modèles qui s’y rattachent (et donc référencés M-AME-001, etc).
Mais quid des enregistrements ? L’entreprise ne possède pas de listing des enregistrements qu’elle conserve et je ne vois pas bien comment m’y prendre. Dois-je faire le tour de chacun des collaborateurs, leur demander quels enregistrements ils conservent et les répertorier sur un tableau ? Et dois-je les référencer comme les procédures (M-AME-blabla) ? Je suppose que non puisque je ne les mettrais dans les dossiers que nous avons créés : à mon sens, ces dossiers sont plus inertes qu’un dossier avec des bons de livraison, des factures, etc… qu’un Responsable des Ventes fait vivre en permanence. Mais j’ai peut-être une très mauvaise vision des choses ?
Donc en bref : quelle méthode pour retrouver tous ces enregistrements ? Comment les référencer ? Dois-je imposer un référencement à chaque collaborateur (« Dès que tu reçois une facture, tu y écris C-ACH-blabla » ) ? Où les ranger sur le serveur de l’entreprise (totalement dissociés du dossier SMQ je suppose ?) ?
J’espère que mes questions sont claires ! Merci d’avance pour vos réponses !
aurelie a déclaré
Ainsi, après que le boss ait repensé les divers processus de l’entreprise, nous avons décidé de créer sur le serveur un dossier pour chaque processus (exemple M-AME pour le processus d’AMElioration continue dans le groupe de processus Management ) et d’y mettre toutes les procédures et tous les modèles qui s’y rattachent (et donc référencés M-AME-001, etc).
Bonjour Aurélie,
Bienvenue sur le forum !
Classer la documentation en s’appuyant sur l’approche processus est une excellente idée, numéroter les documents en est une moins bonne… A l’usage, cela génèrera des conflits dans les codifications et alourdira considérablement la gestion documentaire.
D’autant plus que ça n’apporte pas grand chose en terme de lisibilité et de recherche des documents.
Mais quid des enregistrements ? L’entreprise ne possède pas de listing des enregistrements qu’elle conserve et je ne vois pas bien comment m’y prendre. Dois-je faire le tour de chacun des collaborateurs, leur demander quels enregistrements ils conservent et les répertorier sur un tableau ? Et dois-je les référencer comme les procédures (M-AME-blabla) ? Je suppose que non puisque je ne les mettrais dans les dossiers que nous avons créés : à mon sens, ces dossiers sont plus inertes qu’un dossier avec des bons de livraison, des factures, etc… qu’un Responsable des Ventes fait vivre en permanence. Mais j’ai peut-être une très mauvaise vision des choses ?
Pour les enregistrements, ce que demande la norme c’est de définir leur modalités de conservation. Ce qui pourrait être intéressant serait de dresser une liste des enregistrements par processus en définissant pour chacun d’eux où ils sont conservés, pendant combien de temps, qui y a accès (confidentialité éventuelle de certains enregistrements), qui est chargé de les archiver (boite archive ou disque dur) et pendant combien de temps ils sont ensuite archivés.
Du coup, dans votre procédure de maitrise documentaire (qui fusionne la procédure de maitrise des documents et la procédure de maitrise des enregistrements), vous n’aurez qu’à renvoyer vers ces listes définissant les modalités de conservation au cas par cas.
Comme pour les documents, numéroter les enregistrements est contre-productif, donc évitez de faire cela.
Par contre, pour les enregistrements vous pouvez définir une règle de nommage qui facilitera leur recherche dans un dossier où il pourrait y en avoir beaucoup :
- ANNEE+MOIS+JOUR+Client / Fournisseur / etc…+Type de document (exemple : 20130201 – Fournisseur Facture ou 20130201 Client Proposition commerciale affaire X).
Cette approche s’avère pertinente dès lors que l’on bascule un jour sur une GED (gestion électronique des documents).
J’espère que mes indications sont claires.
Si vous avez des questions, n’hésitez pas.
Au plaisir
Bonjour,
Merci beaucoup pour votre réponse rapide et très claire ! Votre explication sur la numérotation des documents a bouleversé l’univers du boss (!) mais vos arguments pertinents l’ont convaincu !
Je n’hésiterai pas à revenir vers vous, bravo et merci pour ce site !
Hello !
Jérémy, pour les documents du SM autres que les enregistrements quelle règle d’identification générique proposes-tu ?
Bye.
Salut Henri,
Je suggère simple : un titre (suffisamment explicite) + une version dans le document (date et/ou numéro/lettre de version) et c’est tout.
La codification de type PRO/ACH/7.4/001 ou autre chose du même genre est contre-productive et ne sert à personne, si ce n’est au pilote de la qualité pour se rassurer ou aux auditeurs pour identifier des non-conformités
?!Jérémy CICERO a déclaré
Salut Henri,Je suggère simple : un titre (suffisamment explicite) + une version dans le document (date et/ou numéro/lettre de version) et c’est tout.
La codification de type PRO/ACH/7.4/001 ou autre chose du même genre est contre-productive et ne sert à personne, si ce n’est au pilote de la qualité pour se rassurer ou aux auditeurs pour identifier des non-conformités
?!Bonjour.
Une codification (sans numérotation) du type PRO/REC/RH ( pour « procédure de recrutement du processus Ressources Humaines ») ne peut-elle pas être utile au moins pour y faire référence comme exigé dans le manuel qualité?
Bonjour Aurélie,
Effectivement, c’est le seul intérêt d’une telle codification. Cela permet de faire référence « rapidement » à un document sans rappeler son intitulé complet.
A vous de voir si une telle économie justifie cette codification
Sinon, où en est votre démarche qualité ?
Bonjour. A force de fouiller j’ai trouvé des éléments de réponse à ma préoccupation. C’est très rare qu’une question de management QSE n’ait pas été l’objet d’une question sur ce forum. Mais on ne peut pas tout retrouver.
Pour étancher ma soif sur cette question, je voudrais le contenu (rubrique) d’un tableau repertoire des procedures dans une entreprise selon les numéros d’enregistrement.
Faut-il faire ce tableau par processus ou en un seul bloc.
Dans mon entreprise de stage, des procedures ont été rédigées mais aucune trace dans un repertoire. Difficile donc de savoir exactement quelle procedure a été rédigée. Je veux tout répertorier, enregistrer avant de voir ce qui est a mettre à jour et ce qui doit nouvellement être rédigé.
Difficile de se faire comprendre quand on veut être bref pour ne pas fatiguer le lecteur mais j’espère être compris. Merci
Je vais tacher de vous répondre sans le pompeux « cela dépend de votre contexte »…
Partons du principe que ce tableau (ou cette liste) peut être dans un tableau Excel, Word, Html ou sur tout support possible et partons du principe (si ce n’est pas le cas, il suffira de ne pas en tenir compte) que vos procédures disposent d’une référence.
Alors, le minimum semble être :
« Processus / Référence / Titre / Indice »
Mais… le lien processus / procédures peut se trouver ailleurs (dans la description même des processus) et certaines procédures peuvent être communes à plusieurs processus et même : certaines procédures peuvent ne pas être liées à des processus.
Si vous travaillez sur un tableau Excel, cela n’a plus guère d’importance puisque le tri « dans tous les sens » vous permettra d’afficher ce qui vous semble intéressant.
A quoi peut déjà servir cette présentation d’information :
– à lister de manière « officielle » ce qui fait référence quant aux procédures applicables et leurs versions (ça, c’est un minimum)
– à repérer (si votre indice est une date de mise à jour ou si vous avez une colonne pour cela) les mises à jour et éventuellement les besoins de se questionner sur des révisions possibles de procédures un peu poussiéreuses, ou procédures à supprimer
– à voir une forme de cohérence d’ensemble et, selon les titres, à voir les regroupement ou doublons qu’il est intéressant de questionner
– à orienter tant les nouveaux arrivants sur le « package » de procédures qui les concernent que les auditeurs qui auront à charge d’en vérifier l’application
– à voir les (dés)équilibres entre des processus fortement documentés et d’autres
Selon l’usage et le degré d’information que vous attendez, ou le degré d’analyse, ces rubriques peuvent être :
« Processus / Référence / Titre / Indice / Date de création / Date de dernière mise à jour / Motif de la dernière mise à jour (ou des mises à jour successives) / Accès (papier, intranet…) / Diffusion (commune, restreinte…) / Rédacteur (ou référent principal) / Norme ou règlementation associés ou citée (souvent sous forme de tableau croisé) / Commentaires… »
Mais là, il faut déjà avoir un système de procédure particulier nécessitant ce degré de détail.
Bonjour, Aurélie,
La codification du type PRO/ACH/GES/001 a un sens pour les organismes qui utilisent pour gérer leur documentation un logiciel de base de données. En dehors des bénéfices de la dématérialisation que cela apporte (accessibilité, protection, présentation en fonction des droits, simplification gestion exemplaire, alerte automatique de revue…), la codification permet d’établir des listes facilement (un clic) et selon les besoins…:
- Toutes les procédures (PRO)
- Tous les documents du processus achat (ACH),
- Toutes les documents de gestion (GES)
- …
Vous pourriez a la liste des rubriques de THAUMASIA_Académie, ajouter un « statut » du document ou de sa version (un peu comme pour les normes, homologuée, projet, annulée) et une codification de l’entité hiérarchique responsable de la mise en application…
En attendant pour répondre à votre question…les documents d’enregistrement sont à relier dans vos répertoires de rangement au document principal (procédure par exemple) sous forme d’annexe…avec la même codification que le document, même répertoire de rangement…
Bon courage
Hello !
Suggestions de principe (que nous pratiquons depuis des années) pour la documentation d’un SM :
1- Structurer les titres des fichiers informatiques des documents du SM de telle manière (intelligente*) qu’ils se classent logiquement et correctement sur votre disque dur ou votre intranet… (la liste des documents de votre SM est alors toute faite et toujours à jour, et hop un « document » de moins à gérer dans le SM !).
* par exemple en suivant la structure du modèle normatif de votre SM.
2- Inclure carrément les fichiers informatiques des documents « mineurs » (ex : les modèles d’enregistrement) dans les fichiers des document « majeurs » qui les induisent… (et hop la liste automatique des titres des documents ci-dessus est réduite d’autant !).
Qu’en dites-vous ? A+
C’est également une possibilité.
Mais personnellement, sur l’alignement par rapport au modèle normatif, j’ai vu plus d’inconvénients que d’apports.
Notamment sur le fait que la construction fait donc adopter une logique plus « technique-selon-une-norme » que « naturelle-selon-les-process(us) », et que lorsqu’un modèle normatif évolue (avec ou sans HLSisation à l’horizon), on se demande alors quoi faire des nombreuses références croisées que l’on a eu le bon goût de créer à ce moment…
Le mieux est d’essayer et de se lancer, et vous verrez rapidement laquelle de ces solutions vous convient.
(suite)
Nous faisons remarquer que la norme promeut justement l’approche processus, il n’y a donc pas contradiction.
A+
Bonjour,
Je trouve que le sujet de classement des informations documentées et leur codifications est peu évoqué sur le forum malheureusement…
je suis dans la phase de création d’un répertoire de classement pour tous les fichiers qualités dans le cadre d’une certification initiale ISO 9001.
j’ai crée un dossier pour chaque processus avec un sous dossier pour les procédures, les formules,les enregistrements et les modes opératoires pour chacun des processus.pour les plans d’action j’ai fait un dossier a part qui regroupe tous les plans d’actions (enjeux externes et internes, PIP, processus …), idem pour les tableaux de bord.
Pour la codification des fichiers se pressentes comme suit :PO1.DOC.01-condition-generales-de-ventes
code processus(PO1) pour processus opérationnel,type de document avec deux chiffres correspondant au numéro d’ordre séquentiel du document et le titre du doc
je souhaite avoir votre avis sur cela étant donné je suis débutante dans le domaine.et je souhaiterai avoir une proposition de comment classer la politique qualité, la liste des enjeux externes et internes, la liste des PIPet tous ce qui est en commun pour les processus.
Merci d’avance a vous.
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