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Henri a déclaré Complément : chez moi les supports d’enregistrement sont carrément « inclus » dans le fichiers des documents SM qui les imposent. Quand on veux un tel support on va « naturellement » dans son document maître (sa « procédure »). Ceci a deux avantages :
– Limitation références documentaires. Les « formulaires » d’enregistrement ont de fait les mêmes références que leurs documents maîtres puisque ils en sont une partie. Si un formulaire doit évoluer c’est son document maître qui évolue en réalité : un nouvel indice-de-version-date-d’application du document maître inclue le nouveau fichier-support d’enregistrement).
– Cohérence systématique et étroite des enregistrements avec leurs processus, avec leurs « procedures » (le formulaire n’est pas un processus en soi). Ca donne de la ressource et du sens. On voit trop d’enregistrement remplis pour eux-mêmes… comme si remplir le papier était la finalité…
Exemple de principe en S&ST (mon domaine de base) avec le processus de coordination sécurité des interventions d’entreprises extérieures chez une entreprise utilisatrice nécessitant notamment l’établissement de « plans de Prévention » (enregistrements). C’est une processus est une exigence réglementaires) :
Le fichier du document-maître (documentant le processus, la procédure) pourrait être référencé « SST 3.10.5.2 Coordination sécurité des EE 2016-06-15 » et inclure le fichier-formulaire « Plan de Prévention ». Le formulaire est titré « Plan de Prévention » et porte en pied de page le référence-titre de son document-maître… Une telle structure de références organise automatiquement la liste alpha-numérique des fichiers de la documentation numérique d’un SM.
Pour Cette base documentaire numérique est LA seule faisant foi : les éventuels tirages papiers sont des commodités « douteuses » (d’ailleurs chacun de ses documents comporte une mention du genre « seule la version informatique de ce document dans la base est à jour et authentique). Du coup il n’y a même pas à gérer une base papier de référence… et il n’y donc pas à prévoir à quelle date on pourra détruire de vieux documents papiers encombrants (sauf en ce qui concerne les enregistrements remplis, à moins qu’on les scanne systématiquement pour les conserver en numérique). Par contre on peut conserver à vie les vieux fichiers informatiques, mais sans les laisser accessibles dans la base documentaire active…
A+
PS : j’ai oublié de dire que chaque page de garde d’un document du SM comporte un petit tableau rappelant succinctement date d’application, la raison et l’auteur de chacune de ses versions passées.
Bonjour Henri,
Je vous remercie pour vos précisions bien que je suis un peu perdue avec la question du lien entre enregistrements et document maître. Auriez-vous un exemple qui illustre votre propos ?
Et encore merci de vos précieuses indications
Hannah
La simplicité me semble de mise sachant que nous sommes un bureau d’étude en ingéniérie d’une vingtaine de personnes et que le système documentaire sera gérée par l’assistante de direction.
Merci encore pour vos éclairages.
Cordialement,
Hannah
Merci encore… il semble qu’on s’oriente un peu vers une usine à gaz pour les références puisqu’on s’apprêtait à les construire comme suit :
Processus de rattachement_Type de document_date-version
Ainsi la 2ème procédure (PRC) donnant lieu à une 3ème version le 2 mai dans le cadre du processus commercial s’intitulerait COM_PRC2_20170502-3.
Cordialement,
Hannah
