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Bonjour,
Je suis Responsable qualité dans une structure qui utilise une Gestion Electronique des Documents. Ma question porte sur les formulaires d’enregistrement qui sont gérés sous la GED (et qui font donc partie du système qualité). Nous avons un modèle de convention qui constitue un formulaire d’enregistrement. La personne qui gère les conventions (revue de demande) est amenée à modifier souvent la partie « en dur » du modèle. Elle utilise le modèle sous la GED et le modifie selon ses besoins sans pour autant créer une version n+1 du document. Cela me paraît incompatible avec les principes de gestion documentaire et en même temps cette pratique se justifie au quotidien. Finalement je ne trouve pas dans les référentiels normatifs (ISO 17025 et ISO 9001) une exigence qui interdit cela. Pourriez-vous me dire si la modification d’un formulaire d’enregistrement est autorisée et si non m’indiquer la référence normative sur laquelle cette interdiction est fondée.
Je vous remercie par avance.
Hello !
July, les référentiels d’application volontaire comme ceux que tu évoques ne comporte pas vraiment d’obligations ou d’interdiction dans le juridique de ces termes mais des exigences qu’on veut bien adopter pour être cohérent avec notre choix de les adopter.
Si je prends la norme ISO 9001 , pour le bon fonctionnement du SMQ, elle prévoie que les informations documentées soient passées en revue pour leur approbation (c) de l’article 7.5.2) et leur modifications maîtrisées (voir le c) de l’article 7.5.3.2.).
Je ne sais pas ce qu’est la partie « en dur » (?) des conventions en question mais si leur gestionnaire (?) la modifie régulièrement de manière unilatérale à se guise, cette pratique ne semble effectivement guère correspondre aux attentes de cette norme / gestion des documents.
A+
Bonsoir,
Ce sont effectivement les exigences 7.5.2 a) et 7.5.3.2 c) en ce qui concerne l’ISO 9001 et les exigences (en option A) 8.3.2 c) et sans additif LAB REF 02.
Mais ce qui compte vraiment est l’objet de ces exigences…
Il peut être résumé ainsi :
– si un contenu nécessite d’être protégé contre les altérations / adaptations pour toute raison possible : son évolution ne peut être acceptée (et portée à la connaissance des utilisateurs) qu’après revue et approbation par des fonctions définies
– si un contenu nécessite d’être adapté dans un document, et que cela fait partie du process normal de production de ce document, il doit également suivre le process de revue et approbation défini pour ces informations modifiées, très souvent simplifié.
Un document peut porter les deux natures de contenu…
Par exemple : si un organisme dispose d’un bon de commande pour passer commande de… choses… le support de bon de commande (les typologies d’informations et leur agencement, les informations obligatoires : zone de référence aux devis… et le contenu des conditions générales d’achat si elles existent) sont des informations que ne doivent pas pouvoir adapter les utilisateurs. Il serait malvenu de modifier des calculs de TVA, des clauses juridiques dans les conditions générales. Si cela devait être le cas : le document serait alors mis à jour, revue et approuvé, et diffusé auprès des utilisat.eurs.rices. Son indexage serait alors mis à jour (de la version C à la version D, de la version de juillet 2019 à celle de septembre 2020…)
Mais les éléments enregistrés dans ce bon de commande : nature de la commande, achet.eur.euse, conditions de règlement, cahier des charges spécifiques… sont mis à jour à chaque fois et leur suivi se fait généralement non sur un indexage, mais sur une date ou une version de contenu (bon de commande n°2020/487, bon de commande KILOURIEN du 21/09/20…). Dans ce cas, l’approbation suivra également ce que vous aurez établi pour le contenu : signature par l’achet.eur.euse, validation par la hiérarchie, le contrôle de gestion…
Ainsi, s’il est dans vos pratiques et normal que cette personne modifie des données en « dur » de ce document, que cela soit nécessaire à réaliser pour chaque convention : pas de souci du moment que vous conserviez un enregistrement de chaque convention à fin de traçabilité. En réalité, dans ce cas, les informations modifiées ne sont « pas dures ». Il est souvent préférable de les détacher ou de les mettre en valeur d’une manière ou d’une autre pour distinguer le fond du contenu implémenté.
En revanche, s’il n’est pas prévu (planifié dans votre système de management) de mettre à jour ces informations lors de l’établissement des conventions, si cela n’est pas nécessaire : c’est donc bien une information que vous nommez « en dur » et… ce n’est pas conforme aux exigences de maîtrise documentaire.
Du reste, en lisant votre texte et les mots employés : cette pratique semble ne pas vous convenir du tout. Pourquoi ? Quel est le risque s’il vous plait ?
Bonjour,
Merci beaucoup pour les deux réponses reçues, très claires. C’est la première fois que j’utilise le forum et je suis agréablement surprise par la qualité et la rapidité des réponses.
Merci, cela me donne des billes pour stopper cette pratique qui n’est pas compatible avec la gestion documentaire dans un SMQ.
July
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