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, le il y a 8 années et 8 mois.
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Bonjour,
Je suis entrain de retravailler le système de référencement des documents de ma société. Je me pose pas mal de questions, j’aimerais un système simple, uniforme et surtout pouvant évoluer dans le temps.
Est ce que l’un d’entre vous pourrait me donner des conseils pour avoir un super référencement de document, s’il vous plait ?
Hello !
Mais comment références-tu tes documents actuellement ? Et qu’est-ce qui ne va pas dans ton système ?
A+
Bonjour, merci de bien vouloir m’aider sur mon problème.
Actuellement ma référence de document se présente comme ça : XX-XXXXX-XXXXX-X
Les deux premières lettres correspondent au type de domaine : administration (AF), exploitation (EX),Ressources humaines (RH), qualité (QU)….
Les cinq suivantes sont propres à chaque domaine pour l’exploitation se sont les numéros d’affaire (15001, 15002…), pour les collaborateurs se sont CO+leur trigramme, pour la qualité s’est MOD+n°modèle ou PRO+n°procédure….
Les cinq autres s’est les 3 premières lettres du document avec le numéro du document dans l’affaire ou le dossier.
Et enfin la dernière lettre est l’indice du document.
Je vois plusieurs problèmes, nous sommes une TPE, je trouve les références trop compliquées, il faut savoir que nous avons 8 domaines pour les 2 références du début.
Nous avons des documents qui ne suivent pas ce modèle de référencement car ce sont des documents annuels et du coup on met l’année dans la référence par exemple : SE-15PDP-CEX01-A
Enfin surtout le fait de laisser que 2 numéros pour les documents dans la troisième partie de la référence me limite à 99 documents.Par exemple pour les ordres de mission la référence est : RH-COTER-OMI01-A. Qu’est ce que je ferais quand nous aurons atteint 100 ordres de mission ?
Hello !
QQ remarques perso :
Avoir des références très structurées et très longues aboutit à des références logiques mais qui ne sont pas très « signifiantes ». Alors qu’on n’est pas vraiment tenus d’avoir des références très structurées et très longues… Tes ordres de missions seraient tout aussi « référencés » s’ils étaient par exemple appelés de manière générique « Ordre de mission 15-X » (où 15 = année 2015). Si tu dois avoir une numérotation qui puisse se classer en informatique tu peux donner autant de digits que tu veux à la valeur X. S’il y a beaucoup d’OM dans l’année tu peux aussi décider que X = n° du jour dans l’année ou dire que 15 et X sont séparés par le trigramme du signataire…
Pour ma structuration des documents de SMS&ST, j’ai posé le principe que les références des principales procédures déclinent le N° du § de la norme de SMS&ST auquel ces procédures se rapportent et que les fichiers des modèles d’enregistrements induits (comme tes ordres de missions, ou mes études AT) étaient inclus dans les procédures ce qui réduit le nombre des références de documents. Je n’inclue pas d’indice dans la référence d’un document mais sa date d’application.
A+
Comment faites vous pour savoir à quelle version du document vous êtes en indiquant seulement la date d’application ? Vous répertoriez vos versions à coté ?
(suite)
Sa date d’application c’est précisément un excellent « indice de version »… Il est d’ailleurs bien plus « signifiant » de savoir qu’un document est applicable depuis le 5 février 2014 que de savoir qu’il en est à sa version F par exemple.
De même seule cette date d’application est importante… les autres dates que certains pratiquent (rédaction, relecture, validation…?) ne servent à rien dans la pratique.
A+
Bonjour, Comment faire pour répertorier les documents ? je me suis renseigné sur le règlement applicable depuis le 5 février 2014 et je n’ai trouvé aucune piste. Si quelqu’un peut m’aider.
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