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, le il y a 7 années et 1 mois.
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Bonjour à tous,
Nouvelle responsable qualité dans mon entreprise, je souhaite mettre à jour le process de gestion documentaire, actuellement mis en place dans mon entreprise, car je vais être amenée à revoir beaucoup de procédures et le process me parait vieillissant et lourd:
impression du document word –> signatures du rédacteur, du vérificateur et de l’approbateur–>Scan du document –> mise à disposition du scan dans le dossier informatique commun.
Nous sommes certifiés ISO 22716: BPF cosmétiques, et la norme dit :
« Il convient que les documents soient … approuvés, signés et datés par les personnes autorisées avant d’être utilisées. «
Mes questions sont donc :
1) Une signature électronique peut elle faire foi dans ce cas ? Cela représenterait un énorme gain de temps et de papier …
2) Deux signatures par document n’est ce pas suffisant ? (un rédacteur + un vérificateur)
Merci d’avance pour vos réponses !
Hello !
Je ne connais pas la norme ISO 22716, mais les réponses à tes questions s’y trouvent certainement :
– Tu te demandes si une signature « électronique » des documents convient… La norme impose-t-elle précisément que les documents soient signés sous forme de papiers ? Je pense que non. Donc tu peux opter pour des documents électroniques et leur signature électronique.
– Tu te demandes si deux signatures (un rédacteur et un vérificateur) ne seraient pas suffisantes… Que demande précisément la norme sur ce plan ? Dénombre-t-elle exactement combien de signatures il faut ? Impose-t-elle d’ailleurs explicitement qu’il y ait un « rédacteur » et un « vérificateur » et que les deux signent ? Prévoit-elle aussi un « rédacteur » ?
SVP réponds à mes questions sur ces exigences de la norme ISO 22716 (si possible en citant les exigences en question telles qu’elles sont formulées dans la norme et en mentionnant les N° de § correspondants).
Rem : chez nous (dans un tout autre domaine) notre documentation ne porte que deux noms correspondant à deux phases d’authentification : la préparation du document (je dirais que c’est le nom de la personne qu’on peut contacter pour avoir des explications sur le document) et sa validation (c’est le nomme celui qui a l’autorité de sa publication pour faire appliquer le document). J’ajoute que chaque document ne comporte qu’une date, celle du jour de son application. C’est d’ailleurs cette date qui qui est « l’indice de version » de chaque document.
A+
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