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Bonjour,
Je suis en train de mettre à jour ma procédure de gestion documentaire, dans ma dernière version j’ai stipulé que les documents étaient conservés pendant 3 ans. Je suis en train de me demander si 1 année ne serait pas suffisante. Sachant que ce qui est le plus important ce sont les enregistrements.
Pouvez-vous me dire combien de temps conservez-vous vos documents ?
Merci d’avance.
Adeline
Hello !
Euh… tu détermines bien la durée de conservation que tu veux…selon tes besoins !
En se rappelant que suivant les domaines il y a des durées légales parfois pour certaines documents.
Bye.
Bonjour Adeline,
Je rejoins la réponse d’Henry. Adossez-vous au cadre formel de votre activité, dépendez-vous de réglementations ? de certifications ? Plus globalement, conserver une trace de l’évolution de l’organisation reste un historique qui peut s’avérer utile pour vous, vos collaborateurs, vos successeurs…
Cordialement.
Adeline,
Lorsqu’il n’y a pas d’exigences spécifiques, par exemple l’ISO 13485, qui impose de conserver les documents ayant permis de fabriquer un produit 10 ans après la dernière mise sur le marché, il convient d’aller au plus simple (et plus utile) pour la gestion des anciennes versions des documents.
Il est ainsi possible de ne ne pas conserver les versions périmées des documents ou de ne conserver que la version « n-1 » des documents contenant les « règles du jeu », c’est à dire les procédures, modes opératoires, etc…
Les formulaires peuvent aussi ne pas être conservés, dans la mesure où si l’on souhaite voir à quoi correspond une version d’un formulaire, il suffit d’aller observer les enregistrements précédents.
La mise en place d’une GED, permet, dans tous les cas, de simplifier considérablement la gestion documentaire et ainsi de se focaliser sur l’essentiel, l’amélioration continue des performances…
Bien sincèrement,
Merci à tous pour vos réponses.
Dans un premier temps je vais conserver les versions n-2, et puis je verrais l’année prochaine lors de la prochaine revue documentaire.
Bien cordialement
Adeline a déclaré
Bonjour,Je suis en train de mettre à jour ma procédure de gestion documentaire, dans ma dernière version j’ai stipulé que les documents étaient conservés pendant 3 ans. Je suis en train de me demander si 1 année ne serait pas suffisante. Sachant que ce qui est le plus important ce sont les enregistrements.
Pouvez-vous me dire combien de temps conservez-vous vos documents ?
Merci d’avance.
Adeline
Bonjour,
La durée de conservation de certains documents est réglementée. Selon le type de document, ces délais varient.
Cordialement.
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