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, le il y a 6 années et 9 mois.
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Messages
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Bonjour,
Nous somme une unité de transformation du verre plat qui est en train de mettre en place un système de management de la qualité selon les exigences de la norme ISO 9001. l’achat du verre ( matière première ) ne s’effectue pas chez nous, mais au sein de l’usine mère. Par contre, nous effectuons souvent des achats de produits consommables, pièces de rechange, outils bureautiques, dont le responsable est le directeur de l’usine. Je me demande s’il est possible de créer une procédure d’achat sous le processus Management et Amélioration continue ou bien dois-je créer un Processus Achat tout entier ? Pour l’achat de la matière première, comment je peux faire ? Il est à noter que nous ne faisons que contrôler le verre reçu et signer le bon de livraison.
Je vous remercie pour votre aide par avance
Bin… euh… dans ce que je vois ton entreprise (une filiale) a identifié un véritable processus achat dont une partie est externalisée (vers la maison mère) pour le verre. C’est donc un processus (ou sous-processus) qu’il faut gérer via le SMQ. Que son “responsable” soit aussi “responsable” d’un autre processus n’est pas un problème.
A+
Merci de répondre sans avoir demandé de réécrire la question en remplaçant le mot “responsable” par “pilote”
Dites moi si je me trempe :p
Pour te faire plaisir Ahlem je pourrais reformuler ainsi :
Bin… euh… dans ce que je vois, ton entité a identifié un véritable processus achat dont une partie est externalisée pour le verre. C’est donc un processus (ou sous-processus) qu’il faut gérer via le SMQ. Que son “pilote” soit aussi le “pilote” d’un autre processus n’est pas un problème.
Comme tu sembles réfûter la notion de “responsable” de processus, alors je te demande de justifier la notion de “pilote” de processus en regard des exigences ISO 9001.
Ca sera difficile pour toi car je n’y vois pas le terme de “pilotage” (ou de “pilote”) alors que celui de “responsabilité(s)” (si ce n’est “responsable”) est bien présent dans les exigences ISO 9001, notamment en lien avec les processus définis pour le SMQ (cf 5.3 surtout, mais aussi 6.2) d’où mon terme de “responsable de processus” (c’est assez logiquement une personne à qui la direction a attribué la responsabilité des résultats d’un processus selon 5.3).
Donc pour bien coller aux exigences de l’ISI 9001 je reformule plus justement ma réponse de cette autre manière :
Bin… euh… dans ce que je vois, ton entité a identifié un véritable processus achat dont une partie est externalisée pour le verre. C’est donc un processus (ou sous-processus) qu’il faut gérer via le SMQ. Que ses “responsabilités” soit attribuées à la même personne que les “responsabilités” d’un autre processus n’est pas un problème.
A te lire.
A+
(suite)
J’enfonce le clou / problématique initiale d’une autre manière sans s’occuper du vocabulaire :
Je rappelle (si j’ai bien compris*) que ton entité a identifié un processus “achats” des consommables et autres, que l’achat de la matière première “verre” par contre est “externalisé”, que ton directeur d’usine porte le processus “Management et Amélioration continue” et assure aussi l’achat externalisé* du verre, ce qui sous-entend qu’une autre personne assure le reste des achats.
* Toutefois j’ai un doute sur le périmètre et la nature de ton entité : tu dis que ton usine achète le verre via “l’usine mère”, confirmes-tu que ton usine est un des, ou le seul, établissement(s) d’une filiale X de l’entreprise Y à laquelle appartiendrait “l’usine mère” en question, ou au contraire ces deux usines sont-elles deux établissements d’une même entreprise Z ? En tout cas le périmètre de ton SMQ est-il seulement celui de ton usine-établissement ou celui d’une entité plus grande ? Laquelle alors ?
En attendant tes compléments je reviens au clou :
1- Ayant clairement identifié un processus achat ton SMQ ne peut le passer sous silence s’il impacte ou nourrit peu ou prou votre performance Qualité ! Il faut donc le faire apparaître dans le SMQ de ton usine et en confier la responsabilité à qq’un.
2- L’achat externalisé de verre est de fait un aspect particulier du processus achat. Comme tout (sous)processus “externalisé” il relève pleinement (ISO 9001, 8.4 !) de ton SMQ et sa responsabilité doit être attribuée à une personne de ton usine (même si vous ne faites “que” contrôler le verre reçu et signer le bon de livraison”). Cette personne peut de celle visée au point 1.
3- “Glisser” le (sous)processus d’achat externalisé du verre dans le processus “Management et Amélioration continue” ne me paraît pas pertinent (ce serait assez inattendu* et peu lisible). Il vaut mieux le laisser à sa place dans le processus “achats”, quitte à préciser dans ce processus “achat” que le (sous)processus “achat verre” externalisé est assuré par le directeur d’usine sous la responsabilité de la personne portant le processus “achats”.
* tout comme avec le titre de ton message Ahlem on ne s’attend pas à discuter d’un processus achat, externalisé ou pas.
4- A la limite ton SMQ pourrait distinguer deux processus achat : un “achat hors verre” et un autre “achat verre externalisé” par exemple pour ménager certaines susceptibilités (tout en respectant la remarque 3)… mais est-ce bien raisonnable d’en arriver là ?
Qu’en dis-tu ? A+
bonjour,
Je m’excuse pour ma réponse retardée.
comme vous l’avez dit dans votre message, je ne peux pas justifier l’usage du mot “pilote”. La seule réponse que j’ai, c’est que la personne qui m’a formée en Management SMQ selon les exigences de l’ISO 9001 a utilisé ce terme.
Pour répondre à vos interrogations j’éclaircie:
Je travaille au sein d’une unité de production parmi 3 autres composant ensemble un établissement familial. Le processus achat et celui commercial sont gérés par l’unité la plus ancienne. Notre unique contact avec le clients c’est lors de la livraison, et pour l’achat, nous ne faisons que la dernière étape qui est la réception de la matière première, le contrôle et la signature du bon de livraison. Le directeur de l’unité de production (usine) s’en occupe. Par contre, nous (unité de production) avons souvent besoin d’acheter quelques nécessités (pièces de rechange, outils bureautiques…) . Et c’est là que mon patron, directeur de l’unité de production, intervienne, étant parmi les personnes pouvant signer pour l’achat dans tout “l’établissement familial”.
vous pouvez par cela comprendre que comme chez la majorité des établissements familiaux, les responsabilités ne sont pas très claires ni déléguées facilement. (L’achat, étant notre exemple, peut passer par toutes les étapes “conventionnelles” et à la signature et l’exécution, c’est pas “le pilote” du processus qui intervient)
le présent SMQ est applicable au sein de mon unité de production seulement.
Finalement pour réagir aux points 1,2,3 et 4. Je vous informe que nous avons élargie notre domaine d’activité en intégrant une nouvelle machine de perçage ( verre, plastique, marbre… ) nous allons donc avoir nos clients/fournisseurs propres et effectuer des achats qui ne sont pas liés à l’usine mère. le point 3 me parait convaincant et c’est comme ça que je vais procéder.
Conclusion:
Un Processus achat tout entier avec un sous processus externalisé qui doit être maîtrisé.
Merci pour le temps que vous nous consacrez Henri !
Auto critique:
1) Je comprends pourquoi j’ai divisé mon achat en deux types : primaire : verre et secondaire: autre achat. En effet, c’est comme ça que ça se fait ici….Ce qui n’est pas du tout pertinent. Pourquoi donner la priorité au verre alors que la machine de sablage, par exemple, ne peut pas fonctionner sans poudre de sablage! ou si elle est en panne….
2) Le titre de mon message n’est pas du tout pertinent!
(suite)
Rebonds :
– Ok, il n’y a qu’une seule entreprise (juridique) ayant plusieurs établissements et tu appelles “usine mère” l’établissement principal (abritant probablement la direction de l’entreprise). Cette entreprise n’a pas de SMQ, mais chacun de ses établissements a un SMQ (du moins celui où tu travailles). Donc quand un processus du SMQ de ton établissement est (en partie ou en totalité) assuré par un autre établissement de l’entreprise c’est bien un processus “externalisé” (en partie ou en totalité). Si le SMQ était celui de toute l’entreprise (c-à-d couvrant tous ses établissements) alors ce processus ne serait pas un processus “externalisé”.
– En effet il n’y a pas à prioriser ou hiérarchiser telle partie du processus achats, juste à distinguer sa partie externalisée.
– Pilotes (vocabulaire local) ou pas ceux-ci sont bien “responsables” de leurs processus… (alors qu’un “Responsable Qualité” comme de nombreux Qualiticiens aiment se nommer n’est pas responsable de la qualité des biens ou services produits par leur entité). Un “pilote” de processus ne réalise évidemment pas toutes les tâches de fonctionnement de son processus, il le “pilote”…
– Dans un processus achats que qq’un ait une délégation de signature pour valider des commandes d’achats ne signifie pas qu’il est pilote de ce processus. Que le boss de ton établissement ait certaines responsabilités dans les processus d’autres établissements de ton entreprise n’a pas à apparaître dans les processus du SMQ de son établissement.
A+
Oui vous avez tout compris. Je sais que je pourrais utiliser des termes non spécifiques ou mal exprimer mon propos. C’est seulement que mon premier travail constitue mon premier contact avec le monde de l’industrie. Merci pour votre patience
A+
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