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, le il y a 11 années et 8 mois.
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Bonjour,
Actuellement en pleine rédaction de procédures avec un pilote de processus commercial, je me pose une question quant à la définition de « Qui » réalise les tâches dans la procédure.
En effet, je pensais mettre ce qui se fait actuellement dans l’entreprise, or le pilote souhaite lui mentionner des postes qui n’existent pas encore (Assistant commercial, Assistant de production,…) afin de voir si l’embauche de personnes à ces postes serait intéressant pour le fonctionnement. Mais cette embauche risque de ne pas se faire avant plusieurs mois.
Alors l’auditeur ne risque-t-il pas de tiquer en voyant mentionnés des postes qui n’existeront que dans un avenir à moyen (voire long) terme ? Ou cela fait-il partie d’un objectif de l’amélioration continue et il « suffit » de tendre vers cette nouvelle organisation ?
Cordialement.
Bonjour, vous pouvez dire « service commercial » sans préciser qui ( le responsable ou assistante) en générale. pour moi c mieux
Bonjour Aurélie,
Pour ma part, je pense que tu as raison. J’ai fais un peu d’audit et on vérifie que ce qui est écrit sur les procédures répond à la réalité du terrain. Tu devrais noter ce qui se passe vraiment dans ton entreprise, et vous changerez lors de l’embauche de ces personnes.
Bonjour Mesdames,
L’intérêt d’une procédure est de préciser la séquence des étapes et surtout le « qui fait quoi ».
Dans cette optique, mettre « service commercial » n’apporterait pas grand chose.
4urore : Pour répondre à votre question, les procédures doivent décrire le fonctionnement actuel de l’organisation pas les souhaits futurs. D’où l’intérêt de mettre à jour les documents. Vous pouvez ouvrir une action d’amélioration (préventive) visant à revoir l’organisation du processus commercial mais la procédure doit être conforme à ce qui se pratique actuellement. A défaut, ce serait une non-conformité en audit.
Etes-vous d’accord ?
En théorie, je suis d’accord avec vous, une procédure décrit le fonctionnement actuel. Pourtant, je venais de lire sur un autre blog ceci :
« Il faut s’employer à décrire ce que l’on souhaite faire mais pas ce qui est fait.
Car si ce qui est fait n’est pas ce que souhaite la direction ou n’est pas suffisant pour assurer la qualité du produit, il n’y a aucun intérêt à le coucher sur une procédure… »
Et le pilote du processus avec qui je travaillais m’ayant dit que « dans une démarche qualité, on vise l’amélioration, pas simplement ce qui se passe dans l’entreprise parce que ce n’est pas l’organisation optimale », il est vrai que je ne savais plus trop quoi répondre !
Bonjour Aurélie,
Une procédure doit à minima être conforme aux exigences normatives, clients et réglementaires. Au-delà de ces aspects, il suffit d’y décrire ce qui se fait.
Ce qui devrait se faire, doit être planifier au travers des actions d’amélioration. Une fois que les « nouvelles » pratiques sont définies et validées, alors on les couchent sur papier pour application par les équipes sans délai.
J’insiste encore, si vous n’êtes pas en mesure d’appliquer les dispositions prévues dans une procédure avant plusieurs mois, attendez pour la mettre en oeuvre au risque de vous voir pénalisé lors d’un audit client / tierce partie par des auditeurs qui ne portent pas le même regard sur votre système que les acteurs internes. Ces derniers veulent s’assurer que ce qui est prévu est réalisé : procédures = pratiques terrain.
aurelie a déclaré
Et le pilote du processus avec qui je travaillais m’ayant dit que « dans une démarche qualité, on vise l’amélioration, pas simplement ce qui se passe dans l’entreprise parce que ce n’est pas l’organisation optimale », il est vrai que je ne savais plus trop quoi répondre !
Et bien, répondez-lui que les actions d’amélioration servent à ça, à planifier les évolutions organisationnelles.
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