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Polo a déclaré
je ne crois pas à une liste de diffusion exhaustive pour vraiment maîtriser les documents papiers, même dans un monde idéal (il y a toujours qq’un pour croquer la pomme…) sauf peut-être à déployer en // des technos de documents non imprimables.Ce procédé fonctionne sur des structures de taille modeste ou très peu de personne on accès aux postes informatiques/imprimantes et encore moins aux répertoires de Gestion doc (j’ai expérimenté cette méthode sur des industries de – de 20 personnes). Mais le risque de « raté » (ou pire, de ver dans la pomme) reste malgré tout présent.
Pour éviter les écarts de version documentaire lors des audits, il n’y a pas beaucoup d’autres solution que la chasse aux papiers périmés dans tous les bureaux peut de temps avant le passage de l’auditeur. C’est d’ailleurs une pratique à encourager pour limiter le risque d’emploi de document induisant en erreur de part l’absence de mise à jour.
Polo, je te rejoins sur la facilité de gestion et la plus-valus qu’apportent les points d’affichages matérialisés et fixes.
Salut,
Polo a déclaré
Je ne vois pas bien à quoi cela répond ou ce que cela précise Shawar.Qualiticiens à vos claviers… Chaima a besoin de vos réflexions sur la manière d’assurer cette orientation risques de l’ISO 9001…
A+
Je répondais à ta question : « Mais fondamentalement les risques à envisager ne visent-ils pas que les clients qu’on cherche à satisfaire ? »
Les risques à envisager ne visent pas que les clients, mais l’ensemble des parties intéressées au chapitre 4 et plus spécifiquement au 4.1 /4.2.
Une des démarche possible à suivre pour Chaima:
– Commencer par répondre aux exigences du chapitre 4 et plus spécifiquement le 4.1 + 4.2
l’objectif est d’ici d’identifier un cadre pour l’entreprise, de prendre en compte l’environnement dans lequel elle évolue et d’identifier les échanges qu’elle peut avoir avec des entités externes.
– Ensuite nous pouvons attaquer la démarche de management du risque:
1/ Pour l’entreprise de manière générale puis pour chaque processus, pour chaque partie intéressée, identifier les différents risques.
Pour ce faire, des outils type SWOT sont plutôt adaptés. C’est également une réflexion à engager avec les dirigeants, les pilotes de processus en se posant pour chaque objectif qualité et pour chaque axe de la politique : « qu’est ce qui pourrai nous empêcher de l’atteindre »
2/ Pour chaque risque identifié, une cotation sous forme « probabilité d’occurence »X »conséquences pour l’entreprise/pour l’objectif » pondéré par les mesures de prévention existantes (Humaines, techniques, organisationnelle et juger de l’efficacité de ces mesures).
3/Une fois le tout mouliné, cela permet d’établir une liste permettant de faire émerger les risques les plus critiques et donc de prioriser des actions.
dans un monde idéal :
posséder une liste de diffusion papier exhaustive et, lors de la mise à jour du document, diffuser les version papier de remplacement en s’assurant de la destruction des version périmées.
Très souvent:
Une mention sur le document informatique en page de garde indiquant que seule la version informatique présente sur la Gdoc est à jour et fait foi.
Des contrôles lors des audits
@ Polo :
» 6.1 action à mettre en oeuvre face aux risques et opportunités
6.1.1 … tenir compte des enjeux mentionnés au 4.1 et des exigences mentionnée au 4.2″
« 4.2 … déterminer a) les parties intéressées qui sont pertinentes dans le cadre du système de management de la qualité … »
Cela inclus les clients, les partenaires, les fournisseurs, les sous traitants, …. suivant l’organisation de l’entreprise et le degré de sensibilité retenu cela peut aller relativement loin et inclure pas mal de monde
» class= »spSmiley » />Salut,
Avant de traiter le management du risque qualité, je pense qu’il est important d’effectuer l’identification des parties prenantes/intéressées en la matière (de manière générale les exigence du chapitre 4 de l’iso 9001 v 2015).
Cette étape permettra d’avoir une approche management du risque mieux adapté à l’entreprise (principalement pour l’identification risques/causes/conséquences).
Intéressant.
Tu es auditeur IRCA ou ICA? si tu a accès à la bible: la 17021 (accessoirement base principale de travail des auditeurs externes en plus de la 19011), je suis preneur et la réponse se trouve probablement dedans (potentiellement au point 9 …ou pas d’ailleurs).
J’explicitait mon point de vue en fonction de mon expérience avec des auditeurs tierce partie (principalement sur des certifications initiales).
Il se trouve, ô coïncidence, que pour les audits initiaux de certification pour l’OHSAS 18001 ils réalisent des « revues documentaire » sur site.
N’étant pas coutumier du fait de part mes expériences préalables sur des SMQ, j’ai justement posé la question à un auditeur tierce qui m’a expliqué peu ou prou que, pour l’iso 9001 cette étape était réalisée de manière totalement transparente pour le client (grâce à la transmission de document), tandis que pour l’OHSAS 18001 il était nécessaire d’avoir un passage sur site pour réaliser cette revue documentaire.
J’ai pu constater cette manière de procédé à d’autres occasion.
Tu as peu être une expérience différente en la matière (!!audit de certification!!) ?! n’hésite pas à la partager!
Il se trouve que, de part mon expérience (une fois encore), pour avoir accompagné et/ou subit ce genre de revue documentaire sur site, l’auditeur externe ne se cantonne pas au 6.3 sur cette phase. Cette phase fait d’ailleurs l’objet en général d’un rapport qui est ensuite intégré au rapport final.
Sinon en ce qui concerne ma pratique de l’audit, que ce soit pour de l’interne ou pour de l’externe, j’applique grosso modo la même méthodologie que celle que tu décrit. Mais cela répond t il pour autant à la question initiale de Marlin?
* au passage c’est relativement désagréable et énervant de lire que des affirmations basé sur de l’expérience sont « gratuites ». Bon à force de te lire, je suis plutôt coutumier du fait, mais tente la prochaine fois d’y mettre un peu plus les formes Stp.
C’est un simple retour d’expérience :
– pour des certifications ISO 9001 => jamais de pré-audit / revue documentaire
– pour les certifications OHSAS 18001 => Pré audit / revue documentaire (en général 1 jours dans le mois précédant l’audit)
Je suppose que cela fait partie intégrante des procédure de réalisation d’audit des auditeurs IRCA, et que de fait, cela s’applique à l’ISO 13485. N’étant pas à ce jour auditeur tierce partie, je ne pourrai l’affirmer que dans quelques années
» class= »spSmiley » />En tout cas pour ce qui est de la question initiale: à quoi s’attendre? la réponse est: un audit orienté documentation (et pas seulement gestion documentaire). Cela portera sur l’ensemble des exigences requérant des éléments documentés (processus / procédures / enregistrements / ….) .
Salut,
La revue documentaire correspond à la préparation de l’audit par l’auditeur externe.
Pour un référentiel comme l’ISO 9001 elle n’est pas nommément désigné mais elle se résume à une demande de transmission d’info de la part de l’auditeur
Pour d’autres référentiels (le 13485, ohsas 18001,…) l’auditeur, en plus de demander la transmission d’éléments, doit également passer sur site et constater que les documents soient bien disponible, contrôler l’organisation documentaire ainsi qu’identifier les éléments sur lesquels appuyer lors de l’audit.
La revue documentaire est le premier round de l’audit
» class= »spSmiley » />Bonjour,
L’entreprise dans laquelle tu effectue ton stage avait déjà une démarche qualité (et donc une amorce de SMQ), sinon elle aurait fermé depuis belle lurette. Ton rôle est donc avant tout d’identifier l’avancée de ce SMQ pour créer ensuite un plan d’action servant de fil conducteur.
Le problème de shunter l’état des lieux est, à mes yeux, particulièrement dangereux pour la suite de ta démarche:
– Tu va créer des documents qui ne correspondront pas à la réalités ou qui ont déjà des équivalences qui ne sont connues et utilisés que par une ou deux personnes.
– Les salariés risquent de ne pas s’approprier la démarche (car tu va imposer des documents).
– Tu va travailler sans réel objectif, et sans pouvoir démontrer l’avancement global du projet à ton entreprise.
Nous sommes trois ici à t’avoir donné (de manière claire ou détournée) la même démarche basé sur le fameux PDCA, dont les deux premières étapes ont déjà été détaillées ci dessus :
Plan: état des lieux et plan d’action
Do: réalisation des actions (et rédaction des documents qui sont nécessaires à la démarche et à l’entreprise)
Le document de référence pour ton état des lieux/audit : L’iso 9001 (dans la version que tu souhaite). Tu n’a besoin de rien d’autre comme document dans ce premier temps.
Salut
» class= »spSmiley » />@ polo :
1/ la construction d’un SMQ iso 9001v2008 s’articulant autour du manuel qualité, en reprenant un SMQ datant de cette lointaine époque (encore d’actualité jusqu’à septembre/octobre), le manuel reste une très bonne porte d’entrée.
Lorsque les système basculerons sur la v2015, mon affirmation tombera effectivement à l’eau (sauf pour les entreprises qui feront le choix de conserver un manuel qualité).
2/ Je t’accorde le point
» class= »spSmiley » /> juste un NB sur ce qui motivai ma réponse: Sur une prise de poste, avant de penser amélioration, on pense généralement maintient. Dans l’extrait que tu nous cite: je ne vois rien en lien direct avec l’amélioration de la procédure de gestion documentaire ni même de l’amélioration des documents du SMQ.
Pour ce qui est de ta question :
Un document est pertinent et utile si…. il est utilisable et utilisé mais surtout si il répond à un besoin de l’entreprise (ex: mode opératoire de contrôle qualité permettant aux contrôleurs de se référer à ce standard).
C’est un travail de fond à réaliser avec les acteurs impactés par les documents. En gros, tu dois rencontrer les personnes qui sont sensé utiliser ce document ou s’y référer et leur demander si le document est utile/utilisé/à jour ou non.
Salut,
De manière générale, la formation 14001 t’apportera des éléments te permettant de mieux saisir la 9001.
Dans un premier temps pour l’iso 9001 :
La 9001 n’est qu’un guide de questions à se poser sur son organisation. Pour chaque exigence, il faut préciser ce que ton entreprise peut mettre en face afin d’y répondre.
– le manuel qualité est la porte d’entrée du SMQ. A partir de ce document tu obtient les liens vers les procédures et les processus de l’entreprise.
– Afin de prioriser le travail à accomplir pour maintenir la certification, tu dois avoir dans un coin un plan d’action (PAQ: plan d’action qualité , ou un nom se rapprochant) pour l’entreprise mais surtout (le plus important quand on est pressé par le temps) les derniers rapports d’audits externe pointant du doigt les actions à effectuer avant le retour de l’auditeur.
http://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_de_la_qualit%C3%A9
Attention sur le lien ci-dessus, c’est du participatif.
Un lien utile pour la mise en place de la 14001 :
http://www.ineris.fr/guide-sse/guide/Introduction.htm
c’est un peu vieillissant mais les fiches pratiques dégrossirons le sujet
Si tu a des questions spécifiques n’hésite pas.
melekmadridi a déclaré
@ Shawar: 1) vous voulez dire quoi par standardisation des documents ?2) comment je peux obtenir des jujements des personnent qui utilisent ces documents? (par l’intermédiaire d’audits par exemple ?)
1- standardisation des documents: faire en sorte que tous les documents de l’entreprise possèdent la même présentation ( par exemple: Logo en haut à droite ; référence du document en haut à gauche; numérotation des pages de type X/X en bas de page au milieu ; Utilisation d’une police de caractère unique; utilisation d’une taille de caractère unique pour les corps de texte; …)
2- Polo à répondu à cette question juste au dessus.
Bonjour,
@ gillian:
Pour reprendre l’expression populaire: c’est mettre la charrue avant les bœufs
» class= »spSmiley » /> Nouvellement arrivé dans l’entreprise, l’étape « état des lieux » revêt une importance toute particulière. Faire l’impasse dessus pour rentrer directement dans une démarche de « production » cartographie+procédures/processus, c’est risquer de créer une base de SMQ qui ne sera pas vraiment le reflet de l’entreprise.
Avec un bon état des lieux (ou audit initial) la cartographie processus de l’entreprise ne prend pas plus d’une journée, et la rédaction des processus / procédure occupera moins d’un mois.
@ Luft:
La multiplication des plans d’actions ne pose pas plus de problème de gestion (avec une standardisation de la forme et une répartition par processus ou par service) qu’un plan d’action unique mais monstrueusement gros (sensation d’usine à gaz).
La gestion de la qualification des auditeurs ne pose pas de problème en étant intégré à la gestion des compétence des processus RH
» class= »spSmiley » />
