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Bjr a Tous,
Je suis administrateur des systèmes informatiques. Je n’ai jamais fait d’étude en qualité. Cependant, j’étais responsable dans une société qui a obtenu l’année dernière la certification SMQ ISO 9001. Présentement je suis directeur informatique dans un groupe et c ‘est a moi qu’on a confié la démarche qualité de l’entreprise afin de la conduire a la certification.
En fait notre groupe est déjà certifié ISO au Burundi. Maintenant on souhaiterait que la franchise du Sénégal ou je suis soit certifiée. J’ai reçu tout le manuel de la démarche qualité de la direction du groupe basée au Burundi. J’avoue que je ne sais pas par quoi commencer. Aider moi SVP. Urgent
Bonjour,
Voici quelques questions permettant de cerner votre projet et de pouvoir vous donner des priorités :
– sans la nommer, quelle est l’activité de votre société au Sénégal et depuis combien de temps est-elle en activité ?
– combien de personnes / sites cela concerne ?
– que contient le manuel de la démarche qualité de votre groupe ?
– quels appuis / homologues avez-vous au niveau de votre groupe ?
– votre franchise au Sénégal partage-t’elle ou applique-t’elle déjà des dispositions (procédure, documents…) de votre groupe ?
– quels sont les objectifs de certification fixés (pour quand, sur quel périmètre) ?
– de quelles ressources disposez-vous pour ce projet (vous êtes seul à 100% sur le projet, avec une équipe, à 50% de votre temps, vous avez des budgets spécifiques, vous n’en avez pas mais vous pouvez en demander…) ?
Bjr Thaumasia
Vraiment merci pour ta réponse qui me permet d’avoir un début de clarté dans mon projet.
je vais prendre tous les renseignements que tu as demandé avec la direction et te revenir dans les plus brefs délais. Merci
Bonjour,
Milleclaude, je pense que thaumasia vous poser directement les questions pour qu’il puisse vous orienter au mieux sur vos actions à mettre en place?
Bien cordialement.
Bjr M Thaumasia,
Comme promis je reviens vers vous avec les INFOS demandées. Je m’excuse vraiment du retard.
– sans la nommer, quelle est l’activité de votre société au Sénégal et depuis combien de temps est-elle en activité ?
Notre société XXXXX est spécialisée dans les services d’ingénierie civile et structurelle accréditée niveau 3, avec des laboratoires d’essais de matériaux. Elle implique tous les aspects du génie civil et s’est spécialisé en particulier dans l’ingénierie des routes et d’autres travaux liés aux infrastructures et toutes leurs sous-divisions, y compris les ponts.
Notre franchise XXXXX au Sénégal est la fusion de deux société dans le cadre d’un partenariat. Elle existe depuis 1 an.
– combien de personnes / sites cela concerne ?
Personnels : 144 personnes;
– que contient le manuel de la démarche qualité de votre groupe ?
Le manuel de la démarche qualité de XXXXX contient : la mission, la vision, Nos valeurs, la politique qualité, les processus, les procédures et les enregistrements.
En effet, XXXXX a développé et mis en œuvre un système de gestion de la qualité qui utilise ISO 9001-2015 comme cadre permettant à l’organisation de documenter et d’améliorer ses pratiques afin de mieux satisfaire les besoins et les attentes des clients, des parties prenantes et des parties intéressées.
Ce manuel décrit le système de gestion de la qualité, définit les autorités, les relations et les responsabilités du personnel opérant dans le système de gestion. Le manuel fournit également des références aux procédures et activités qui composent également notre système de gestion de la qualité. Le manuel est utilisé pour familiariser les clients, la direction, les employés et autres organisations externes ou individus avec les contrôles qui ont été mis en œuvre et pour leur assurer que l’intégrité de notre système de gestion de la qualité est maintenue et est axée sur la satisfaction du client et l’amélioration continue.(NB: ce manuel de notre politique qualité a été mis sur pieds au Burundi a la direction centrale du groupe. Il m’a simplement été remis pour que je l’adapte a XXXXX Sénégal. Il a été fait avec le nom de XXXXX Sénégal)
– quels appuis / homologues avez-vous au niveau de votre groupe ?
Effectivement, je serai coaché par le Directeur qualité du groupe basé au Burundi. On a eu notre premier contact ce matin. Il m’a envoyé une fiche de formation en qualité que j’ai rempli pour lui retourner suite au document de politique qualité que j’avais reçu il y a deux semaines des mains du Top manager basé au Burundi.
– votre franchise au Sénégal partage-t’elle ou applique-t’elle déjà des dispositions (procédure, documents…) de votre groupe ?
C’est maintenant que XXXXX Sénégal s’apprête a appliquer les dispositions de notre groupe, même si elle le partage théoriquement. C’est moi qui suit chargé de mettre ça en œuvre.
– quels sont les objectifs de certification fixés (pour quand, sur quel périmètre) ?
Aucune date n’a été encore définie. Justement c’est moi qui doit déterminer tout ça(implémentation, revue de processus, audit qualité a Blanc et audit réel). Le périmètre est :
- Ressources humaines,
- Infrastructure,
- Environnement de travail,
- Planification de la réalisation des produits,
- Détermination des besoins clients,
- Revue de direction
Voici notre mission :
La mission de XXXXX est de fournir aux clients l’excellence en ingénierie dans la planification, la conception, la gestion de projet et la construction de projets en utilisant la technologie de pointe, le travail d’équipe et le professionnalisme et de croître et de se développer en termes de paysage.
Voici notre vision:
Les clients reconnaissent XXXXX comme leur premier choix lors du choix de solutions d’ingénierie civile et structurelle. Employés sachant que XXXXX est l’employeur privilégié de la fraternité du génie-conseil. Associés et partenaires commerciaux reconnaissant XXXXX comme un partenaire précieux dans la fourniture de solutions d’ingénierie de classe mondiale.
– de quelles ressources disposez-vous pour ce projet (vous êtes seul à 100% sur le projet, avec une équipe, à 50% de votre temps, vous avez des budgets spécifiques, vous n’en avez pas mais vous pouvez en demander…) ?
Je suis seul a 100% sur le projet ici au Sénégal, mais je suis coaché par le directeur qualité basé au Burundi. ici au Sénégal, le top management s’est engagement à s’impliquer véritablement dans cette démarche qualité tout comme l’ensemble du personnel que j’ai déjà sensibilisé a la démarche qualité lors des réunions de prise de contact. J’ai deja dressé la liste des pilotes, copilotes et AQL par département. Je vous rappelle qu’ici au Sénégal, le top management n’a établi aucun plan stratégique, aucun contrat d’objectif, encore moins l’ensemble des procédures administratives. C’est a présent que tout cela se met en place. je leur ai dit que sans plan stratégique: vision, axe stratégique, action stratégique, objectif spécifique, indicateur stratégique, valeur cible, méthode de calcul, acteurs et budget, il sera très difficile de mettre le manuel de politique qualité en ma possession en pratique. Aucun budget spécifique n’a encore été dégagé d’autant qu’il n’existe même pas de prévision budgétaire annuelle.
Bon vous savez a présent tout. maintenant que je viens de finir la sensibilisation des différents département, je veux imprimer la politique qualité sur une page de format A3 pour la coller dans toute l’entreprise. Ensuite je souhaiterai convoquer une réunion du top management pour lancer la politique qualité proprement dite. A vous de me coacher et de me dire quoi faire a présent. Merci bcp.
Merci de cette réponse précise
Déjà, première remarque : ces éléments démontrent que l’approche et la construction du système de management au Burundi semble plutôt bien faite et encadrée. Avec ce peu d’éléments, mais en comprenant déjà pas mal de choses : cela semble logique et plutôt bien outillé. Aussi, contrairement à ce que l’on constate parfois : vous semblez disposer d’éléments de valeurs que vous pourrez déployer.
Concernant votre approche : la politique qualité est un bon élément à communiquer dans les premiers temps d’une démarche effectivement. Il y aura d’autres « pas » important que je vous citerais ensuite, mais voici les prochaines étapes semblant logiques dans votre contexte :
– vous approprier, avec les pilotes (co-pilotes et AQL), l’approche processus de votre Groupe afin d’identifier qui pilote quels processus, de valider que les données d’entrées et de sorties des processus sont adaptés à votre entité au Sénégal, et valider (si ils sont imposés, sinon : il faut les définir dès à présent) les objectifs de performance de chaque processus.
– vous : de faire un diagnostic rapide de l’existant (de vos pratiques existantes) avec ce que préconisent les procédures « groupe » afin d’identifier : ce qui sera « simple et rapide » à mettre en oeuvre parce que vos pratiques sont déjà très ressemblantes, ce qui sera « un peu plus compliqué et long » à déployer parce que cela nécessitera de modifier les manières de faire, d’intégrer des dispositions (documents, suivis, matériels…) que vous n’avez pas encore, ce qui seront les « fils rouge, demandant de grands changements et un temps important » soit parce que c’est totalement nouveau, parce que ce sera un travail de longue haleine ou parce que vous identifiez dès à présent des blocages à venir.
– vous et les pilotes : de planifier le déploiement des dispositions en fonction de ce diagnostic (voyez avec chaque pilote les actions à mettre en œuvre par rapport au système de management groupe sur l’année à venir), les actions « simples et rapides » à étaler sur l’année, les actions « un peu plus compliquées » dont vous identifiez les démarrages successifs mais qui méritent réflexion, les actions « fils rouge » qu’il faut commencer dès à présent et qui dureront longtemps.
– concernant la politique qualité : l’afficher est un début, mais surtout, communiquez (information à chacun.e, présentations de groupe…) sur ce que veux dire cette politique et sur les manières dont vous allez mener ce projet (en donnant les grandes étapes du plan d’action que vous aurez planifié juste avant). Sinon, vous risquez de créer plus de questions que de convictions.
Ensuite, globalement, les étapes « grandes mailles » dont nous pourrons reparler plus tard dans le détail sont :
/ Mise en œuvre de la gestion documentaire (pour accompagner la construction de votre système)
/ Évaluation (validation si cela vient de votre groupe) des enjeux internes et externes et de la politique qualité (mais cela, c’est déjà fait)
/ Évaluation – validation des exigences des parties intéressées
/ Formalisation – adaptation (si cela vient du groupe, nous utiliserons l’acronyme FO.AD) des processus (et de leurs activités)
/ FO.AD des mesures de performances
/ FO.AD de la gestion des risques
/ FO.AD et déploiement opérationnel de la gestion des actions d’amélioration et de correction
/ FO.AD de l’identification et de la définition des resonsabilités
/ FO.AD des compétences et de la formation (de la connaissance si nécessaire)
/ FO.AD de la gestion des infrastructures techniques
/ FO.AD de la gestion des fournisseurs et prestataires externalisés
/ Réalisation des audits internes puis de la revue de Direction
Avec, entre les étapes, le déploiement des attentes de votre système groupe (la veille si nécessaire, les situations d’urgences, les dispositions de surveillance…)
Mais c’est un résumé dans les grandes lignes. Le Directeur Qualité du Sénégal, dans son coaching, devrait vous donner la marche à suivre. Sinon : proposez-lui celle-ci.
Bjr Thaumasia,
Merci pour ta réponse. Franchement, je commence a avoir une certaine lisibilité sur la démarche qualité que je dois entreprendre. Je te reviendra incessamment.
Aussi pour ton information, j’ai déjà mis en place une GED pour la gestion des information documentées. Il s’agira a présent de classifier les données selon l’ordre: Enregistrement, procédures et processus;
Puis de les consolider et de les stocker sur le serveur d’archivages de données. C’est vrai et tu as tout fait raison. Il va falloir définir les responsabilités en fonction du document de la démarche qualité venue de Burundi puis d’adapter nos procédures et processus en vigueur ici avec ceux du groupe. C’est ces données adaptées, revues et corrigées en fonction des versions qui seront stockées sur le serveur d’archivage de données.
Saches qu’il n’y a pas de Directeur qualité au Sénégal. je suis le Directeur qualité justement et c’est moi qui devrait tracer toutes ces grandes lignes la.
En ce moment même je veux lancer la semaine prochaine la première grande réunion regroupant tous les acteurs du processus de notre compagnie au Sénégal afin de leur parler en groupe de notre démarche qualité. Quels sont donc les éléments qu’ils me faut pour convoquer cette réunion. De quoi allons-nous parler? Certes ce sera de la démarche qualité tout en présentant la politique qualité de l’entreprise. toi qui es expert, tu me proposes quoi d’autres car mon DG veut que je fasse cette premier réunion regroupant tout le monde.
merci
C’est avec plaisir.
Pour cette première réunion, qui sont les « tout le monde » ? Les 144 personnes ou uniquement les responsables (futurs pilotes de processus, responsables opérationnels et supports…) ?
Pour cette première réunion, je veux convoquer uniquement le top management et les futurs pilotes(qui ont tous accepté le pilotage dans leur divers service).
Alors, voici mon conseil (en espérant qu’il ne soit pas trop en retard).
Il s’agit, lors de cette première présentation, de « donner envie », de créer un mouvement commun sur cette démarche (attention, cela n’est pas magique, il y a des personnes auprès desquelles cela ne raisonnera pas.
Deux principes déjà :
– faites en sorte que cette présentation ne dépasse par 1h30. Au-delà : cela ne témoignera pas de la simplicité de l’approche et, de toute manière, cela dépassera la capacité de concentration même des plus assidus.
– ménagez des temps de questionnement et de réaction. Cela donnera déjà un aperçu du coté participatif d’un tel projet.
Dans le contenu, voici les points que je vous conseil d’aborder à minima :
– les grands principes de la norme ISO 9001 et les chiffres : pour donner une première idée de ce que cela est, ou n’est pas
– la démarche entreprise par votre Groupe, les sites du groupe déjà certifiés et « ce » pourquoi ils le sont
– les bases d’un système de management (les processus, la documentation, la mesure de performance, la dynamique d’amélioration), tout cela en très synthétique
– des exemples concrets (si cela est possibles) et des succès des autres sites du groupe afin d’illustrer ce que peut apporter cette démarche
– la politique qualité du groupe et un aperçu (pour exemple) de quelques unes des dispositions que vous déploierez ou adapterez, en rappelant le coté (si vous le pouvez) participatif de la conception du système de management
– le planning « très global » de la démarche et une explication de ce qu’il se passe au moment de la certification
Cela sera déjà un beau programme. Qu’en pensez-vous ?
Bjr Thaum,
Merci pour ce programme de présentation. C’est très bon et c’est ce que je vais appliquer. Aussi, comment établir : le planning « très global » de la démarche ?
Au moment de la certification, je sais plus ou moins ce qui se passe car j »etais dans une entreprise qui a été certifiée. Mais je ne sais pas vraiment ce qui se passe au niveau du qualiticien de l’entreprise. Si tu peux me donner aussi des directives de ce coté.
Non t’es pas en retard, la rencontre n’a pas encore eu lieu.
Merci
Bjr Thauma,
Le réunion s’est très bien passée. le personnel adhère entièrement a la politique qualité. J’ai imprimé la politique qualité sur format A3 que j’ai mis partout dans l’entreprise. J’ai téléchargé aussi 4 livres que j’ai payé sur le management de la qualité, des risques et leadership. Je veux faire une formation en leadership et management. STP oriente moi.
Par ailleurs, j’ai établi mon tableau de plan d’action et mon tableau de bord, mais je ne sais pas comment remplir ce tableau de plan d’action afin de respecter toutes les étapes d’un directeur de la qualité. Par contre je sais comment remplir le tableau de bord.
je souhaiterai donc que tu me proposes un plan d’action concret en fonction de notre périmètre a savoir :
1. Processus de leadership et de planification;
2. Processus clients et parties prenantes ;
3. Processus de développement de produits / services ;
4. Processus d’évaluation et d’amélioration.
Je souhaiterai en outre que tu m’aides a rattacher ces processus à leur service ou département. Tout en me proposant un plan d’action et un tableau de bord pour chaque pilote processus.
Pour finir, notre direction au Burundi a envoyé tous les processus et toutes les procédures ainsi que tous les enregistrements liés a notre approche qualité. Il aimerait que nous ayons la même politique même si les données externes et internes ainsi que les PIP sont différents.
Merci bcp pour ton soutien qui me fait avancer énormément. Dans l’attente, salutation distinguées.
Cdlt Claude
Thauma,
STP, dans mon tableau de bord que j’ai établi, chaque 3 mois, il y aura une revue de direction, donc 4 revues de direction dans l’année. je voulais te préciser Ou si tu as autre chose pour moi je suis partant.
merci
Bonjour Milleclaude,
Une revue de Direction tous les 3 mois, avec, par exemple : 1/3 à 1/4 des données d’entrée traitées à chaque fois est une bonne chose. Cela évite les revues à n’en plus finir lorsqu’il faut tout passer en revue.
En revanche, il m’est difficile d’être pertinent pour proposer un plan d’action pour chaque processus ne les connaissant pas, ne connaissant pas le contexte (existant, objectifs de votre groupe, ressources disponibles, « caractères » rencontrés…).
Je pourrais répondre, mais à des questions plus précises
Hello !
4 revues de direction (complètes) par an ce serait lourd en effet… Mais à faire des revues de direction partielles chaque trimestre, plutôt que de traiter 1/3 à 1/4 des données d’entrée à chaque fois (sous-entendu pour les avoir toutes traitées au bout d’un an), je préfère l’idée de trois réunions trimestrielles « intermédiaires » passant en revue seulement les « actualités » qui s’imposent (et on pourra revenir sur telles données d’entrée qui le nécessitent même si on les a déjà abordées la fois d’avant), tout en conservant une revue de direction annuelle classique (complète en terme de données d’entée) afin d’avoir une vision synchrone de l’état de tous les éléments du SM une fois par an.
A+
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