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, le il y a 4 années et 1 mois.
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Cher réseau,
Dans le cadre de mon projet de certification ISO 9001, je suis actuellement en train de rédiger un plan de communication.
Pour ce faire, auriez-vous des pistes à me donner quant à sa rédaction ou bien des conseils ?
Je vous remercie pour votre aide.
Belle journée,
CassandraHello !
Bin euh… la communication et la certification ce sont deux choses différentes. Sur internet il y a plein de choses concernant l’élaboration d’un plan de communication. Exemples (les premiers venus au hasard…) :
https://www.capital-image.com/blogue/plan-de-communication-reussi_2/
https://www.manager-go.com/marketing/plan-de-communication.htm
A+
Bonjour,
Tu peux faire cela de manière simple en reprenant les points du chapitre 7.4 dans un simple tableau :
– Le sujet
– Le moment
– La cible
– Le support / méthode
– Le responsable
J’y intégrerai également les éléments du 5.2.2, tant qu’à le mettre par écrit.
Bonsoir,
Effectivement, même si cela n’est pas spécifiquement demandé par la norme ISO 9001 dans le chapitre « 7.4 – Communication » : un plan très sommaire de communication peut apporter de bonnes réflexions et conduire à une stratégie d’ajustement de temps et de ressources.
La liste de Delphine est très bien, j’ajouterais, dans ce tableau : la récurrence de certaines de ces communications, la mesure de performance (pour certaines, il peut être intéressant de définir les manières dont la pertinence et la performance de ces communications seront évaluées : retour terrain, audits internes, enquête interne, challenges pour certaines communications…).
Henri, Delphine et THAUMASIA_Academie,
Je vous remercie pour vos idées qui m’ont aidé à avancer sur mon plan de communication.
Bonne fin de journée.
Cordialement,
CassandraBonjour,
Je suis actuellement entrain d’essayer de répondre au chapitre 7.4 de la norme ISO 45001 sur la communication.
Sur la partie des généralités il est facile de répondre aux premiers points sur quoi, quand, qui, comment. Cependant j’ai du mal à répondre aux exigences suivantes dont le paragraphe est le suivant :
« Lors de l’analyse des besoins en communication, l’organisme doit prendre en compte les aspects relatifs
à la diversité (par exemple sexe, langue, culture, degré d’alphabétisation, handicap).
Lors de l’établissement de son ou ses processus de communication, l’organisme doit s’assurer que les
points de vue des parties intéressées externes sont pris en considération.
Lors de l’établissement de son ou ses processus de communication, l’organisme doit:
— prendre en compte ses exigences légales et autres exigences;
— s’assurer que les informations devant être communiquées sur la S&ST sont cohérentes avec les
informations générées au sein du système de management de la S&ST, et qu’elles sont fiables.
L’organisme doit réagir aux observations pertinentes sur son système de management de la S&ST. »Je comprend ce que cela veux dire mais je ne comprend pas comment prouver que j’ai bel et bien pris en compte tout cela puisque ce sont des exigences qui selon moi sont subjectives et dépendent entièrement du contexte au moment ou l’on communique.
Pouvez-vous m’aider à répondre à ces exigences ?
Cordialement,
Romane
Hello !
Bin euh Romane… je ne trouve pas que ces exigences soient si subjectives ou dépendantes du contexte-moment où l’on communique… Exemples : une exigence réglementaire française est de faire savoir au personnel où il peut consulter consulter le DU et une exigence ISO 45001 est de communiquer les objectifs S&ST. Ceci me semble assez factuel ! Il est facile de « prouver » ces communications si on les a assurées (si un auditeur s’en inquiète il suffit d’identifier les supports utilisés, les dates et les populations visées…).
De plus une actualisation du DU ou le suivi de la réalisation des objectifs sont d’excellentes nouvelles occasions objectives de communication sur ces sujets.
Qu’en dis-tu ?
A+
Bonjour,
Vous avez déjà rendu « objectifs » ces éléments à partir du moment ou vous avez identifié les « quoi », « quand », « qui » et « comment ».
Simplement, assurez-vous (selon votre contexte justement) d’identifier les « à qui (communiquer) » afin d’identifier les éventuelles adaptations (langue, langage, mode de communication…) nécessaires de vos messages ou informations.
Quel est, justement, votre contexte ?
Bonjour,
Si l’on reprend point par point :
- Lors de l’analyse des besoins en communication, l’organisme doit prendre en compte les aspects relatifs à la diversité (par exemple sexe, langue, culture, degré d’alphabétisation, handicap).
Pour montrer que nous prenons en compte cette exigence, pouvons-nous montrer nos communications passées pour montrer que cela a été pris en compte ?
- Lors de l’établissement de son ou ses processus de communication, l’organisme doit s’assurer que les points de vue des parties intéressées externes sont pris en considération.
Pour cette exigence, pouvons nous dire que les points de vue des parties intéressées externes sont pris en considération sont pris en considération lors des comités de directions, lors des conseils d’administration et lors de l’évaluation de nos fournisseurs ?
- Lors de l’établissement de son ou ses processus de communication, l’organisme doit:
- prendre en compte ses exigences légales et autres exigences (pour cela nous avons écrit que chaque activité de chacun des processus prenait en compte les exigences légales)
- s’assurer que les informations devant être communiquées sur la S&ST sont cohérentes avec les informations générées au sein du système de management de la S&ST, et qu’elles sont fiables. (cette exigence est pour moi implicite donc je ne saurais pas quoi dire si l’auditeur nous interroge là dessus)
- L’organisme doit réagir aux observations pertinentes sur son système de management de la S&ST.
Pour cette exigence, nous avons en place un boite à idée et une boite à « problème » (si une observation de nos équipes concerne le SMS&ST nous la prendrons en compte via cela), nous faisons remonter les accidents, presque accidents etc… et dans notre processus il est écrit que dans le cas de récurrence ou d’accident grave nous prendrons les mesures préventives nécessaires. Toute autre observation pertinente qu’il pourrait y avoir via les mails, les réunions, les points d’informations ou de sensibilisation est prise en compte dans notre plan d’action d’amélioration continue. Dois-je écrire cela noir sur blanc pour montrer à l’auditeur que cette exigence est réellement prise en compte ?
Merci d’avance.
Romane
Etant une petite entreprise de 23 personnes nous n’avons pas fait de plan de communication mais simplement un paragraphe expliquant notre processus de communication. Pour faire simple, puis-je envoyer ce que j’ai rédigé afin de savoir si cela correspond à la norme ISO 45001 ?
Romane
Alors… sans forcément que cela soit nommé « spécifiquement » un plan de communication, le principe est de « planifier la communication ». Au delà de l’explication et de sa description, il vous faut avoir (sous une forme ou une autre) la planification (planning, liste, périodicité…) de ce que vous allez communiquer.
Que cela soit récurrent (des communications récurrentes sur les résultats par exemple), ou conjoncturel (communications sur un avancement de démarche, de projet, d’évolution de règlementation…). Compte tenu de votre contexte : cela devrait être très simple (entreprise de 23 personnes).
Oui : la démonstration de vos communications passées et de la prise en compte des besoins des parties intéressées est également une preuve de votre conformité (notamment sur l’adaptation, si nécessaire, aux publics visés).
Concernant la réaction et la prise en compte aux observations pertinentes, il y a deux écoles. Je serais plutôt pour la première (dans votre contexte) qui pencherai sur le fait de montrer à l’auditeur que vous le faites effectivement et que vous avez des exemples d’actions déployées suite à de telles observation.
Maintenant, la deuxième école, que pratiquent certain.e.s audit.eurs.rices consiste à croire faussement qu’écrire un maximum de dispositions permettra d’en maîtriser un maximum (cela provoque souvent le contraire). Il est donc difficile de juger de la manière dont votre auditeur va réagir (mais souvenez-vous que la norme ne vous demande pas de l’écrire…).
Si je puis me permettre : quel est votre organisme certificateur ?
Oui, vous pouvez m’envoyer votre document et je le relirais en assurant la confidentialité des informations. Simplement, pour ne pas « trop » déroger à la bienséance de notre hôte (nous sommes hébergés par QUALISPHERE qui fait un métier proche… du notre) je vous propose de nous joindre via notre chaine Youtube dont le nom apparait dans ma signature.
Je me rend compte que les copier-collé ne fonctionnent pas très bien
“Communication interne :
Des informations concernant le système de management sont mises à disposition du personnel :
- La diffusion dans les sites d’embauche : de la politique, des objectifs, des indicateurs et des résultats obtenus et notes importantes concernant tout le personnel
- Les actions de sensibilisation ou d’information spécifiques à l’activité et à l’organisation du service via les réunions hebdomadaires, les mails, l’intranet et/ou des réunions ponctuelles avec ou sans présentation quand nécessaire
- Toute nouvelle idée ou difficulté rencontrée par le personnel est remontée, via les formulaires de remontée des bonnes idées et de remontée des problèmes
- Toute autre observation pertinente sur le SMQSE qui est communiqué via les mails, les réunions, les points d’information ou de sensibilisation est prise en compte dans notre plan d’action d’amélioration continue.
Des informations concernant la sécurité sont mises à disposition du personnel :
- La diffusion sur l’intranet d’une grande majorité de documents touchant à la sécurité
- L’affichage sécurité indiquant les risques possibles dans les locaux pouvant comporter un compte un risque
- Les causeries sécurités : 2 minutes attitudes hebdomadaire et ¼ d’heures sécurité mensuels
- La remontée des arrêts de travail, des situations dangereuses et des accidents bénins
Des informations concernant l’environnement sont mises à disposition du personnel au travers des différents corps de métier et via des réunions ponctuelles quand nécessaire.
Communication externe :
Les axes de la communication externe dans le cadre du SMI sont les suivants :
Communication avec les parties intéressées externes lors des CODIR mensuels, des CA trimestriels et autres réunions ponctuelles ainsi que par échange de mails sur tout sujet impactant la stratégie et les activités de l’entreprise
Toute autre observation pertinente sur le SMQSE qui est communiqué via les mails, les réunions, les points d’information ou de sensibilisation est prise en compte dans notre plan d’action d’amélioration continue.”Notre organisme certificateur est AFNOR.
Romane
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