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, le il y a 4 années et 8 mois.
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Bonjour!
quand on parle d’iso 9001:2015 et de base de données de documents, on est d’accord qu’ l’on va parler informations documentées?
Toujours dans mon stage, comment créer une base de données regroupant tous les documents obligatoire et nécessaires à la certification ISO 9001 et de manière générale pour le fonctionnement du SMQ?
Je ne crois pas avoir vu de modèle tout fait ici, en existe-t-il?
De ce que j’ai pu lire et voir, le plus simple serait un tableau excel par chapitre en ayant au minimum les documents exigés par la norme. Pour ce qui est procédures et manuel de la qualité on est d’accord que dans la version 2015 ces choses là ne sont plus obligatoires? On trouve encore beaucoup d’infos là dessus sur internet dans des articles ou blogs non mis à jour et parlant finalement de l’iso 9001 v 2008… et du coup cette histoire de pyramide documentaire n’est plus d’actualité non plus n’est ce pas?
Comment intégrer l’idée de processus et pilotes de processus dans cette base de données/tableau?
Tableau double entrées? Chapitres d’un côté / processus support, réalisation et management de l’autre?
J’attends vos retours, merci!
Hello !
Idylle avec la version actuelle de l’ISO 9001 tu es encore plus libre de formuler et de structurer la documentation du SMQ comme tu le sens pertinent dans ton contexte pour répondre aux exigences documentaires explicites et implicites de cette norme. En effet elle n’appelle aucun des poncifs traditionnels du passé en matière de système documentaire (« pyramide », « manuel », « procédure »… qui perdurent sur le net) mais que tu peux vouloir continuer à les pratiquer dans ce que tu appelles ta « base de données de documents », rien ne t’en empêche.
Une idée comme une autre : si tu pratiques une « cartographie des processus » (ce n’est pas une exigence documentaire de l’ISO 9001) tu peux y distribuer les références des documents maîtres du SMQ pour les associer aux processus. Alors la simple liste (alphabétique) des fichiers de ces documents dans l’intranet permet de les retrouver et d’y accéder. L’idée de faire un lien avec les chapitres de la norme peut servir pour le référencement des documents (j’ai pratiqué ainsi).
A+
Merci Henri
c’est effectivement ce que j’ai fait ce matin, un tableau double entrée avec les 3 grands processus (et j’aimerais faire un menu déroulant pour les sous processus) et les chapitres de la norme. Je n’en suis qu’à l’ébauche. Je suis stagiaire et je ne pense pas que j’aurai le temps de tout mettre en place avant la fin de mon stage dans un mois sachant qu’à la base ça ne faisait pas partie de mes « missions ». D’autant plus que je suis moyennement à l’aise niveau informatique…. mais référencer ainsi , pour moi ça faciliterait le travail le jour de l’audit. Car pas certifié ISO mais veulent l’être.
Mon tuteur avait effectivement déjà cartographié les processus.
Je joins une capture d’écran de mon tableau
bye
Bon par contre ce n’est apparemment pas ce qu’il attendait lol
Il aimerait une base documentaire où lorsque l’on clique sur par exemple « organiser une sortie scolaire » (je suis en stage dans un lycée), la personne ait toute la procédure pour organiser la sortie avec les liens vers les papiers à remplir .
Bonjour,
Pas à pas…
La norme ISO 9001 n’aborde pas le concept de base de données, mais de maîtrise des données. Dans le cas de cette maîtrise, les exigences sont : assurer de pouvoir identifier les documents sans risque d’erreur, assurer de ne mettre à disposition et d’utiliser que les versions à jour de ces documents, veiller à conserver les documents faisant office de preuve de fonctionnement du système de management. Concernant les documents d’origine externe (contractuels, informatifs…) ce sont globalement les mêmes dispositions de maîtrise.
Si vous souhaitez créer une base de données, ou du moins une liste : elle aura le contenu adapté à votre organisme, à votre démarche, à votre contexte… voilà pourquoi il n’existe pas de liste « toute faire ». Lorsque de telles listes sont établies, elles comportent généralement : le titre/nom du document, sa date de mise à jour (éventuellement son indice et sa référence si vous utilisez ces éléments), sa nature (procédure…), son lieu (ou lien) d’accès. S’il s’agit d’un enregistrement : ses lieux/durées/format de classement et d’archivage (les responsabilités pour cela si nécessaire).
Concernant les procédures : pas du tout
Bien qu’une bande d’ignares ait clamé à corps et à cri que « youpi » les procédures ne sont plus obligatoires, c’est faux. Les procédures « obligatoires » dans les versions de la norme précédentes (6 procédures obligatoires) ne le sont plus. MAIS l’exigence de documenter (y compris sous forme de procédure) ce qui, en l’absence de documentation, peut présenter un risque demeure. Vous pouvez tout comprendre de ce besoin ici : http://www.youtube.com/watch?v=gGbUwlHuDcs&list=PLzI6uqudyS8OhfmmCdhm4dzHXjcSecmht
La pyramide documentaire n’a jamais été une exigence de la norme, mais une « convention » de représentation pédagogique assez pratique. Elle est toujours parfaitement d’actualité.
Concernant l’intégration de l’idée de processus et de pilotes de processus dans cette base…
Pour rappel, il n’existe aucune exigence de « pilotes de processus » dans la norme ISO 9001. Les processus doivent être « pilotés » mais pas nécessairement par des pilotes. CEla peut être plus pratique, dans certains cas, contre-productif dans d’autres.
Le plus simple est d’affecter votre documentation à des processus (processus qui dépendent, eux, de pilotes). Un tableau à double entrée peut comprendre les documents en ligne, les informations citées plus haut en colonne (titre, mise à jour…) et, pourquoi pas : les processus concernés également en colonne. Parce que vous l’avez mentionné : vous pouvez aussi ajouter les paragraphes de la norme afin de crée ce que l’on nomme généralement « une matrice de correspondance ».
Je lis les posts « pas à pas » et je viens de voir votre grille de croisement exigences / supports…
Pourquoi pas… mais je vous conseille vivement de la « balancer » dans l’autre sens : documents en ligne, exigences en colonnes. Tout simplement parce que certains supports répondent à plusieurs exigences et que votre finalité est dans les supports.
Que souhaitez-vous mettre dans les colonnes « Formation initiale » et « Formation continue » s’il vous plait ?
Concernant la demande de type « organiser une sortie scolaire » : mettre un lien hypertexte sur les noms des documents vous aiderait. Mieux encore : créer une procédure « organisation des sorties scolaires » qui intégrerait des liens hypertextes vers les supports à utiliser serait pas mal.
Bon courage
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