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Bonjour
Je suis dans la phase de rédaction de procédures et peine à trouver le bon modèle. Il s’agit de procédures de montage d’appareils de chauffage.
Si les procédures sont rédigées pour être au service des opérateurs, j’ai opté de les décrire par des images afin qu’elles soient comprises. Certains amis et collègues trouvent en cela “d’instructions” ou de “mode opératoire” et non de procédures.
Chaque appareil est composé d’au moins quatre éléments: embase, réservoir, porte, corps de chauffe.
J’ai d’abord décrit le montage de chaque élément avant de faire l’assemblage dans la procédure (voir fichier joint).
J’ai au moins une dizaine d’appareils de montage un peu différent.
Je vous envoie en pièce jointe une copie (juste synthétique) et demande encore votre touche particulière.
Hello !
Je ne sais pas quel sens spécial tu donnes au terme “procédure” mais si tu dis toi-même que “tu décris le montage de chaque élément” des appareils de chauffage alors il n’y a rien d’étonnant qu’autour de toi pour certains ce soit des instructions de montage ou des modes opératoires… Mais qu’importe ? Pourvu que ces documents satisfassent un besoin de manière pertinente !
Créer de tels documents avec des photos est une bonne chose (certaines entreprises commencent à utiliser des vidéos), mais désolé je n’ai pas de “modèle” particulier à te proposer.
A+
Bonsoir Kaboka,
C’est au delà d’un certain nombre de personnes impliquées dans un système de management que les notions de procédures, instructions et modes opératoires ont réellement un sens différenciant “utile”. Si vous n’avez pas pléthore de documents, que ceux-ci soient des procédures ou des modes opératoires importe peu.
L’essentiel est leur utilité.
En cela : la procédure que vous présentez n’a rien à envier à bien d’autres, ce document semble clair et même compréhensible par un néophyte.
Les améliorations qui pourraient, pourquoi pas, être apportées sont :
– intégrer l’indice dans la référence, du type PR-003-A et hop : une ligne gagnée
– mettre les numéros de page / total des pages en bas de page : ré-allègement du cartouche
– si vous avez le moyen de suivre cela autrement : zigouillage des éternels “rédacteurs” et “approbateurs”, signes des temps anciens
– mise en couleur des références des éléments ?
– éventuellement, un p’tit quelque chose sur les EPI ? du style (avant dernière photo) le port des gants histoire de prévenir les risques de coupures ?
Mais sans tout cela : votre procédure semble très bien se tenir.
(compléments)
Hello !
Kaboka, il faut tester ton document auprès des opérateurs concernés puisqu’il leur est destiné…
Sur un plan pratique tu n’as pas dit de quelle manière concrète il leur sera disponible sur les postes de travail (présentoir mural sous feuillets plastiques ?) mais tu as intérêt à en réduire le nombre de pages, par exemple en lui donnant une structure de tableau à deux colonnes avec les photos d’un coté et les instructions de l’autre (au lieu de tout empiler sur une seule colonne plus longue).
Numéroter les opérations serait intéressant également (ça permet d’identifier sans erreur possible telle opération dont on discute le contenu par exemple dans un échange téléphonique ou par mail).
Pourquoi le doublon indice + date ? A tout prendre la date a plus de sens et suffit (c’est ce que je pratique de mon coté). Tu peux encore gagner de la place en injectant la référence du document dans sont pied-de-page avec la numérotation des pages.
Quelque soit le nombre de personnes impliquées dans un système de management (autrement dit quelque soit la taille de l’entreprise) il peut être utile de distinguer différents types de documents. Mais si le terme de “procédure” pose vraiment problème tu peux tout bonnement mentionner “Document Qualité” ou même ne rien mentionner du tout ! Et te contenter de glisser le mot “Qualité” dans la référence du document PR-003… (ces lettres PR ont-elles un sens ?)
Voir cette maquette bien plus simple (PJ). Qu’en dis-tu ?
Astuce de bureautique : si tu nommes ton fichier de cette manière* “Qualité PR003 – Montage Poële Aubrac – 2018/05/23” tu pourras directement “insérer” le “nom du fichier” et la “numérotation des pages” dans son “pied-de-page” Excel ou Word. Ainsi quand tu créeras une nouvelle version du document (nouvelle date et nouveau fichier) la mise à jour de sa référence est facilitée.
* au fond c’est sa véritable référence car elle est totalement “sensée” !
PS : injecter des mesures de prévention S&ST (voire Envt) est pertinent, mais avant de se jeter sur les EPI (la “pire” des préventions) par réflexe reptilien il faudrait commencer par analyser les risques en question pour être en mesure d’envisager des mesures de prévention “supérieures”.
A+
Bonjour
Vos apports m’ont beaucoup soulagé. Il est bien vrai que la dénomination n’a pas trop d’importance; l’essentiel est que ce soit accepté par les opérateurs. Mais en tant que apprenti qualiticien je n’ai pas le droit de faire la confusion entre procédures, instructions ou mode opératoire. Pour apprentissage, il serait intéressant que je fasse la procédure (pour mon instruction) et les modes opératoires pour les opérateurs qui ont d’ailleurs bien accueilli le document et sont même pressés que je le leur envoie parce qu’ils disent souvent être bloqués du fait qu’il y ait trop de similitudes entre les appareils.
A la maquette de Henri, j’ai effectivement fait une de ce genre (pièce jointe) que mon patron n’a pas trop apprécié; il est plutôt partant pour celle en vrac.
Cela semble parfait !
Éventuellement : un report des références des pièces qui semblaient spécifiques dans la première procédure ?
(suite)
Kaboka a déclaré
“En tant qu’apprenti qualiticien je n’ai pas le droit de faire la confusion entre procédures, instructions ou mode opératoire“.D’une certaine manière c’est faux… si tu penses à l’ISO 9001. Car elle n’utilise pas ces termes et ne les définit donc pas ! (ses anciennes versions comportaient des termes comme « document », « procédures documentées », « manuel qualité », « plan qualité », « enregistrement », etc… mais la version actuelle de la norme et de ses cousines ISO se contentent d’évoquer des « informations documentées ». Et les entreprises nomment leurs différents types documents comme bon leur semble le cas échéant.
Du coup les appellations de documents à pratiquer sont seulement celles déterminées par ton entreprise pour la documentation de son SMQ (ex : dans une de mes vies antérieures pour les opérateurs on parlait de “spécifications” de fabrication ou de contrôle). Donc pour être exact tu devrais dire plutôt : En tant que membre de l’entreprise Machin je n’ai pas le droit de faire la confusion entre ses documents “wwwwwwww”, “xxxxxxxxxx”, “yyyyyyyyy” ou “zzzzzzzzs”.
A+
Je dirais même plus…
Il faut se détendre un peu avec les poncifs et les théories du management de la qualité (sécurité, environnement, sécurisation des données…) qui ont fait et font encore couler beaucoup d’encre et animent des débats à n’en plus finir.
A ce titre, les éternels débats entre :
– procédures, modes opératoires, instructions, notes…
– processus, sous-processus, processus de niveau inférieur ou supérieur…
– fiches de fonctions, fiches de postes, fiches de missions, descriptions de fonctions…
– actions correctives, curatives, prédictives…
– indicateurs de pilotage, de mesure de performance, de mesure de réalisation…
– …
J’en passe et des meilleurs !
Si dans quelques rares cas, souvent liés à la dimension de l’organisme qui nécessité des spécificités et des compartimentages, ces débats peuvent faire naitre autre chose que le besoin de reconnaissance des spécialistes : dé-ten-dez-vous !
C’est à la Fonction Qualité qu’il appartient de définir l’interprétation et la lecture de ces concepts et documents parfois.
C’est vous qui êtes à la barre et il n’existe pas, fort heureusement, de livre du “Responsable Qualité Ultime v 1.0” qu’il faut apprendre par coeur. L’entreprise est, pour vous, une page blanche que vous remplirez en fonction de son contexte (oui… il fallait bien que je place ce mot au moins une fois dans ce post).
“dé-ten-dez-vous! “; c’est justement ce qui me manquait. Je pensais à une recette bien assaisonnée à appliquer directement. En dehors donc des exigences de la norme, chacun doit adapter ses outils en fonction de la réalité de son entreprise et éviter à tout prix le conformisme à l’aveuglette.
Merci encore à cette équipe dynamique toujours au service des apprenants.
(suite encore)
Thaumasia je fais comme la Drôme en ce qui concerne ton évocation de débats inutiles à propos de certains vocabulaires, j’adhère ! Ces histoires sont trop souvent des chicaneries de “qualité qualiticienne” perdant de vue les besoins pratiques de l’entreprise.
A+
Henri, oui mais!!! Je crois qu’il faut qu’on s’approprie notre propre vocabulaire et en faire réellement usage dans nos pratiques. Chaque philosophie ou tendance, de quelle que nature que ce soit dispose de son propre vocabulaire et ça constitue une ligne de conduite et une force intrinsèque. On peut avoir des visions diverses sur un sujet mais dans la pratique, les chemins ne doivent pas être divergents. A titre d’exemple, vous verrez rarement les gens s’accorder sur les notions de cartographies, de processus, de procédures et même de ce qu’on appelle “QUALITÉ”.
Peut-être que cette variété de visions des choses, ce champ ouvert constitue à quelque part une richesse???????
NB : comme mentionné par Thaumasia le vocabulaire “processus” génère aussi des débats, néanmoins Kaboka en l’occurence c’est toi-même qui a évoqué une divergence de vocabulaire dans ton entreprise et non une richesse
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