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, le il y a 5 années et 7 mois.
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Bonjour,
Concernant l’indexation de la documentation, merci de votre aide sur mes quelques questions suivantes
Que dit la norme en matière de gestion documentaire concernant les modifications des documents et leurs indices ?
A partir de combien de modifications doit-on monter en indices ?
Quel sont les types de modifications qui génère une montée en indice ?
Doit on utiliser l’alphabet ou les chiffres pour indicer un documents ?
Un mode opératoire machine ou instruction de travail qui doivent être présentent dans les ateliers sont-ils des IQ Instruction Qualité ?
Merci de vos réponses
Hello !
Christexp, tes questions visent le référencement de documents, je vais commencer par répondre à ta 1ère question ainsi :
1- Peux-tu indiquer quelle est la norme que tu évoques en nous donnant sa référence ?
2- Peux-tu indiquer quelle est l’exigence de cette norme qui « en matière de gestion documentaire concerne les modifications des documents et leurs indices » ?
3- Et au fond peux-tu m’éclairer sur un détail troublant : comment peux-tu demander ce « que dit la norme » que tu sembles utiliser mais sans pouvoir répondre à cette question par toi-même ? Pour savoir ce qu’elle dit Il suffit de la lire tout simplement
Quand tu auras identifié (pour nous) et relu (pour toi) cette exigence il sera très facile d’échanger sur sa compréhension et son application.
A te lire.
PS :
4- Idem qu’en 2 pour pouvoir répondre à ton autre sujet : quelle est l’exigence de la norme en question qui t’amène à dire que « des modes opératoires machine ou des instructions de travail doivent être présents dans les ateliers » ? Mais je peux te répondre tout de suite que derrière les termes « mode opératoire machine », « instruction de travail » et « instructions qualité » il y a littéralement des choses différentes car tout mot a son sens…
Merci,
oui effectivement désolée norme ISO 9001, Nouvellement arrivée dans l’entreprise, je suis en charge de la gestion documentaire, je viens d’un secteur totalement différent et je reprends certains dossiers qualité, la procédure actuellement en place dans notre entreprise précise
« Un document peut être modifié de manière manuscrite à condition de respecter les règles suivantes :
– la modification ne peut que concerner un complément d’information, la correction d’une erreur de frappe ou le rajout d’un paramètre de réglage
– le nombre de modifications est limité à 5 par document. Lorsque cette limite est atteinte le document est systématiquement corrigé et émis à l’indice supérieur par le département qualité »
Ces 3 documents sont totalement différents (MO machine, Instruction de travail, et instruction qualité)
Nous avons eu un audit du secteur automobile et ces points ont été évoqués. Nous préparons la rédaction de MO machine et instruction de travail
Pour proposer une documentation précise et facile d’utilisation et de recherche, je souhaite mettre en place une indexation et une traçabilité claire
Nous sommes certifiés : ISO 9001, EN 9100 aéronautique, ISO 140001, IAFT 16949 automobile, ISO 13485 médical
Merci de vos commentaires
(suite)
A – Je trouve cette procédure de modification manuelle des documents SMQ sans validation tout à fait détestable. Qu’on trouve un document ainsi annoté et on ne sait pas si l’annotation est valide. Qu’on trouve plusieurs exemplaires du document portant des annotations différentes c’est encore pire… C’est tout ce qu’on veut sauf de la maîtrise de documents !
Je reprends tes trois questions (bien que tu n’aies répondu qu’à la première de mes trois demandes) :
– Que dit la norme en matière de gestion documentaire concernant les modifications des documents et leurs indices ?
>> Relire la norme ISO 9001 (art 7.5 en l’occurence) te répondra exactement (sans risquer ma propre interprétation).
– A partir de combien de modifications doit-on monter en indice ?
>> La moindre modification d’un document en fait une nouvelle version… c’est une lapalissade ! Donc la réponse est 1 modification, sinon on ne maîtrise rien (par contre un nouvel indice peut apporter plusieurs modifications).
– Quel sont les types de modifications qui génèrent une montée en indice ?
>> Toutes les « modifications qui modifient » (pléonasme !) font une autre version du document… c’est la même lapalissade ! (sauf peut-être la simple correction de fautes d’orthographe ou de frappe mais ça peut créer un doute sur la version du document).
– Doit-on utiliser l’alphabet ou les chiffres pour indicer un documents ?
>> La norme ne dit pas ce qu’on « doit » utiliser pour ça, car l’ISO 9001 n’exige pas « d’indice » ! Moi j’aime bien m’en tenir à une date d’application de la nouvelle version (cette date a plus de sens que des lettres ou des chiffres), mais je tiens surtout à la disponibilité maîtrisée des documents « applicables » (à appliquer) dans leur bonne version.
B – Que tes 3 documents (MO machine, Instruction de Travail et Instruction Qualité) soient totalement différents ou pas n’est qu’une question de définition et de pertinence dans la documentation du SMQ de ton entreprise puisque l’ISO 9001 ne dénomme aucun type « d’informations documentées » du SMQ (sauf la « politique »). Libre à chaque entreprise de définir, nommer, structurer et maîtriser ses informations documentées Q à sa guise pour respecter les exigences ISO 9001 de l’art 7.5.
Je reprends ta question sur ces documents : Un MO machine, une IT, sont-ils des IQ ?
>> Donne-moi la définition de ces 3 types de documents dans ton entreprise et je pourrais te répondre.
Qu’en dis-tu ?
A+
Bonjour
Que dit la norme en matière de gestion documentaire concernant les modifications des documents et leurs indices ?
>> rien, si ce n’est de maîtriser les modifications et de vous assurer de diffuser / mettre à disposition les versions pertinentes et approuvées de ces documents sans aucune ambiguïté.
A partir de combien de modifications doit-on monter en indices ?
>> à priori, à chaque mise à disposition d’une (ou plusieurs) modifications.
Quel sont les types de modifications qui génère une montée en indice ?
>> tout modification qui nécessite une rediffusion / remise à disposition d’un document.
Doit on utiliser l’alphabet ou les chiffres pour indicer un documents ?
>> vous pouvez utiliser ce qui vous semble le plus approprié pour identifier le versionnement des documents : chiffre, lettre, date, code, couleur… l’essentiel étant que vous vous assuriez de mettre à disposition les versions pertinentes (très souvent la dernière version revue et validée) et applicables des documents et qu’il n’y ai pas de risque d’erreur dans l’accès à ces documents par les utilisateurs.
Un mode opératoire machine ou instruction de travail qui doivent être présentent dans les ateliers sont-ils des IQ Instruction Qualité ?
>> il n’y a pas de termes consacrés ou de vocabulaire spécifique. C’est à vous de le définir, notamment, au travers de dispositions de gestion documentaires qualifiant la nature et la gestion de vos documents.
Hello !
Je m’appuie sur la norme visée, mais je vois que nous sommes globalement d’accord Thaumasia, ça va rassurer Christexp.
A+
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