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bonjour a tous
je suis actuellement en stage qualité dans une entreprise de métrologie, mon chef m’a demandé de rédiger une procédure pour la comptabilité et pour le laboratoire de métrologie.
Sincèrement, tout ceci est nouveau pour moi et j’ai vraiment besoin de votre aide sur la manière de procéder pour rédiger ces procédures. Merci infiniment
Bonjour Lina,
Une procédure n’est malheureusement pas un “outil magique” comme bon nombre de “chefs” l’imaginent… mais nous devrions pouvoir vous donner les grandes lignes et, surtout, la manière de faire.
En premier lieu, les questions importantes :
– qu’attend-t-il (ou vous) de cette procédure ?
– que voulez-vous en faire ?
– à quel besoin (ou manque ?) cela doit-il répondre ?
En fonction de ces réponses, la manière d’aborder une procédure n’est pas la même…
mon chef m’a demandé de rédiger une procédure pour la comptabilité et pour le laboratoire de métrologie.
Bonjour,
Drôle de chef…qui demande une procédure dans 2 domaines aussi différents et aussi imprécis ?
Une procédure pour le laboratoire de métrologie, ça ne veut rien dire…il faudrait commencer par demander au chef de préciser ses besoins…
Bon courage
ses recommandations ne sont pas précises comme vous l’avez constaté, il voudrait mettre en place un SMQ dans l’entreprise et que ces différents département/processus rentrent dans le système qualité.
Voila en gros les explications qu’il m’a donné
Nous y sommes presque alors… pensez-vous possible de lui demander “pourquoi souhaite-t-il mettre en place un SMQ ?”
lina18 a déclaré
il voudrait mettre en place un SMQ dans l’entreprise et que ces différents département/processus rentrent dans le système qualité. Voila en gros les explications qu’il m’a donnéLina18
Je vous conseille :
- de récupérer la Norme NF EN ISO 17025 version 2017, qui précise les exigences concernant la compétences des laboratoires d’étalonnages ou d’essais (qui s’applique à un laboratoire de Métrologie comme vous).
- d’établir à partir de ce référentiel un tableau pour chacun des chapitres, d’identifier pour chaque exigence la situation de votre laboratoire
- d’évaluer pour chaque exigence non couverte (“les trous”) ce qu’il faudrait faire…temps, ressources…
- et de présenter ça au chef pour qu’il évalue le coût…
bon courage
THAUMASIA_Academie a déclaré
Nous y sommes presque alors… pensez-vous possible de lui demander “pourquoi souhaite-t-il mettre en place un SMQ ?”Il voudrait que l’entreprise soit plus compétitive, tant sur le plan national qu’international, par la mise en place d’un système management de la qualité, afin de fournir des prestations de qualité, de répondre et satisfaire les besoins des clients et réduire les coûts de la non-qualité
Bonjour Lina,
Tout doucement, nous y arrivons.
Pourriez-vous nous indiquer, s’il vous plait :
– quelles métrologies vous pratiquez ?
– combien de personnes / sites seront concernés par ce SMQ ?
– y-a-t’il une volonté de certification ou d’accréditation à la clef ?
L
THAUMASIA_Academie a déclaré
Bonjour Lina,Tout doucement, nous y arrivons.
Pourriez-vous nous indiquer, s’il vous plait :
– quelles métrologies vous pratiquez ?
– combien de personnes / sites seront concernés par ce SMQ ?
– y-a-t’il une volonté de certification ou d’accréditation à la clef ?
L’ entreprise fait dans la métrologie industrielle, elle a cependant des petites prestations en métrologie légale ( partenariat avec l’etat) 19 personnes et 1 site seront concernés par la mise en place de ce SMQ. Sur 3 laboratoires (poids et masses, température ,pression) seul le premier ( poids et masses) est accredité (17025: 2005)
lina18 a déclaré L’ entreprise fait dans la métrologie industrielle, elle a cependant des petites prestations en métrologie légale ( partenariat avec l’etat) 19 personnes et 1 site seront concernés par la mise en place de ce SMQ. Sur 3 laboratoires (poids et masses, température ,pression) seul le premier ( poids et masses) est accredité (17025: 2005)
Pas facile de te suivre…
La mise en place d’un SMQ dans un laboratoire non accrédité, n’a rien à voir avec la mise en application d’un SMQ déjà existant sur d’autres sites…ce qui est finalement ton cas
Si le laboratoire est déjà accrédité…ça ne doit pas poser de problème, il ne s’agit que de mettre en application les dispositions existantes dans un second site ou dans un autre domaine (pression)…on parle dans ce cas d’extension d’accréditation…le travail est différent et simplement adaptatif…il te faut récupérer le document LAB GTA 11. Guide Technique d’Accréditation – METROLOGIE DES PRESSIONS, satisfaire les exigences techniques qu’il contient…
Bonne lecture
Je pense le comprendre comme l’interprète Ericketraq.
Ainsi [procédure laboratoire] :
– s’il s’agit d’une procédure “17025” pour d’autres laboratoires que le premier : un copier / coller avec quelques ajustements d’organisation pour les deux autres labos devrait amplement suffir
– s’il s’agit d’une procédure “pas 17025 mais uniquement d’organisation” : ET qu’il ne s’agit pas d’encadrer la conformité des mesures mais uniquement l’organisation, dans ce cas, cela n’est pas bien compliqué
Et [procédure comptable] :
– il ne peut s’agir d’une procédure “17025” pour l’accréditation qui, sur le principe, ne s’en soucie guère
– s’il s’agit d’une procédure “pas 17025 mais uniquement d’organisation comptable” : là aussi, ce n’est pas bien compliqué
Donc, en cas de procédures d’organisation uniquement, voici les étapes intéressantes à prendre en compte pour rédiger une procédure (enfin… deux) :
– identifier l’objet de la procédure (par exemple : “assurer la maîtrise des activités comptables nécessaires à assurer la facturation et le recouvrement de l’ensemble des prestations réalisées par le laboratoire”, ou “assurer la compréhension, la contractualisation et la réponse aux demandes des clients du laboratoire”… ce sont des exemples…)
– valider l’objet de la procédure avec la direction (ce qui semble plus que nécessaire dans votre cas) et les personnes intéressées, ce qui vous permettra déjà de définir le début et la fin de la procédure
– décider du mode de formalisation et d’identification des taches (en réunion de travail, par enquête terrain… sous forme textuelle uniquement, en logigramme…)
– décrire et formaliser la procédure tout en la revoyant à la lumière des évènements (dysfonctionnements rencontrés, chiffres clefs du laboratoire / service comptabilité…)
– identifier clairement les descriptions de l’existant et les améliorations vues lors du formalisme et/ou des échanges lors de sa conception
– soumettre la procédure (ou ses stades d’avancement) aux intéressés et à la direction (s’y reconnait-elle) et leur faire valider (au moins la direction et les principaux responsables hiérarchiques)
– communiquer (informer, former si nécessaire) les utilisateurs de la procédure
– introduire la procédure dans le dispositif d’amélioration (audit interne, mesure de performance si possible…)
Mais en tenant compte du fait que tout l’art d’une procédure consiste à :
– décrire suffisamment pour servir de support d’explication (pour de nouveaux arrivants par exemple) et de revue d’application (pour des auditeurs internes par exemple) ou de projection en cas de modification ou de support de compréhension en cas de dysfonctionnement
– décrire synthétiquement pour ne pas rebuter les personnes concernées et ne pas en faire une usine à gaz
– décrire graphiquement si possible afin de permettre une meilleure acquisition des lecteurs
– doser le langage technique (qui doit être connu) et les mots simples (pour éviter toute incompréhension)
– fournir un support, lorsque nécessaire, pour établir une règle (ou un ensemble de règles) qui sont à appliquer (les procédures actées ne sont pas des choix, ce sont des références de travail…)
Ericketraq a déclaré
Pas facile de te suivre…
La mise en place d’un SMQ dans un laboratoire non accrédité, n’a rien à voir avec la mise en application d’un SMQ déjà existant sur d’autres sites…ce qui est finalement ton cas
Si le laboratoire est déjà accrédité…ça ne doit pas poser de problème, il ne s’agit que de mettre en application les dispositions existantes dans un second site ou dans un autre domaine (pression)…on parle dans ce cas d’extension d’accréditation…le travail est différent et simplement adaptatif…il te faut récupérer le document LAB GTA 11. Guide Technique d’Accréditation – METROLOGIE DES PRESSIONS, satisfaire les exigences techniques qu’il contient…
Bonne lecture
merci beaucoup
THAUMASIA_Academie a déclaré
Je pense le comprendre comme l’interprète Ericketraq.Ainsi [procédure laboratoire] :
– s’il s’agit d’une procédure “17025” pour d’autres laboratoires que le premier : un copier / coller avec quelques ajustements d’organisation pour les deux autres labos devrait amplement suffir
– s’il s’agit d’une procédure “pas 17025 mais uniquement d’organisation” : ET qu’il ne s’agit pas d’encadrer la conformité des mesures mais uniquement l’organisation, dans ce cas, cela n’est pas bien compliqué
Et [procédure comptable] :
– il ne peut s’agir d’une procédure “17025” pour l’accréditation qui, sur le principe, ne s’en soucie guère
– s’il s’agit d’une procédure “pas 17025 mais uniquement d’organisation comptable” : là aussi, ce n’est pas bien compliqué
Donc, en cas de procédures d’organisation uniquement, voici les étapes intéressantes à prendre en compte pour rédiger une procédure (enfin… deux) :
– identifier l’objet de la procédure (par exemple : “assurer la maîtrise des activités comptables nécessaires à assurer la facturation et le recouvrement de l’ensemble des prestations réalisées par le laboratoire”, ou “assurer la compréhension, la contractualisation et la réponse aux demandes des clients du laboratoire”… ce sont des exemples…)
– valider l’objet de la procédure avec la direction (ce qui semble plus que nécessaire dans votre cas) et les personnes intéressées, ce qui vous permettra déjà de définir le début et la fin de la procédure
– décider du mode de formalisation et d’identification des taches (en réunion de travail, par enquête terrain… sous forme textuelle uniquement, en logigramme…)
– décrire et formaliser la procédure tout en la revoyant à la lumière des évènements (dysfonctionnements rencontrés, chiffres clefs du laboratoire / service comptabilité…)
– identifier clairement les descriptions de l’existant et les améliorations vues lors du formalisme et/ou des échanges lors de sa conception
– soumettre la procédure (ou ses stades d’avancement) aux intéressés et à la direction (s’y reconnait-elle) et leur faire valider (au moins la direction et les principaux responsables hiérarchiques)
– communiquer (informer, former si nécessaire) les utilisateurs de la procédure
– introduire la procédure dans le dispositif d’amélioration (audit interne, mesure de performance si possible…)
Mais en tenant compte du fait que tout l’art d’une procédure consiste à :
– décrire suffisamment pour servir de support d’explication (pour de nouveaux arrivants par exemple) et de revue d’application (pour des auditeurs internes par exemple) ou de projection en cas de modification ou de support de compréhension en cas de dysfonctionnement
– décrire synthétiquement pour ne pas rebuter les personnes concernées et ne pas en faire une usine à gaz
– décrire graphiquement si possible afin de permettre une meilleure acquisition des lecteurs
– doser le langage technique (qui doit être connu) et les mots simples (pour éviter toute incompréhension)
– fournir un support, lorsque nécessaire, pour établir une règle (ou un ensemble de règles) qui sont à appliquer (les procédures actées ne sont pas des choix, ce sont des références de travail…)
THAUMASIA_Academie a déclaré
Je pense le comprendre comme l’interprète Ericketraq.Ainsi [procédure laboratoire] :
– s’il s’agit d’une procédure “17025” pour d’autres laboratoires que le premier : un copier / coller avec quelques ajustements d’organisation pour les deux autres labos devrait amplement suffir
– s’il s’agit d’une procédure “pas 17025 mais uniquement d’organisation” : ET qu’il ne s’agit pas d’encadrer la conformité des mesures mais uniquement l’organisation, dans ce cas, cela n’est pas bien compliqué
Et [procédure comptable] :
– il ne peut s’agir d’une procédure “17025” pour l’accréditation qui, sur le principe, ne s’en soucie guère
– s’il s’agit d’une procédure “pas 17025 mais uniquement d’organisation comptable” : là aussi, ce n’est pas bien compliqué
Donc, en cas de procédures d’organisation uniquement, voici les étapes intéressantes à prendre en compte pour rédiger une procédure (enfin… deux) :
– identifier l’objet de la procédure (par exemple : “assurer la maîtrise des activités comptables nécessaires à assurer la facturation et le recouvrement de l’ensemble des prestations réalisées par le laboratoire”, ou “assurer la compréhension, la contractualisation et la réponse aux demandes des clients du laboratoire”… ce sont des exemples…)
– valider l’objet de la procédure avec la direction (ce qui semble plus que nécessaire dans votre cas) et les personnes intéressées, ce qui vous permettra déjà de définir le début et la fin de la procédure
– décider du mode de formalisation et d’identification des taches (en réunion de travail, par enquête terrain… sous forme textuelle uniquement, en logigramme…)
– décrire et formaliser la procédure tout en la revoyant à la lumière des évènements (dysfonctionnements rencontrés, chiffres clefs du laboratoire / service comptabilité…)
– identifier clairement les descriptions de l’existant et les améliorations vues lors du formalisme et/ou des échanges lors de sa conception
– soumettre la procédure (ou ses stades d’avancement) aux intéressés et à la direction (s’y reconnait-elle) et leur faire valider (au moins la direction et les principaux responsables hiérarchiques)
– communiquer (informer, former si nécessaire) les utilisateurs de la procédure
– introduire la procédure dans le dispositif d’amélioration (audit interne, mesure de performance si possible…)
Mais en tenant compte du fait que tout l’art d’une procédure consiste à :
– décrire suffisamment pour servir de support d’explication (pour de nouveaux arrivants par exemple) et de revue d’application (pour des auditeurs internes par exemple) ou de projection en cas de modification ou de support de compréhension en cas de dysfonctionnement
– décrire synthétiquement pour ne pas rebuter les personnes concernées et ne pas en faire une usine à gaz
– décrire graphiquement si possible afin de permettre une meilleure acquisition des lecteurs
– doser le langage technique (qui doit être connu) et les mots simples (pour éviter toute incompréhension)
– fournir un support, lorsque nécessaire, pour établir une règle (ou un ensemble de règles) qui sont à appliquer (les procédures actées ne sont pas des choix, ce sont des références de travail…)
THAUMASIA_Academie a déclaré
Je pense le comprendre comme l’interprète Ericketraq.Ainsi [procédure laboratoire] :
– s’il s’agit d’une procédure “17025” pour d’autres laboratoires que le premier : un copier / coller avec quelques ajustements d’organisation pour les deux autres labos devrait amplement suffir
– s’il s’agit d’une procédure “pas 17025 mais uniquement d’organisation” : ET qu’il ne s’agit pas d’encadrer la conformité des mesures mais uniquement l’organisation, dans ce cas, cela n’est pas bien compliqué
Et [procédure comptable] :
– il ne peut s’agir d’une procédure “17025” pour l’accréditation qui, sur le principe, ne s’en soucie guère
– s’il s’agit d’une procédure “pas 17025 mais uniquement d’organisation comptable” : là aussi, ce n’est pas bien compliqué
Donc, en cas de procédures d’organisation uniquement, voici les étapes intéressantes à prendre en compte pour rédiger une procédure (enfin… deux) :
– identifier l’objet de la procédure (par exemple : “assurer la maîtrise des activités comptables nécessaires à assurer la facturation et le recouvrement de l’ensemble des prestations réalisées par le laboratoire”, ou “assurer la compréhension, la contractualisation et la réponse aux demandes des clients du laboratoire”… ce sont des exemples…)
– valider l’objet de la procédure avec la direction (ce qui semble plus que nécessaire dans votre cas) et les personnes intéressées, ce qui vous permettra déjà de définir le début et la fin de la procédure
– décider du mode de formalisation et d’identification des taches (en réunion de travail, par enquête terrain… sous forme textuelle uniquement, en logigramme…)
– décrire et formaliser la procédure tout en la revoyant à la lumière des évènements (dysfonctionnements rencontrés, chiffres clefs du laboratoire / service comptabilité…)
– identifier clairement les descriptions de l’existant et les améliorations vues lors du formalisme et/ou des échanges lors de sa conception
– soumettre la procédure (ou ses stades d’avancement) aux intéressés et à la direction (s’y reconnait-elle) et leur faire valider (au moins la direction et les principaux responsables hiérarchiques)
– communiquer (informer, former si nécessaire) les utilisateurs de la procédure
– introduire la procédure dans le dispositif d’amélioration (audit interne, mesure de performance si possible…)
Mais en tenant compte du fait que tout l’art d’une procédure consiste à :
– décrire suffisamment pour servir de support d’explication (pour de nouveaux arrivants par exemple) et de revue d’application (pour des auditeurs internes par exemple) ou de projection en cas de modification ou de support de compréhension en cas de dysfonctionnement
– décrire synthétiquement pour ne pas rebuter les personnes concernées et ne pas en faire une usine à gaz
– décrire graphiquement si possible afin de permettre une meilleure acquisition des lecteurs
– doser le langage technique (qui doit être connu) et les mots simples (pour éviter toute incompréhension)
– fournir un support, lorsque nécessaire, pour établir une règle (ou un ensemble de règles) qui sont à appliquer (les procédures actées ne sont pas des choix, ce sont des références de travail…)
Il s
THAUMASIA_Academie a déclaré
Je pense le comprendre comme l’interprète Ericketraq.Ainsi [procédure laboratoire] :
– s’il s’agit d’une procédure “17025” pour d’autres laboratoires que le premier : un copier / coller avec quelques ajustements d’organisation pour les deux autres labos devrait amplement suffir
– s’il s’agit d’une procédure “pas 17025 mais uniquement d’organisation” : ET qu’il ne s’agit pas d’encadrer la conformité des mesures mais uniquement l’organisation, dans ce cas, cela n’est pas bien compliqué
Et [procédure comptable] :
– il ne peut s’agir d’une procédure “17025” pour l’accréditation qui, sur le principe, ne s’en soucie guère
– s’il s’agit d’une procédure “pas 17025 mais uniquement d’organisation comptable” : là aussi, ce n’est pas bien compliqué
Donc, en cas de procédures d’organisation uniquement, voici les étapes intéressantes à prendre en compte pour rédiger une procédure (enfin… deux) :
– identifier l’objet de la procédure (par exemple : “assurer la maîtrise des activités comptables nécessaires à assurer la facturation et le recouvrement de l’ensemble des prestations réalisées par le laboratoire”, ou “assurer la compréhension, la contractualisation et la réponse aux demandes des clients du laboratoire”… ce sont des exemples…)
– valider l’objet de la procédure avec la direction (ce qui semble plus que nécessaire dans votre cas) et les personnes intéressées, ce qui vous permettra déjà de définir le début et la fin de la procédure
– décider du mode de formalisation et d’identification des taches (en réunion de travail, par enquête terrain… sous forme textuelle uniquement, en logigramme…)
– décrire et formaliser la procédure tout en la revoyant à la lumière des évènements (dysfonctionnements rencontrés, chiffres clefs du laboratoire / service comptabilité…)
– identifier clairement les descriptions de l’existant et les améliorations vues lors du formalisme et/ou des échanges lors de sa conception
– soumettre la procédure (ou ses stades d’avancement) aux intéressés et à la direction (s’y reconnait-elle) et leur faire valider (au moins la direction et les principaux responsables hiérarchiques)
– communiquer (informer, former si nécessaire) les utilisateurs de la procédure
– introduire la procédure dans le dispositif d’amélioration (audit interne, mesure de performance si possible…)
Mais en tenant compte du fait que tout l’art d’une procédure consiste à :
– décrire suffisamment pour servir de support d’explication (pour de nouveaux arrivants par exemple) et de revue d’application (pour des auditeurs internes par exemple) ou de projection en cas de modification ou de support de compréhension en cas de dysfonctionnement
– décrire synthétiquement pour ne pas rebuter les personnes concernées et ne pas en faire une usine à gaz
– décrire graphiquement si possible afin de permettre une meilleure acquisition des lecteurs
– doser le langage technique (qui doit être connu) et les mots simples (pour éviter toute incompréhension)
– fournir un support, lorsque nécessaire, pour établir une règle (ou un ensemble de règles) qui sont à appliquer (les procédures actées ne sont pas des choix, ce sont des références de travail…)
il s’agit effectivement de procédure d’organisation. Merci infiniment pour les conseils
Et une dernière pour la route : nous publierons, dans quelques semaines, une série de vidéos pour expliquer la rédaction des procédures…
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