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Bonjour tout le monde
j’ai une question à vous poser. Concernant la codification du système documentaires on vient d’instaurer un nouveau SMQ mais pour les anciens documents est ce qu’on peut garder l’indice de la dernière version.
par exemple : PR DT 03 F on peut la remplacer par PR M2 03 F ou bien PR M2 03 A
Merci d’avance
Bonjour,
Dans le cadre d’une norme de certification (s’il s’agit de votre contexte) : vous pouvez faire absolument ce que vous voulez de votre système de management et de sa codification en particulier.
Si vous souhaitez faire vivre deux codifications en parallèle (nouvelle et ancienne) il n’y a aucun souci dans aucune exigence. Le principal étant de répondre, justement, aux exigences concernant les informations documentées : permettre d’identifier les documents sans risque de confusion (pas 2 documents avec la même codification), permettre d’identifier l’état de mise à jour, de validité, d’un document (gestion des mises à jour et/ou des indices), permettre d’avoir des références claires au sein de votre système (veiller à ce que les documents cités par une procédure, par exemple, disposent bien des références attendues).
Pour rappel : vous pouvez choisir une codification pour les documents, mais c’est une « habitude ». Aucun norme n’impose de codification.Si votre document est nommé « Instruction de revue des inventaires » et que sa version est « janvier 2021 » et que votre système appelle bien ce titre de document et que la version est gérée : cela suffit amplement à répondre aux exigences d’une norme de système de management.
Le complexité d’une codification spécifique est soit un héritage du passé, soit une nécessité de gestion des systèmes de management ayant beaucoup (mais vraiment beaucoup) de documents sur une échelle importante. Ce qui existe aussi…
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