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Bonjour
Un exemple de codification :
1ere partie : Entité destinataire ou utilisatrice du document
2nd partie : Objet du document
3ème partie : Sous objet
4ème partie : N°incrémentation
exemple : MET/APP/ETA/085
Procédure utilisée par le service métrologie, concerne la gestion des appareils, les dispositions d’étalonnage.
L’intérêt est que la codification permet la dématérialisation
Les différentes partie permettent une fois tous les documents codifiés et intégrés de ne plus avoir à maintenir de liste
Bonsoir,
Excellente idée Erickefraq que de donner des exemples. Finalement, c’est probablement ce qu’il y a de plus parlant.
Voici quelques exemples pris au hasard parmi les SMQ déployés :
> PB4_02_J + titre : 2ème procédure du thème n°4, indice J
> MOP-0118 ind. C + titre : 118ème mode opératoire, indice C
> QSE-P04-1.4 + titre : 4ème procédure commune qualité/sécurité/environnement, version 1.4
> MKT-STD-006 + titre + 2017-01-24 : 6ème standard marketing mis à jour le 24 janvier 2017
> PLA-AMEL-P1-2017-10-19 : plan d’amélioration du processus P1 mis à jour le 19 octobre 2017
> Support – suivi client – 2018-01-12 : support de suivi client mis à jour le 12 janvier 2018
> plus une foule de procédures qui ne sont pas référencées parce qu’accessibles directement depuis un extranet et qui comportent, à l’écran, soit la date de mise à jour, soit l’indice
Sur le principe, demeurent les attendus suivants :
– identifier la nature d’un document dans sa codification et/ou son titre
– identifier la version que l’on a sous les yeux
– permettre, si nécessaire, de citer un document sans erreur à partir d’une description à un autre endroit
Hello !
J’ai lancé plusieurs systèmes documents dont les documents étaient identifiés par le nom de leur fichier informatique en incorporant principalement un préfixe-racine évoquant l’article de la norme de SM dont le document satisfait les exigence + mots clés de son titre complet + date d’application.
Ainsi dans un répertoire les fichiers du système documentaire se rangent automatiquement selon le sommaire du SM normatif de référence, et les mots-clés sont explicites pour rechercher-identifier le contenu des documents, du coup on s’y retrouve facilement.
La date d’application est plus “signifiante” d’un simple indice (lettres ou nombres).
Autre “astuce” : les fichiers-documents “subalternes” d’une “document maître” ne sont pas individualisés et référencés ou stockés à part, mais sont véritablement “inclus” dans le fichier du document maître (disons la procédure qui justifie les documents subalternes en question). Illustration de principe : pour se procurer par exemple un formulaire “d’enregistrement des NC” on doit aller le chercher dans la procédure “gestion des NC”. On “regroupe” ainsi les documents de manière très cohérente et on simplifie le sommaire “naturel” du système documentaire. Détail : si par exemple le formulaire évolue, c’est la date d’application de la procédure et du formulaire qui change (et la mention “modification du formulaire d’enregistrement” est portée dans le cartouche d’évolution de la procédure au bas de sa page de garde.
A+
Cette manière de faire est intéressante également, parce qu’elle réduit le volume documentaire.
Par expérience (il y a pas mal de temps), elle induit deux besoins de prudence :
– l’intégration d’une codification embarquant un article normatif nécessite un arbitrage dès lors qu’un document (procédure, support…) répond à plusieurs exigences d’une norme, ou à l’exigence de plusieurs normes et dès lors que la numérotation des exigences change d’une version de norme à une autre. Là, cela devient compliqué et cela parle surtout au spécialiste de la norme,
– l’intégration des modèles dans le corps d’une procédure fait que, dans un système jeune en phase d’apprentissage, cela double pratiquement les mises à jour du document maître (qui est alors mis à jour si la procédure évolue ou si le support évolue),
Mais cela est également une solution.
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