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Bonjour,
Merci PATFR et Henri pour vos retours.
Pour information, nous gérons notre système documentaire avec Google Drive et la majorité de nos documents sont au format Google Docs et Sheets… (choix de la Direction).
Imaginons que le RQ de la société valide un besoin documentaire. Une personne va rédigé ce document sur Google Drive, puis le partager à une autre personne pour approbation. Une fois approuvé, l’approbateur transmet ce document au RQ (en charge de la gestion documentaire). Le RQ va ensuite identifié puis classé le document dans le système documentaire sur Google Drive et ouvrir les droits aux utilisateurs. Le RQ et le rédacteur ont accès en mode modification au document et les autres en lecture seule. Est-ce que ce circuit est suffisant pour attester de l’approbation du document ?
Dans ma base de données documentaire, j’ai une colonne précisant le rédacteur de chaque document ainsi que leur date d’application (qui fait office d’indice de version). J’ai par contre intégré à ce système les modèles d’enregistrements et les enregistrements à proprement parler sont classés aux mêmes endroits que les modèles (pour la majorité).
Google Drive montre des limites pour gérer la documentation (normal me direz-vous, ce n’est pas sa vocation!) mais présente quelques avantages :
– Il garantit que seule la dernière version du document soit consultable donc pas d’erreur possible concernant la version du document.
– Il existe un historique des révisions des documents.
Au plaisir de vous lire,
Sysqua.
