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, le il y a 4 années.
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Bonjour,
Pourriez-vous me donner quelques conseils concernant le suivi des audits.
Nous sommes une PME en produits manufacturés, pour la grande distribution, avec des audits clients.
Nous sommes également certifiés FSC-PEFC.
Donc audits produits, clients et internes, avec des NC parfois mais aussi des remarques / points d’améliorations (important en FSC-PEFC et clients aussi).
Afin d’éviter de passer à côté des remarques notre système s’est alourdi et j’ai du mal à voir comment l’alléger.
On a un tableau pour tout ce qui est suivi des NC (réclamations, fabrication, mais aussi système dont les audits). On ouvre une fiche que lorsqu’on a une NC d’audit.
On a un tableau de suivi des audits (reprenant à la fois les NC observées et remarques). Et bien sûr un tableau de suivis des ACAP quand on pense nécessaire d’en déclencher.
Donc on peut avoir différentes combinaisons, allant d’une remarque dans 1 seul tableau jusqu’à 1 NC d’audit dans les 3 (suivi d’audits, suivi NC et déclenchement d’ACAP).
Cela allait jusqu’à ce qu’on réussisse à faire plus de la moitié de notre programme d’audit…
Quelques conseils ?
Merci
Hello !
Bin euh… il me semble que la simplification est de n’avoir qu’un seul (!) tableau de gestion des « constats » d’audits (toutes sources et genres identifiés confondus) et d’y mentionner les décisions prises pour les traiter (décisions graduées du libellé d’une action urgente à celle de ne rien faire).
Ce tableau se ramène donc à un « simple » plan d’actions plus ou moins importantes (voire des actions « nulles ») justifiées par des constats d’audits rappelés dans ce tableau. Pour le suivi de l’ensemble peut alors facilement trier les actions selon tes besoins par exemple selon leur criticité, leur date d’échéance prévue, leur source, etc… pour peu qu’on utilise un tableur (ou peut-être un logiciel spécialisé « gestion de plan d’actions » ?).
Dans ce tableau on a le « constat » (sa caractérisation) et son traitement (sa caractérisation) sur la même ligne. Pour les « petits » constats qui ne valent pas la peine d’une action, rien n’empêche lors d’une revue du tableau d’observer que plusieurs de ces petits constats ont un air de famille et présentent un intérêt collectif amenant à décider une action qui les regroupe au fond…
Mais peut-être n’ai-je pas bien compris ton besoin David ?
A+
Un seul et unique « réceptacle » ou plan d’action est largement suffisant dans votre cas.
Cordialement,
Merci pour ces premiers retours.
En fait on était parti d’1 seul tableau mais les besoins nous ont amené au fur et à mesure à créer en plus celui des suivis d’audits, car perte d’information et surtout de rythme de suivi. Celui des ACAP ne pose pas de PB en soit.
En prenant du recul on peut dire que le tableau des NC permet un suivi sur du court délai (1 année maximum).
Celui des audits sur un délai moyen, 2 ans voir plus. Et les ACAP n’en parlons pas.
Je vais me repencher sur l’idée d’1 seul tableau. C’était ce qu’il y avait de plus simple, même si cela nous a mis en difficulté à l’époque. Je vais plutôt essayer d’analyser pourquoi le suivi sur 1 seul tableau nous avait mis en difficulté à l’époque ou PB plus en profondeur. Pour ne pas reproduire la même situation…
Merci
David est-ce que « avant » c’était un tableau Excel (ou autres : ) configuré pour permette de trier ce que tu veux à un moment donné (des NC non traitées depuis plus de 2mois, des NC non traitées dans le délai choisi, aux de simples remarques qu’il a été choisi ne pas prendre en compte…). De ce genre de tableau unique on peut consulter à tout instant tel ou tel « sous-tableau » qui nous intéresse sans devoir gérer plusieurs tableaux en parallèle… A+
Bonjour,
Oui toujours en excel et assez exhaustif je pense (identification, origines détection, causes, traitement, taux de réalisation, delai de traitement, coûts, liens avec ACAP)…. (26 colonnes mais nécessaires/utiles).
Plusieurs réflexions en cours (je raconte ma vie, mais si ça peut aider d’autres personnes…) :
-le pb de délai de traitement qui est assez long, et rend difficile ce suivi entre les NC (produits/réclamations) et les NC système (qui s’étalent dans le temps).
-Un suivi « annuel » des NC. On fait le max pour solder les NC de l’année n-1 en début d’année, avec un indicateur comparatif. En réintroduisant les remarques, cet indicateur devrait évoluer (du moins son mode de calcul).
-la caractérisation des « remarques » qui étaient sans doute perçues comme simplement des observations et non pas des actions à mener. Brefs plutôt tendance à les minimiser et les laisser de côté. D’où ce deuxième tableau des audits pour éviter de ne rien oublier qui a émergé.
Mais la piste de filtre NC/Remarques ainsi que du degré d’urgence pour le traitement (différent de la criticité de la NC en soit), est à creuser. Ainsi que de la compilation des NC non plus en fichier annuel mais cumulé (et modif indicateur).
Bon je suis peut-être pas clair dans mes explications, mais c’est plus clair dans ma tête…
Merci les échanges m’ont fait avancé dans ma réflexion.
Bonjour,
Voici quelques pistes de réflexions dans votre cas :
– quels que soient les délais de traitement (les plus rapides) ou de correction (souvent plus longs) la solution la plus efficace est celle préconisée par la norme : enregistrer (pour suivre dans le temps) les évènements.
– l’enregistrement est, dans tous les cas de taille et de métier d’une organisation, bien plus efficace lorsque les besoins d’actions sont enregistrés en un même « endroit » ou « support » permettant des tri, mais surtout : évitant de devoir naviguer d’un document à l’autre
– le suivi des actions doit être facilité par le plan d’action même (ou l’outil de suivi des actions), voir la 3ème et dernière vidéo que je vous ai proposée en début d’échanges, qui illustre bien ce principe. Votre plan d’action doit se comporter comme un pense-bête vous assurant de ne revoir QUE les actions arrivant prochainement à échéance, ou dont les délais de réalisation ou d’efficacité sont dépassés afin de statuer sur ces dernières. Et rien d’autre… sinon, vous serez vite saturés par l’ampleur (inutile) de la tache de révision de toutes les actions.
– vous avez intérêt à intégrer toutes les sources de besoin en actions (non-conformités, remarques, pistes…) sinon, vous serez condamnés à ne faire que de la correction, le « pompier », pendant toute la vie de votre système de management
– un dernier point : 99% des systèmes de management ayant intégré des notions d’urgences ou de priorités aux actions (en tant que « marqueur » de différenciation de l’action) ont rapidement pédalé dans un marasme et une inefficacité d’animation de l’amélioration. Certes : des actions peuvent être plus urgentes et importantes que d’autres, alors : c’est dans les délais sélectionnés, et les éventuelles détail des actions, ainsi que leur suivi régulier que cela va se jouer. Sinon, là aussi, vous vous condamnez à ne traiter que l’urgence… Dans tous ces cas : un suivi annuel n’est clairement pas approprié (quel que soit la conception de votre système de management ou la nature de vos actions).
Hello !
David, personnellement je pense que la « criticité » des anomalies (qq soit leur source d’identification) est un critère de gestion-délai des actions à décider bien plus important que leur nature (client, produit, système…).
Par contrer mieux gérer les priorités relatives des actions décidées ne change rien au problème de délai global de leur réalisation : si au fil de l’eau l’entreprise n’arrive à consacrer des ressources que pour réaliser par exemple 80% de ces actions, alors aucun tableau de suivi si pertinent soit-il ne résorbera l’engorgement… jusqu’à ce que de nouvelles occasions ré-identifient telles anomalies et permettent ainsi de rafraîchir leurs dates de constat dans le tableau de suivi, comme si elles étaient nouvelles en quelque sorte pour différer leur traitement ?
Suivi annuel : c’est vraiment une périodicité trop grande, un tel tableau devrait automatiquement signaler en « rouge » toute action non réalisée à l’échéance prévue, et être passé en revue à un rythme mensuel pour questionner les acteurs concernés sur les raisons du retard (source de progrès au second degré ?) et la nouvelle prévision de réalisation.
A+
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