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, le il y a 7 années et 5 mois.
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Bonjour à tous,
Certifiés QSE depuis 2010, notre démarche s’essouffle, les RLP sont démotivés, je sens bien qu’il est temps d’apporter du renouveau et de la simplification dans la gestion du système.
J’ai deux problèmes :
– Le plan d’actions n’est pas réactualisé par les RLP, ils n’ont plus envie d’y aller dessus car à force de rajouter des colonnes après le passage de chaque auditeur il en est devenu imbuvable…
– les Réunions QSE sont lourdes et ennuyeuses même pour moi qui les anime
)Nous avons déployé en agence une démarche de management visuel dans certains services, je souhaiterais à mon tour l’utiliser pour piloter , mais je ne sais pas trop comment, j’ai les idées encore floues.
Si vous avez été confrontés à ces mêmes problèmes, je suis preneuse de solutions !…
Merci
Bonjour,
Pour le plan d’actions, j’ai testé deux choses (deux entreprises différentes) :
– Le publipostage des actions en cours. J’ai créé un formulaire simple de suivi d’action et intégré les informations pertinentes pour les pilotes des actions en cours. Ensuite je leur ai fourni leurs formulaires « action » (certains directement sur le serveur, d’autres papier, selon leur degré d’appropriation des outils informatiques) pour qu’il puisse suivre et complété. Une fois l’action termriné, je récupère les fiches soit par mail soit dans ma banette et j’intègre les données dans le plan d’action.
Avantages : suivi plus simple pour les pilotes (certains avaient mis les fiches dans leur agenda en fonction des dates butoir), les infos du plan d’action sont maîtrisées (plus de risque de suppression ou de mauvais remplissage).
Inconvénients : du papier et un travail de secrétariat derrière pour moi.
– L’automatisation du plan d’action. Avec VBA j’ai créé des formulaires types pour inscrire une action, la suivre et la clôturer. J’ai inclus une relance mail (ça envoie au responsable choisi un tableau récap simplifié des actions en cours). Soit ils mettent à jour directement sur l’outil avec les macros, soit ils me complète le tableau et je copie colle les infos dans le plan d’action.
Avantages : plus simple pour les pilote, c’est le système de tableau-mail qui fonctionne le mieux. Le copier-coller d’informations est rapide pour moi, je maîtrise toujours le contenu de mon plan d’action.
Inconvénients : nécessite de maîtriser VBA, certains pilotes maîtrisant mal l’outil informatique ont un peu de mal (bien que le système de tableau reste simple).
Pour les réunions, j’ai initié une nouvelle démarche depuis peu.
J’utilise désormais powerpoint. Je me suis créé un modèle type (qui reprend mes chapitres classiques de réunions). Si besoin, j’envoie les diapo à compléter aux pilotes avant la réunion. Du coup, la réunion est plus vivante, l’utilisation des diaporamas fonctionne bien, c’est plus vivant et on profite pour intégrer des éléments visuels (graphiques, photos, …) ce qui manquait pour les réunions. Je fais également participer au maximum les pilotes, notamment sur les parties qu’ils ont préparé.
Le diaporama permet de mieux contrôler le temps, si ça dérive, je passe à la suite et l’image suffit pour revenir au sujet. Les réunions QSE qui s’éternisent c’est horrible.
A l’issu de la réunion, je leur transmets leur powerpoint et la liste des actions associées (mon tableau simplifié expliqué plus haut) pour qu’ils me fixent des délais.
Pour le moment les retours sont positifs.
Si y’a d’autres avis, je suis preneuse également.
J’aimerais bien en savoir plus sur ta démarche de management visuel, je suis en train de travailler sur la mise en place d’un « point info », je voudrais bien intégrer ce type de démarche, ça me semble intéressant.
Bonjour Delphine
Merci pour tous tes conseils !
j’utilise déjà Powerpoint pour les RQSE, les RLP ont leur trame de présentation qu’ils n’ont plus qu’à garnir.
En parallèle, j’ai un fichier Excel de compte rendu de réunion dont je reporte les actions dans le plan qualité agence.
Sur le management visuel, on a mis cet outil de management en place et ça fonctionne plutôt bien.
Il s’agit pour les managers de présenter sur une animation quotidienne de 5 à 10 mn maxi en stand up meeting les performances de la veille, les sujets d’actualité, qui est absent, en congés, les remplaçants éventuels, des sujets de sécurité et d’environnement.
Les supports: soit tableau blanc aimanté Velléda soit écran télé.
Comme son nom l’indique, ça doit être visuel, donc gai, ludique, facile à alimenter au quotidien, les caractères, visibles à 2 m.
Des smileys rouges ou verts pour mesurer la performance d’indicateurs simples au plus près de l’activité, des avatars choisis par chaque collaborateur du service pour se représenter, une rubrique mini plan d’actions pour le suivi des problèmes.
Après 3 mois de mise en œuvre le bilan est positif, c’est un rdv attendu par les collaborateurs où ils peuvent non seulement être informés mais aussi échanger , trouver des solutions collectives à des problèmes récurrents.
Voilà ce que je peux te dire par rapport au management visuel
Bonne journée et merci encore !
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