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Bonjour,
Aujourd’hui, j’ai besoin de votre aide car ma hiérarchie me demande d’établir la liste des documents obligatoires pour la certification MASE.
Dans le référentiel, la liste des documents obligatoires n’est pas clairement définie car le support utilisé est souvent libre. En effet, nous devons présenter comment nous suivons telle ou telle action.
Néanmoins, je souhaiterais savoir si vous pourriez m’aider à établir une liste de base, à titre d’exemple, dont nous pourrions nous inspirer pour mettre en place notre système documentaire car dans notre entreprise, la plupart des documents ne sont pas formalisés et nous les créons au fur et à mesure….
Bien entendu, nous disposons déjà du document unique ainsi que de certains des documents qui sont demandés dans le référentiel, mais pour certains documents, nous ne savons pas quoi présenter.
A ce sujet, il nous est demandé à un moment donné d’avoir un plan de formation. Nous aurions aimé savoir si ce plan de formation doit contenir les habilitations ou les formations techniques liées aux compétences des employés ?
Par ailleurs, auriez-vous un exemple de « Plan de formation » ?
Nous disposons d’un logiciel RH sur lequel nous pouvons savoir quelles formations ont été réalisées par quels employés et si nécessaire, faire une extraction pour présenter cela sous forme de document.
Le logiciel en question n’est pas vraiment un ERP et est surtout un logiciel RH. Il n’y a pas d’arborescence des documents et ceux-ci sont classés et présentés par ordre de création, ce qui n’est pas du tout pratique si l’on veut rechercher des documents par ordre alphabétique ou par date.
J’ai également émis des réserves sur l’utilisation de ce logiciel qui, à mon avis, n’est pas du tout adapté à nos besoins pour la certification MASE ou ISO 9001.
Par avance, je vous remercie pour votre aide précieuse!
Hello !
Ben si je peux me permettre ta demande est un peu confuse car elle mélange diverses problématiques mais qu’une partie des réponses résulte directement de l’analyse du référentiel MASE.
Réponse principale : en effet ce référentiel ne comporte pas de « liste » exhaustive de tous les documents nécessaires, mais son article 1.6.2 en fait néanmoins une synthèse de principe. De plus au fil de ses articles il induit la gestion d’un certain nombre de documents. Qu’il le fasse de manière explicite (premier exemple : l’édition d’une « politique ») ou de manière implicite (premier exemple : la détermination « d’objectifs », car sinon comment les gérer s’ils sont oraux et donc volatils ?). Plus loin on voit que l’employeur doit définir les missions, responsabilités et autorités SSE des acteurs de l’entreprise avec l’évocation de « définitions de fonction, fiches de poste, fiches mission, entretiens individuels, délégations de pouvoir… » que ton entreprise doit plus ou moins déjà utiliser (à améliorer peut-être). Etc… Donc à toi de bien t’approprier le référentiel pour déterminer les informations SSE qu’il faut documenter dans le contexte de ton entreprise.
Plan de formation : bin euh… un « plan de formation » c’est un « plan qu’action » dont les « actions » programmées sont des « formations » à réaliser pour apporter les compétences (SSE) pertinentes aux personnels qui en manquent… DONC un plan de formation « ne pas doit contenir les habilitations ou les formations techniques liées aux compétences que les employés ont déjà », mais au contraire il doit notamment prévoir celles qui manquent à certains !
Remarque : si le logiciel RH de l’entreprise est mal foutu, c’est dommage, il va falloir faire avec ou autrement.
A+
Je te remercie pour tes précisions.
Pour le plan de formation, je pensais qu’il s’agissait d’un « plan de formation » général, c’est-à-dire qui contient toutes les compétences et habilitations du personnel afin que l’employeur puisse maîtriser les besoins de ses clients, surtout lorsqu’il s’agit d’une entreprise qui embauche du personnel temporaire ou pour une mission spécifique comme les agences d’intérim ou les sociétés de services.
Mais je comprends grâce à toi que nous nous sommes trompés et qu’il s’agit plutôt d’un plan de formation orienté connaissance SSE. Par exemple, on effectue un accueil sécurité ou lors de l’entretien on se rend compte que le futur collaborateur n’a pas suffisamment de connaissances SSE et donc on va mettre en place un plan d’action pour combler ces lacunes… c’est bien ça ?
(suite)
Pour moi le vocabulaire de « plan de formation »évoqué la programmation des formations nécessaires pour apporter les compétences manquantes identifiés au sein du personnel dans tel ou tel domaine (ici le domaine SSE). Ici on vise donc des compétences futures.
Par contre, et toujours en terme de vocabulaire, ce que tu évoques (le repérage des compétences actuelles du personnel dans tel ou tel domaine) pour moi ce serait plutôt un « tableau » ou une « matrice » des compétences actuelles du personnel dans tel ou tel domaine…
A+
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