[cel_qse]

Henri,

Plutôt que faire un « Diagnostic et comparaison des exigences entre OHSAS 18001 et ISO 45001 » il serait bien plus pertinent de faire directement un « Diagnostic et comparaison entre le SMS&ST de l’entreprise et les exigences ISO 45001 », ce qui revient à faire un audit du SMS&ST selon le référentiel ISO 45001 pour déterminer le plan d’action à mener pour adapter ton SMS&ST. Tu n’as aucun besoin de la norme BS OHSAS 18001…

En effet, je me suis trompée dans la formulation et c’est bien un diagnostic et comparaison entre le SMS&ST de l’entreprise et les exigences ISO 45001 que j’ai réalisé. Il en a découlé des actions à mettre en oeuvre dont la fameuse approche processus.

Manuel et procédures : tu peux bien les garder* (même si je me demande maintenant ce que contient un « manuel » S&ST et à quoi il sert) tout en envisageant de tendre un peu plus vers la documentation de « processus » à l’occasion de l’adaptation du SMS&ST aux exigences ISO 45001 suite à l’audit suggéré.

C’est un outil qui permet surtout aux nouveaux embauchés d’avoir une vision globale du fonctionnement du SMSST. J’aimerais le garder mais le réduire drastiquement. En revanche, j’ai peur de supprimer des choses qui sont des réponses à des exigences de la norme.

 

Thaumasia,

>> Les processus formalisés en « fiche processus » (qui est un mode de formalisme comme un autre, sans qu’aucun référentiel n’impose ce type de présentation) ont un statut particulier permettant d’organiser, d’officialiser les processus. Souvent raccrochés à une une cartographie (qui, également, n’est en aucun cas une exigence d’aucun référentiel). Ils bénéficient d’un pilotage particulier (j’en profite pour rappeler que l’exigence des référentiels est de piloter les processus, mais pas de nommer des pilotes. Ce qui, malgré tout, permet de faciliter le pilotage selon le contexte). Les autres références aux « processus » sont à entendre comme étant des « manières de faire », comme des « process » (du reste, il existe encore de nombreuses références à des « processus » dans les normes de management alors qu’elles sont des traductions maladroites du termes « process » en anglais). Une manière de définir, de formaliser si nécessaire, et de suivre une série d’activités convenues à l’avance.

Voilà tu as cerné l’idée. Les fiches processus reprennent les grandes activités de l’entreprise et répondent à plusieurs exigences de la norme ISO 45001 simultanément : risques et opportunités, mesure de la performance avec indicateurs de performances, exigences des parties intéressées, etc. (cf pièce jointe).

Donc si je comprends bien, les autres références à des processus (comme la participation des travailleurs ; communication ; audit interne, etc.) sont donc des process, une série d’activités que je n’ai donc pas besoin de formaliser en fiche (sinon ce serait trop lourd et inutile je pense). Donc il me suffit d’expliquer l’enchaînement des activités, les acteurs et les documents de référence par exemple ?

>> Une procédure peut faire référence à un processus. Cependant, selon les explications précédentes : si vous avez une organisation par « processus », ce seront les processus qui feront référence aux procédures opérationnelles. En revanche, lorsque le terme « processus » est employé pour désigner des « manières de faire » convenues, alors, les procédures « sont » les « process ».

D’accord, je pense que je commence à y voir plus clair. 

Par exemple, la norme ISO 45001 mentionne « 8.2 Préparation et réponse aux situations d’urgence
L’organisme doit établir, mettre en oeuvre et tenir à jour le(s) processus nécessaire(s) pour la préparation et la réponse aux situations d’urgence potentielles »

Nous disposons d’une procédure « réponse aux situations d’urgence » qui définit les règles à suivre en cas de danger (signalement du danger, enquête, sanctions prises, etc). 

=> Ici l’exigence d’un processus est surtout en réalité l’existence d’une manière de faire et donc de réagir aux situations d’urgence, c’est bien ça ?

 

Merci beaucoup à vous deux, vous m’êtes d’une précieuse aide.

[cel_qse]

Bonjour Henri,

En effet tu n’aurais pas pu mieux reformuler ma demande, merci.

Afin de répondre à tes questions : 

– Il semblerait que ce SMS&ST soit +/- associé à un SME (cf politique commune « SSE »). Dans quelle mesure est-ce le cas ? Ces deux managements sont-ils « intégrés » ? 

Non, je ne pense pas que notre SMSST soit associé à un SME. Cependant, dans notre gestion électronique des documents SSE, il y a la partie santé et sécurité qui représente 95% des documents puis nous avons une partie environnement mais quasi inexistante (5 documents quasi jamais utilisés). Il y a également une phrase d’engagement de réduction des déchets dans notre politique SSE.

Nous sommes également accrédités selon l’ISO 17025 mais le SMQ et le SMSST ne sont pas intégrés et ont les mêmes principes de fonctionnement (documentation pyramidale classique).

– Tu donnes l’impression de vouloir créer un SMS&ST alors qu’il existe déjà si je ne me trompe.

Oui nous disposons déjà d’un SMSST selon le référentiel OHSAS 18001. 

Sans tout chambouler d’un coup ne devrais-tu pas partir d’un audit de ce SMS&ST selon l’ISO 45001, pour te « contenter » ensuite de traiter les « NC » qu’il comporte en regard de ce référentiel ?

Notre plan d’actions actuel en vue d’obtenir la certification ISO 45001 est le suivant : 

• Diagnostic et comparaison des exigences entre OHSAS 18001 et ISO 45001
• Mise en place des modifications à apporter
• Audit blanc 
• Traitement des NC
• Audit (mai 2020)

L’existence d’une documentation pyramidale classique est peut-être un « dépassée » (les normes ISO de SM n’exigent plus de « manuel » ni de « procédures »). L’approche processus (qui n’est pas nouvelle mais plutôt renforcée) peut être une manière de simplifier et clarifier…

En fait, j’ai beaucoup de mal à me représenter une entreprise qui aurait un SM qui fonctionnerait par une approche processus. Il faudrait que je puisse m’infiltrer dans leur GED QSE et voir l’organisation pour me faire une idée. 

Pour l’instant nous travaillons avec un manuel et des procédures, et chacun de ces documents a son utilité. J’ai du mal à voir comment réorganiser et simplifier tout cela.

[cel_qse]

Merci Henri pour la réponse claire et rapide !

La migration vers la norme ISO 45001 nécessite que notre entreprise s’organise via une approche par processus. Pour cela, on m’a conseillé d’élaborer une cartographie des processus clés de l’entreprise (pilotage de la stratégie – commercial, production – équipements, informatique, RH) + les fiches processus.

J’ai donc élaboré pour chacun de ces processus une fiche processus (fiche d’identité : données d’entrée et de sorties, acteurs, activités, etc.) pour une meilleure compréhension de la cartographie et en pensant que c’était également une exigence par rapport à :« 4.4 Système de management de la S&ST. L’organisme doit établir, mettre en oeuvre, tenir à jour et améliorer en continu un système de management de la S&ST, y compris les processus nécessaires et leurs interactions, en accord avec les exigences du présent document. »

Puis, ‘ai identifié tous les paragraphes de la norme qui exigent l’élaboration d’un processus (5.4 Participation ; 6.1 Planification ; 7.4 Communication ; 8.1 Maîtrise opérationnelle, Pilotage du changement, acquisition de biens ; 8.2 Réponses aux situations d’urgence ; 9.1 Analyse de la performance, évaluation de la conformité ; 10.2 Événement indésirable) et je me suis confrontée à un mur. Je m’explique : je suis perdue entre mes processus du début formalisés en fiche processus et les autres que j’ai identifiés que je ne sais pas formaliser. Je pensais intégrer ces derniers processus dans les procédures qui sont déjà existantes mais ça ne constituerait pas un système harmonieux et logique.

Bref, peut-être que ma tentative d’approche par processus est totalement biaisée et qu’il faudrait repartir sur une nouvelle base avec un nouveau fil directeur.

Comment aborder l’approche par processus ? Notamment avec comme base notre structure documentaire actuelle (pyramidale : Politique SSE – Manuel – Procédures – Documents – Imprimés). J’ai peur que cela demande une énorme restructuration…

J’espère avoir été assez claire…

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