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, le il y a 3 années et 6 mois.
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Bonjour,
Dans le cadre de ma formation Resp QHSE, je dois créer une Procédure et un mode opératoire dans cette procédure.
Ce domaine est totalement nouveau pour moi et je découvre ce milieu. J’aurais besoin de votre expérience afin de m’orienter sur la nomenclature et la façon logique en tant que Resp QSE, de classer une procédure et un mode opératoire lié à celle-ci
J’identifie ma procédure comme suit : PR-SEN-01 pour Procédure, du Service Entretien et Nettoyage, numéro 1.
Ma question porte pour un mode opératoire de cette procédure. Je pensais l’enregistrer de la même manière, exemple : MO-SEN-01 pour Mode Opératoire du Service de Nettoyage numéro 1.
Qu’en pensez vous svp ? faut-il rajouter une liaison avec la procédure du genre MO-PRSEN-01 par exemple ?
Merci par avance pour vos retours
@+
Bonjour,
Votre principe de nommage est une bonne manière de faire.
En revanche, inutile d’encapsuler des références dans les références : cela vous jouera des tours lorsqu’un mode opératoire sera commun à (ou « appelé par ») plusieurs procédures.
Hello !
Vaste question que le référencement des documents d’une entreprise… Outre ce vocabulaire de « procédure » et de « mode opératoire » il faudrait peut-être nous en dire un peu plus sur les principes d’organisation documentaire d’un SMQ enseignés dans ta formation…
En tout cas si tu structures ton système documentaire en fonction du nom des services d’une entreprise ce référencement va coincer dès la prochaine évolution de ces noms ou de leur organigramme qui ne manquera pas de se produire et se reproduire.
A tout prendre complètement aveugle du contexte de ton exercice, plutôt que « PR-SEN-01 » et « MO-SEN-01 » je préfèrerais des documents aux titres plus explicites et permettant une recherche directe sur le nom des fichiers comme par exemple :
– « PR Entretien des locaux » pour la procédure chapeau.
– et « MO Entretien des locaux – sols et parois » ; « MO Entretien des locaux – VMC » ; « MO Entretien des locaux – éclairages« , etc… pour ses modes opératoires (si tant est que cet exemple inventé colle à ton maillage entre procédures et modes opératoires selon leurs définitions).
L’exemple peut devenir « Entretien des locaux – 1 Généralités » pour le rang procédure, et « »Entretien des locaux – 2 sols et parois » ; « MO Entretien des locaux – 2 VMC » ; « MO Entretien des locaux – 2 éclairages« , etc… pour le rang modes opératoires. Les modes opératoires peuvent tout autant être des fichiers inclus dans celui de la procédure. Pourquoi pas ? Tout est possible.
A+
Merci Henri pour votre retour. Malheureusement difficile de vous en dire plus avec une journée de cours sur la documentation qualité….
je dois répondre a cette problématique : »Ce document faisant partie du SMQ, il doit être identifiable (cartouche documentaire) avec vos propres codes dont vous me donnerez le lexique. Pour rappel, il dépend d’une procédure : les codifications doivent être en lien »
Donc je cherche a établir un lexique qui permette de lier procédure et mode opératoire avec un système viable et réaliste.
j’ai pris note de votre exemple. Merci bcp
Au-delà de cet exercice et de ce contexte, pour le futur : gardez à l’esprit que ce principe de codification, de cartouche et de lexique est heureusement en voie de disparaitre là où ce n’est pas d’une grande utilité. Notamment dans les systèmes de management peu documentés, ou documentés autrement que par des procédures ou des supports 100% écrits.
Ainsi, ces principes sont une réponse possible par rapport aux exigences des normes de système de management, mais pas les seules réponses et, à moins d’être dans un contexte qui l’impose : produisent souvent des gestions techniques, gourmandes en temps et relativement disgracieuses.
PS : une journée de cours consacrée à la documentation qualité a bien dû suggérer quelques principes en ce qui concerne le référencement des documents Q… ou alors la problématique posée n’est pas un exercice d’application du cours sur ce point et ne serait qu’une occasion d’improvisation libre ?
Malheureusement pas assez d’informations concernant le lexique ou la nomenclature … le programme est assez vaste et sur un peu plus de 3mois, il est difficile d’approfondir spécifiquement la classification SMQ.
Personnellement, je trouve qu’une journée passée sur la gestion de la documentation dans les systèmes de management c’est 3/4 de journée… de trop. Mais je passe peut-être à coté de mystères contenus dans une formation révolutionnaire.
Qu’est-ce que vous a été présenté en 1 journée sur ce thème ?
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