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, le il y a 7 années et 7 mois.
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Bonjour,
Je suis chargée de la mise en oeuvre d’un SMQ dans le cadre de l’ISO 9001.
J’en suis au stade de la gestion documentaire.
Avez-vous des conseils, ainsi que des exemples/modèles de gestion documentaire ?
Merci d’avance.
Hannah
Bonjour Hannah,
la gestion documentaire peut permettre d’identifier les documents obsolètes et ainsi de réduire le nombre de documents.
Personnellement, j’ai réalisé cette gestion sous Excel.
J’ai tout d’abord crée 10 onglets correspondants aux chapitre de la norme correspondante.
Ensuite j’ai listé quel document allait dans tel onglet, ainsi si un document ne se retrouve dans aucun onglet, il est vraisemblablement inutile.
J’ai aussi différencié trois type de documents:
les documents transversaux
les documents spécifiques
les preuves
Dans chaque onglet on retrouve les colonnes suivantes:
sa référence
sa catégorie
sa version
son nom (lien hypertexte)
sa date de diffusion
son auteur
son approbateur
son vérificateur
sa dernière MAJ
sa prochaine MAJ (indication visuelle automatique si la MAJ doit être faite
son lieu en format papier (avec la durée d’archivage)
Cordialement
Savlynn
Bonjour Savlynn,
Merci beaucoup pour votre réponse.
J’ai une question complémentaire : comment avez-vous construit les références des documents ?
Cordialement,
Hannah
J’ai construit les références de la manière suivante avec d’abord le numéro du chapitre puis un moyen mémotechnique du document de 3 à 5 lettres et enfin la version.
Pour mieux comprendre voici un petit exemple: 5.Org-8
5 pour le chapitre 5 de la norme
Org pour organigramme
8 pour la version actuelle du document
Cordialement
Savlynn
Merci encore… il semble qu’on s’oriente un peu vers une usine à gaz pour les références puisqu’on s’apprêtait à les construire comme suit :
Processus de rattachement_Type de document_date-version
Ainsi la 2ème procédure (PRC) donnant lieu à une 3ème version le 2 mai dans le cadre du processus commercial s’intitulerait COM_PRC2_20170502-3.
Cordialement,
Hannah
Attention!
Ce n’est pas parce que vous n’avez pas la même construction des références que moi, que vous avez tort. Il y a des entreprises avec 8 références à assembler pour un document.
Je m’explique, plus vous rajoutez d’éléments (référence), plus le document est précis sans avoir à l’ouvrir. Le revers de la médaille est qu’il y a plus de chance de faire de fautes de frappe et qu’on peut s’y perdre.
C’est à vous de voir.
Personnellement j’ai opté pour la simplicité.
Cordialement
Savlynn
La simplicité me semble de mise sachant que nous sommes un bureau d’étude en ingéniérie d’une vingtaine de personnes et que le système documentaire sera gérée par l’assistante de direction.
Merci encore pour vos éclairages.
Cordialement,
Hannah
Bonjour
combien de doc seront gérés ? 50 ou 5000 ?
Jusqu’à 200, on peut leur mettre un titre naturel, comme « plandeformation.xlsx » par exemple.
Toujours disposer d’une liste de tous les documents, pour l’entreprise entière, ou bien chaque service peut avoir sa propre liste. PAr exemple sur tableur, soit avec des liens hypertextes, soit avec l’emplacement où on trouve le document.
Nota : tout planning accroché au mur est un « document qualité » au sens fort : il est nécessaire pour satisfaire le client. Mais il n’est pas géré par la « procédure de maîtrise des documents ». C’est idiot ! La norme qui était idiote exigeait cette procédure. Dans la version 2015, cette obligation de procédure a disparu, tant mieux.
Bonjour,
je rejoins jdr, si le nombre de document est suffisamment petit (à interpréter), s’embêter à trouver et mettre en place un code n’est qu’une perte de temps.
Cordialement
Savlynn
Savlynn a déclaré
Bonjour,je rejoins jdr, si le nombre de document est suffisamment petit (à interpréter), s’embêter à trouver et mettre en place un code n’est qu’une perte de temps.
Cordialement
Savlynn
on a adopté la même démarche : quand on a un problème ou une question, on diminue la complexité (et parfois l’argent consacré). Et hop ! le problème n’existe plus.
note : on dirait un slogan électoral, mais non, c’est du Lean.
Bonjour
Tout depend de la taille de votre entreprise personellement j opte pour le choix suivant: théme du processus-type de document- numero chronologique ce me parrait plus facile de gerer par processus comme ca je suis sûre que j’ai gerer tout les documents sans rien oublier.
Hello !
Pour identifier un document d’un SM il n’y a pas besoin de 36 infos. Son titre sa date*, son auteur**, son « numéro de référence »*** et sa version* suffisent. Pour sa référence (carrément son nom de fichier) son domaine (S&ST par exemple), le chapitre de rattachement*** dans la norme SM de référence, un titre court « naturel » (son objet) et sa version* suffisent.
* La seule date pertinente pour un document à mon avis c’est sa date d’application, chez moi elle constitue la « l’indice de version » su document ce qui fait coup double et a bien plus de sens qu’une lettre par exemple.
** Les autres noms (genre vérificateur ou approbateur) n’ont aucun intérêt : la définition et la pratique rigoureuse d’un processus de revue des documents du SM dès leur naissance suffit à produire et gérer des documents bien nés (qq soit le nom des personnes qui ponctuellement y ont contribué).
*** Numéro de référence décliné du numéro de chapitre de la norme de SM de référence, ça aide à organiser la base documentaire et à chercher un document.
Complément : chez moi les supports d’enregistrement sont carrément « inclus » dans le fichiers des documents SM qui les imposent. Quand on veux un tel support on va « naturellement » dans son document maître (sa « procédure »). Ceci a deux avantages :
– Limitation références documentaires. Les « formulaires » d’enregistrement ont de fait les mêmes références que leurs documents maîtres puisque ils en sont une partie. Si un formulaire doit évoluer c’est son document maître qui évolue en réalité : un nouvel indice-de-version-date-d’application du document maître inclue le nouveau fichier-support d’enregistrement).
– Cohérence systématique et étroite des enregistrements avec leurs processus, avec leurs « procedures » (le formulaire n’est pas un processus en soi). Ca donne de la ressource et du sens. On voit trop d’enregistrement remplis pour eux-mêmes… comme si remplir le papier était la finalité…
Exemple de principe en S&ST (mon domaine de base) avec le processus de coordination sécurité des interventions d’entreprises extérieures chez une entreprise utilisatrice nécessitant notamment l’établissement de « plans de Prévention » (enregistrements). C’est une processus est une exigence réglementaires) :
Le fichier du document-maître (documentant le processus, la procédure) pourrait être référencé « SST 3.10.5.2 Coordination sécurité des EE 2016-06-15 » et inclure le fichier-formulaire « Plan de Prévention ». Le formulaire est titré « Plan de Prévention » et porte en pied de page le référence-titre de son document-maître… Une telle structure de références organise automatiquement la liste alpha-numérique des fichiers de la documentation numérique d’un SM.
Pour Cette base documentaire numérique est LA seule faisant foi : les éventuels tirages papiers sont des commodités « douteuses » (d’ailleurs chacun de ses documents comporte une mention du genre « seule la version informatique de ce document dans la base est à jour et authentique). Du coup il n’y a même pas à gérer une base papier de référence… et il n’y donc pas à prévoir à quelle date on pourra détruire de vieux documents papiers encombrants (sauf en ce qui concerne les enregistrements remplis, à moins qu’on les scanne systématiquement pour les conserver en numérique). Par contre on peut conserver à vie les vieux fichiers informatiques, mais sans les laisser accessibles dans la base documentaire active…
A+
PS : j’ai oublié de dire que chaque page de garde d’un document du SM comporte un petit tableau rappelant succinctement date d’application, la raison et l’auteur de chacune de ses versions passées.
Henri,
comment faire pour le formulaire « nouvel arrivant » qui est à cheval entre les RH (tout le suivi des actions liées à l’embauche), la sécurité (suivi des formations, des habilitations…) et la qualité (suivi des formations, des habilitations…)
à quel document maître le rattacher ?
(suite)
JDR tu rentres dans la problématique d’un SMI plus ou moins avoué… effectivement c’est plus compliqué. Néanmoins qq réflexions :
– « LE » formulaire nouvel arrivant est un accessoire de « détail » et de ton choix, qui n’est peut-être pas des plus pertinents (?) mais qui de toute façon ne constitue pas l’essentiel du processus de gestion des compétences du personnel à documenter en Q S ou E (identification, acquisition, validation, révision, recyclage… des compétences du personnel selon les exigences d’un SMQ, SMS, ou SME, voire donc d’un SMI). Ce n’est pas lui qu’on va référencer, on va inclure son fichier dans un « vrai » document du SM traitant de la gestion des compétences du personnel (qui ne concernera pas que le Sce RH d’ailleurs).
– (par exemple) La formation pratique à la sécurité au poste de travail et, en complément, d’autres compétences S&ST (habilitations électriques, autorisations de conduite, secouristes, représentants du personnel au CHSCT…) sont directement de l’ordre du SMS&ST ou de la dimension « S&ST » d’un SMI, mais n’est pas « Q » ou « RH » (d’ailleurs il n’existe pas de « SMRH », la fonction RH est contributive du volet « formation-compétences du personnel » pour les aspects Q, S, et/ou E et elle n’est pas la seule).
– Si la norme ISO 45001 sort un jour (?) la meilleure cohérence formelle des chapitres des 3 principales normes ISO de SM Q-S-E devrait aider à concilier une documentation « SMI ». Alors (suggestion de principe) à coté d’éventuels documents « sectoriels » dont les fichiers commenceraient par QUAL, S&ST et ENVT, on peut par exemple envisager d’avoir des documents « intégrés » transverses dont les fichiers commenceraient par QSE…
Illustration : dans la documentation d’un SMI et selon mon principe de référencement des documents, pour une politique intégrée (beurk !) ou le processus de gestion des compétences QSE du personnel on pourrait avoir les références « 5.2 QSE Politique 2016-09-15″ et « 7.2 QSE Gestion des compétences du personnel 2015-02-10« .
A contrario un document sectoriel comme par exemple un document visant le processus « CHSCT » qui relève du probable chapitre 5.4 Participation/coopération et consultation de la future ISO 45001 (il n’y a pas d’exigence de ce genre dans ISO 9001 ou ISO 14001 qui n’ont donc pas de chapitre 5.4) pourrait avoir le référence « 5.4 S&ST Fonctionnement du CHSCT 2014-10-05« .
Ces noms de fichiers informatique sont directement compréhensibles, sont finalement assez courts et se classent automatiquement dans un ordre logique (cf structure des exigences de SM) facilitant leur recherche dans une liste informatique…
5.2 QSE Politique 2016-09-15
5.4 S&ST Fonctionnement du CHSCT 2014-10-05
7.2 QSE Gestion compétences du personnel 2015-02-10
Qu’en penses-tu ? D’autres avis ?
A+
Henri a déclaré Complément : chez moi les supports d’enregistrement sont carrément « inclus » dans le fichiers des documents SM qui les imposent. Quand on veux un tel support on va « naturellement » dans son document maître (sa « procédure »). Ceci a deux avantages :
– Limitation références documentaires. Les « formulaires » d’enregistrement ont de fait les mêmes références que leurs documents maîtres puisque ils en sont une partie. Si un formulaire doit évoluer c’est son document maître qui évolue en réalité : un nouvel indice-de-version-date-d’application du document maître inclue le nouveau fichier-support d’enregistrement).
– Cohérence systématique et étroite des enregistrements avec leurs processus, avec leurs « procedures » (le formulaire n’est pas un processus en soi). Ca donne de la ressource et du sens. On voit trop d’enregistrement remplis pour eux-mêmes… comme si remplir le papier était la finalité…
Exemple de principe en S&ST (mon domaine de base) avec le processus de coordination sécurité des interventions d’entreprises extérieures chez une entreprise utilisatrice nécessitant notamment l’établissement de « plans de Prévention » (enregistrements). C’est une processus est une exigence réglementaires) :
Le fichier du document-maître (documentant le processus, la procédure) pourrait être référencé « SST 3.10.5.2 Coordination sécurité des EE 2016-06-15 » et inclure le fichier-formulaire « Plan de Prévention ». Le formulaire est titré « Plan de Prévention » et porte en pied de page le référence-titre de son document-maître… Une telle structure de références organise automatiquement la liste alpha-numérique des fichiers de la documentation numérique d’un SM.
Pour Cette base documentaire numérique est LA seule faisant foi : les éventuels tirages papiers sont des commodités « douteuses » (d’ailleurs chacun de ses documents comporte une mention du genre « seule la version informatique de ce document dans la base est à jour et authentique). Du coup il n’y a même pas à gérer une base papier de référence… et il n’y donc pas à prévoir à quelle date on pourra détruire de vieux documents papiers encombrants (sauf en ce qui concerne les enregistrements remplis, à moins qu’on les scanne systématiquement pour les conserver en numérique). Par contre on peut conserver à vie les vieux fichiers informatiques, mais sans les laisser accessibles dans la base documentaire active…
A+
PS : j’ai oublié de dire que chaque page de garde d’un document du SM comporte un petit tableau rappelant succinctement date d’application, la raison et l’auteur de chacune de ses versions passées.
Bonjour Henri,
Je vous remercie pour vos précisions bien que je suis un peu perdue avec la question du lien entre enregistrements et document maître. Auriez-vous un exemple qui illustre votre propos ?
Et encore merci de vos précieuses indications
Hannah
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